La récupération de TVA peut-elle être innovante ?

Lors de nos précédentes newsletters nous avons exploré un nouvel axe d'économies au travers de la « récupération des miles au profit de l'entreprise ». Aujourd'hui nous aborderons un sujet plus connu mais qui reste encore sous exploité par les Entreprises : la récupération de TVA sur les frais professionnels.

La Société VATBox* va nous aider à mieux comprendre les bonnes pratiques en matière de récupération de TVA grâce à l'apport de la technologie.

La récupération de TVA est un sujet qui fait appel à trois expertises bien distinctes.

La première expertise doit être fiscale. Les évolutions perpétuelles des règles et directives obligent désormais les différents acteurs à maintenir une cellule de veille active et connaitre ainsi chaque cas d'application ; concrètement cela peut se traduire par plusieurs milliers de règles évolutives dont les champs d'applications doivent être maîtrisés.

La seconde doit être locale. Chaque autorité a sa façon informelle de fonctionner, et les échanges ont toujours lieu dans la langue locale. Nous parlons ici d'une cinquantaine de pays concernés si l'on veut récupérer l'intégralité du potentiel de remboursement de TVA.

La troisième doit être technologique. Le temps du traitement manuel (tri, photocopies des cartons de factures) est bel et bien révolu. Seule la technologie permet de s'affranchir des erreurs de saisie et respecter la conformité nécessaire à une récupération de TVA optimale.

De nombreuses entreprises baissent les bras face à des démarches manuelles fastidieuses, complexes, source d'erreurs, et ne s'intéressent que très peu à la récupération de TVA sur les Notes de Frais. Cette source d'économie est encore jugée peu rentable, mal maitrisée, et son potentiel réel est souvent ignoré.

Ce potentiel est pourtant bien tangible avec une économie reconnue de 4% sur le montant des notes de frais. Ainsi une société qui rembourse 2 millions d'euros de notes de frais peut-elle s'attendre à une économie potentielle de 60 000 à 80 000€ par an, à condition que ces notes de frais soient « conformes » aux yeux des autorités fiscales compétentes.

A cette économie s'ajoute un gain significatif en visibilité, conformité et gouvernance.

C'est une approche technologique Saas très aboutie qui a permis à VATBox d'optimiser l'exécution d'un processus, jusque-là manuel et fastidieux, en permettant :

  • D'automatiser l'ensemble des démarches de récupération de TVA.
  • De donner une visibilité totale sur l'ensemble du processus que la TVA soit domestique ou étrangère.
  • De s'adapter aux organisations des entreprises clientes, que ces dernières utilisent encore du papier ou une solution de gestion de notes de frais avancée comme Traveldoo.
  • De mettre à la disposition des entreprises un tableau de Bord dynamique (visualisation en temps réel des montants récupérables, réclamés, remboursés ou disqualifiés )

Nous pouvons donc conclure que oui la récupération de TVA peut être innovante et rejoint ainsi les nombreuses innovations technologiques qui sont en train de modifier significativement le quotidien des fonctions impliquées dans l'optimisation des processus T&E (directions fiscales, comptables et financières, ...)

Il serait dommage de laisser de côté cette source d'économie.

* VATBox* est une société internationale innovante qui gère la récupération de la TVA pour un portefeuille de multinationales françaises et étrangères issues du CAC 40 et du Fortune 500. VATBox innove sur le marché en proposant une solution multi – brevetée qui automatise toutes les étapes de la récupération de TVA.
Distinctions:  CitiBank Program Accelerator, MasterCard Program, nomination récente au Red Herring Europe Top 100...

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