5 conseils pour optimiser votre solution T&E

C’est un fait : rares sont les personnes totalement satisfaites de l’efficacité de leur process T&E. La plupart d’entre elles voient dans la réduction des coûts ou le renforcement de leur visibilité et des contrôles le meilleur moyen d’améliorer la gestion de leur processus T&E. Voici les cinq points clés que nous vous recommandons de prendre en compte pour optimiser la valeur de votre solution T&E :

Préparez une implémentation ambitieuse :  les programmes T&E touchent à beaucoup d’aspects de l’organisation. Veillez donc à rechercher un fournisseur dont l’offre inclura une partie conseil, afin de bénéficier de recommandations sur mesure pour votre organisation. Tenez compte aussi, dans les offres que vous étudiez, de l’importance accordée à la relation et à la transition entre les phases d’implémentation et d’assistance ; vérifiez enfin l’alignement entre les offres incitatives et les accords sur les niveaux de service.

Mesurez votre réussite : Adoption élevée et atteinte des objectifs de vos indicateurs clés de performance sont les deux critères qui vous permettront d’évaluer la réussite de votre programme. Vous devez définir et suivre vos indicateurs clés de performance en amont, dès le début de l’implémentation. Une solution de business intelligence puissante et visuelle est essentielle pour cela : tout comme lorsque vous conduisez une voiture, vous devez disposer de la bonne instrumentation sur votre tableau de bord pour arriver à bon port.

Choisissez une solution de bout en bout : d’un point de vue commercial, sélectionner un fournisseur proposant une solution de bout en bout est la clé. Une recherche publiée par Aberdeen Group montre que les entreprises qui gèrent leurs voyages d’affaires et notes de frais de manière combinée et sur une plate-forme unique sont généralement plus performantes dans l’atteinte des objectifs de leurs indicateurs clés de performance. À l’opposé, l’absence de solution unifiée entraîne une déconnexion problématique de ces deux postes de dépenses.

Pensez expérience utilisateur : une expérience utilisateur de qualité facilitera l’adoption de l’outil par les employés, donc son succès. Il convient de proposer à vos utilisateurs une expérience à fois simple et agréable, dans laquelle ils n’aient pas trop à réfléchir. Pour cela, nous vous recommandons d’aligner l’expérience sur leurs attentes et leurs habitudes personnelles en ligne.

Pensez compatibilité mobile :  les systèmes qui encouragent les utilisateurs à soumettre un rapport de frais mensuel unique tendent à provoquer des goulots d’étranglement en fin de mois pour le département financier, en plus de limiter la visibilité sur les flux de trésorerie. Un système compatible avec les plates-formes mobiles encouragera les utilisateurs à soumettre des rapports de frais au fil du mois. L’efficacité de la gestion de ces rapports et la visibilité sur les flux de trésorerie en seront renforcées.

Nous vous recommandons de garder ces cinq critères de base à l’esprit pour choisir votre solution T&E. Bien que le secteur, l’économie et la technologie continuent d’évoluer, ces problématiques resteront d’actualité dans un futur proche.

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