5 bonnes résolutions pour la gestion de vos frais professionnels

Pour beaucoup d’entre nous, le mois de janvier est l’occasion de s’engager à changer, que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle. Chez les voyageurs d’affaires, l’une des résolutions les plus courantes consiste à gérer les notes de frais dans des délais plus raisonnables plutôt que de les laisser s’accumuler dans le tiroir d’un bureau. L’automatisation des notes de frais dans votre organisation apparaît comme une solution évidente, qui favorise considérablement l’efficacité et fait gagner du temps aux gestionnaires, aux voyageurs d’affaires et à l’équipe de comptabilité !

La gestion des frais de voyage reste un domaine où erreurs et pratiques obsolètes sont légion. En moyenne, une société n’audite correctement que 2 à 10 % de ses notes de frais : une réalité choquante quand on sait que la fraude professionnelle a coûté 7 milliards de dollars aux entreprises dans le monde entier pour la seule année 2017 (rapport de l’ACFE). D’après Forrester Consulting, deux tiers des dirigeants financiers des PME déclarent que la gestion des frais de voyage est leur principale préoccupation. Trop d’entreprises utilisent encore des feuilles de calcul Excel et n’investissent pas dans les outils nécessaires à l’accélération du processus, souvent au détriment des employés, qui en paient le prix fort. L’automatisation peut faire une différence cruciale et, dans le monde mobile d’aujourd’hui, elle peut facilement être gérée en déplacement.

Alors, outre les flagrants gains de temps et d’argent, quels sont les avantages moins évidents de l’automatisation de votre processus de gestion des frais de voyage ? Nous examinons certains des bénéfices plus subtils qui vous aideront à économiser sur vos résultats.

  1. Automatisation des notes de frais : réduction de la fraude professionnelle

Les entreprises britanniques continuent de perdre quelque 100 millions de livres par an en déclarations fausses et exagérées : un problème majeur pour les directeurs financiers. Les outils d’automatisation des notes de frais mettent fin à cette pratique en s’assurant que chaque déclaration est consignée avec un justificatif en guise de preuve d’achat, ce qui peut s’effectuer au point d’achat pour éviter toute confusion ultérieure.

  1. Automatisation des notes de frais : maîtrise des coûts de kilométrage

Les outils automatisés de gestion des notes de frais résolvent l’un des problèmes les plus épineux dans ce domaine. Grâce aux processus automatisés, finies les vagues estimations de kilométrage : les outils s’en chargent à votre place.

  1. Automatisation des notes de frais : le travail mobile plus intelligent

Avec la montée du travail flexible, les systèmes de gestion des frais de voyage présentent les mêmes caractéristiques de flexibilité et d’évolutivité. Les grands voyageurs tout comme les télétravailleurs peuvent compléter leurs formulaires de notes de frais en déplacement via leur téléphone mobile, leur tablette ou leur ordinateur.

  1. Automatisation des notes de frais : rapports et visibilité

L’automatisation des processus de gestion des frais de voyage transforme les capacités d’une équipe financière à rassembler les informations essentielles et à générer des rapports détaillés. Les données recueillies peuvent changer profondément la façon dont les coûts sont déclarés et gérés.

  1. Responsabilité sociétale de l’employé

Il est crucial de rembourser les employés dans un délai convenable, afin de leur épargner inquiétude et tension financière. Des études récentes indiquent que les retards de remboursement ont un impact négatif sur les finances personnelles des employés.  Sans doute sans surprise, ce sont les 18-24 ans les plus mal lotis, un quart de ceux interrogés n’étant pas en mesure de payer leurs notes de carte de crédit.

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