Quels sont les facteurs clé de succès du déploiement d'une solution T&E ?

Chaque projet et chaque client est différent. Il est donc illusoire (péremptoire) de prétendre avoir la recette magique au déploiement d'une solution. Les clés du succès se construisent par un partenariat fort entre le client et l'éditeur de la plateforme, autour des réels enjeux du projet.

Il est cependant important de favoriser la bonne exécution à travers 3 éléments de succès, qui, lorsqu'ils sont réunis, permettent d'assurer un déploiement optimal d'une solution de gestion des déplacements professionnels : une offre Produit/Service adaptée aux besoins du client, un accompagnement de ses utilisateurs et un soutien de la direction tout au long du projet.

Une offre Produit/Service adaptée aux besoins

Pour répondre au plus près des attentes, il s'agit tout d'abord de sélectionner le bon fournisseur offrant le produit/service le plus adapté et la souplesse d'accompagnement. Mais le travail ne s'arrête pas là!

Les éditeurs en mode SaaS offrent un grand niveau de personnalisation. La phase de Design est donc primordiale pour transformer les attentes des différents clients internes en paramétrage et processus cible. C'est l'un des enjeux clé du projet de mise en œuvre.

Un accompagnement des utilisateurs

De nouveau, il s'agit sans doute d'un poncif mais l'identification des utilisateurs et l'accompagnement associé à chaque catégorie d'utilisateurs est clé. Les utilisateurs sont, en premier lieu, les voyageurs et les chargés de réservation mais il ne faut pas oublier l'agence de voyages, les approbateurs, les comptables et acteurs intervenant dans le processus financier, les travel managers, etc.

Un bon accompagnement prend en compte :

  • Une implication des utilisateurs dès le début du projet
  • Une communication ciblée au cours du projet
  • Une structure de support adapté pendant la phase de démarrage et de run (help-desk / support de niveau 2 / etc.)

Un soutien fort de la direction

Les éditeurs de plateforme T&E investissent massivement chaque année pour rendre le processus de réservation de voyages et de notes de frais chaque fois plus simple et convivial. En regardant quelques années en arrière, nous pouvons mesurer tout le chemin parcouru vers toujours plus de simplicité. Il n'en reste pas moins qu'il s'agit d'un vrai changement nécessitant un soutien managérial fort permettant à chacun de comprendre au mieux les enjeux du projet. Par ailleurs, il est très fréquent de profiter de la mise en œuvre d'une solution pour améliorer les processus et implémenter de nouveaux contrôles qui doivent être soutenus par la direction.

Une plateforme SaaS libère des contraintes d'installation technique en hébergeant le service.

Mais cela donne l'opportunité aux clients et décideurs de se concentrer sur les vrais enjeux, la transformation des processus et l'adoption de nouveaux usages. La phase de projet permet de mettre en œuvre ces conditions du succès pour assurer un déploiement optimal de la solution et la construction d'un partenariat pérenne.

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