Politiques dynamiques

Les entreprises créent, communiquent et tentent d'appliquer des politiques de voyage depuis longtemps déjà. Cette pratique est certainement plus ancienne que la plupart des technologies qu'on utilise aujourd'hui pour la gestion des voyages d'affaires. Toutefois, aujourd'hui encore, nombre des politiques d'entreprise implémentées ressemblent fortement aux types de politiques proposés par le passé. Elles se contentent de dire en termes simples aux employés en déplacement ce qui est « conforme » à des règles préétablies. En voici quelques exemples :

  • Voyager en classe économique pour les voyages continentaux et en classe business pour les voyages intercontinentaux.
  • Réserver des hôtels à moins de 120 euros par nuit.
  • Ou parfois : Choisir la réservation la moins chère possible.

Les règles de ce genre ont l'avantage d'être simples, mais elles ne sont pas assez nuancées pour guider comme il se doit les comportements d'achat des voyageurs en fonction du contexte.

La tarification des offres de voyage est aujourd'hui très dynamique. En basse saison, les chambres d'hôtel d'une ville peuvent être proposées à 60 euros. Cependant, si une grande conférence a lieu dans cette ville, les prix peuvent être multipliés par 3, la demande menaçant de dépasser le nombre de chambres disponibles. Dans un tel cas, une simple politique basée sur le taux de capitalisation n'est pas très utile. Lorsque les prix sont bas, les employés en déplacement se sentent malgré tout obligés de faire une réservation « au niveau de la politique ». L'entreprise passe alors à côté d'économies potentielles. Lorsque les prix montent, les utilisateurs sont contraints de réserver des options non conformes à la politique, ce qui requiert des approbations spécifiques. Tout le processus est alors ralenti, car des explications sont demandées, ce qui complique terriblement les choses.

La réservation de transports fait face aux mêmes types de problèmes. Le fait de modifier un peu les paramètres de la recherche en choisissant d'autres horaires, un aéroport voisin ou une certaine flexibilité peut avoir un impact impressionnant sur les prix des billets de train ou d'avion.

Heureusement, grâce à certaines grandes plates-formes de réservation telles que Traveldoo, le scénario prend une nouvelle tournure. Petit à petit, les responsables des voyages sont de plus en plus nombreux à tirer profit d'un nouveau type de politique « dynamique ». Il permet au système de définir en temps réel quelles options renvoyées par une recherche sont conformes, en les comparant à un « tarif de référence » trouvé lors de cette recherche. Voici quelques exemples de ce nouveau type de politique :

  • « Réserver à tout tarif inférieur au billet économique direct le moins cher chez notre fournisseur préféré »
  • « Réserver n'importe quelle chambre d'hôtel parmi les 20 % moins chères de la ville »
  • « Réserver le tarif le plus bas dans les 90 minutes de l'horaire de départ idéal »

Ce type de règle donne une liberté de choix au voyageur, peut-être même plus encore qu'auparavant. S'il trouve un tarif intéressant sur un billet soumis à certaines conditions en classe business, il peut opter pour ça. De même s'il tombe sur une chambre d'hôtel qui lui plaît vraiment... Tant que son prix reste raisonnable par rapport à la « référence » définie par l'entreprise, le voyageur a le choix.

L'avantage pour l'employeur, c'est la certitude que les employés feront des choix raisonnables, même si les prix du marché fluctuent énormément selon les semaines et les saisons.

Les bénéfices nets obtenus par les sociétés qui adoptent ce genre d'approche peuvent être considérables. Il est possible d'obtenir des baisses systématiques du prix du billet de 10 % pour la plupart des entreprises avec des profils de dépenses moyennement variés.

Pour en savoir plus sur certaines des technologies de politique de voyage les plus avancées, n'hésitez pas à contacter Traveldoo. Nous serons heureux de vous aider à déterminer si une solution est adaptée à votre entreprise.

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