Application note de frais

Vous souhaitez optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles avec une application note de frais mobile dédiée?

La gestion des notes de frais est souvent perçue comme une tâche fastidieuse et terriblement chronophage, aussi bien pour les salariés que pour les comptables.

Les salariés doivent conserver tous leurs justificatifs lors de déplacements professionnels ou de repas d’affaires par exemple, puis créer leur note de frais, souvent manuellement. Le comptable doit quant à lui vérifier et valider chaque note de frais puis procéder au remboursement, souvent compliqué et très contrôlé. Heureusement, il existe des applications mobiles permettant de simplifier la gestion des notes de frais et s’adaptant à la mobilité des collaborateurs. Découvrez leur fonctionnement et comment choisir la mieux adaptée à vos besoins.

Quelle application pour gérer ses notes de frais

Pour faciliter et optimiser au mieux la gestion et le remboursement des notes de frais, il est recommandé d’utiliser des applications spécialisées. Ces applications mobiles de notes de frais ont été conçues pour s’adapter aux besoins spécifiques des salariés en déplacement et des entreprises.

Les avantages d’une application note de frais

Les applications mobiles de notes de frais offrent de nombreux avantages :

  • Simplification et rapidité des procédures: mettant l’expérience utilisateur au cœur de leur solution, les applications sont équipées de technologie comme la géolocalisation ou l’OCR qui réduisent le nombre d’étapes dans la création d’une note de frais et moins d’interventions humaines.
  • Gain de temps: la procédure est automatisée et plus fiable.
  • Réduction des coûts : vos collaborateurs se concentrent sur leurs tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur l’administration de leurs notes de frais
  • Flexibilité : les notes de frais peuvent être consultées et envoyées depuis un mobile à n’importe quel endroit, à n’importe quel moment, voire immédiatement.
  • Meilleur suivi: les notes de frais sont enregistrées de manière automatique et en temps réel. Pour les comptables cela signifie avoir une meilleure visibilité sur les dépenses et une meilleure gestion du budget.
  • Productivité et bien-être des salariés: les démarches fastidieuses sont réduites, les validations des notes de frais plus rapides, ce qui permet de diminuer le stress.

Comment bien choisir son application

Pour bien choisir son application mobile de notes de frais, il est important de prendre en compte les besoins réels des salariés mais aussi des comptables et de l’entreprise en général. Le but étant d’optimiser le processus de gestion des notes de frais, et de faire adhérer les collaborateurs à l’utilisation de cette nouvelle application. Il est donc primordial que les salariés perçoivent ce nouvel outil comme un moyen d’améliorer leurs conditions de travail.

  • Dans un premier temps, il est recommandé de lister toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, par ordre d’importante. Par exemple :
    • La création de différents profils d’utilisateurs (voyageurs, assistants, comptables…)
    • L’enregistrement automatique des informations liées aux frais
    • Le paramétrage de votre politique de voyages et remboursements
    • La comptabilisation automatique
    • Le contrôle des paiements en temps réel
    • La création d’alertes
    • L’interface accessible partout depuis différents supports (ordinateur, mobile, tablette, etc).
  • Ensuite, vous pouvez lister les tâches les plus chronophages pour vos équipes.
  • Enfin, focalisez-vous sur l’organisation de vos équipes par rapport à la gestion des notes de frais (leurs besoins, leurs difficultés, ce qui fonctionne, etc.).

Les éléments à prendre en compte

Une fois vos besoins définis, assurez-vous que l’application choisie comporte les éléments suivants, considérés comme indispensables :

  • La personnalisation

L’application doit être paramétrable dans le cas où vos besoins évoluent.

  • La mobilité

L’application doit être accessible n’importe où et n’importe quand afin que vos collaborateurs aient la possibilité de créer une note de frais dès lors que la dépense a été effectuée. Pensez également à bien choisir une application disponible sur un logiciel adapté à votre flotte mobile (iOS, Android…)

  • La législation

L’application doit être en conformité avec les règles en vigueur (stockage des justificatifs par exemple). Il est donc important de choisir un prestaire fiable et de confiance. Norme PCI DSS

  • La maîtrise des dépenses

Des alertes en cas de dépassement de plafond, des analyses en temps réel des frais, des croisements de données… Ces fonctionnalités sont importantes car elles permettent de maitriser les dépenses, les anticiper et pouvoir les réduire.

  • L’ergonomie

L’application doit être ergonomique et intuitive, afin d’accéder facilement aux données que vous souhaitez.  

  • Le service client & l’accompagnement

L’application doit proposer un service efficace, réactif et transparent en cas de besoin.

Application mobile de gestion des notes de frais

La solution Traveldoo Expense propose une application mobile fluide et intuitive qui offre un véritable gain de temps. Que vous soyez au restaurant, dans le train, dans votre hôtel, ou en mission, il vous suffira de vous munir de votre smartphone, et de prendre en photo votre justificatif via la technologie OCR. Ensuite, l’application s’occupe de tout pour vous.

Principales fonctionnalités de l’application Traveldoo Expense

Cette application disponible sur iOS ou Android permet entre autres de :

  • Géolocaliser et enregistrer vos dépenses en temps réel dans votre portefeuille électronique ou dans votre note de frais courante.
  • Numériser vos justificatifs grâce à la technologie OCR et de les joindre à vos dépenses ou les enregistrer dans votre portefeuille électronique et les joindre plus tard. Vous retrouverez votre justificatif dématérialisé au sein de l’application, et pourrez l’exporter sous format PDF.
  • Automatiser la gestion des notes de frais et réduire les délais de remboursement.
  • Contrôler, valider et suivre les notes de frais directement depuis votre smartphone ou tablette, à tout moment, en temps réel et n’importe où.
  • Intégrer les rapports aux systèmes comptables, ERP et logiciels RH dès lors que la note de frais est validée.

Les avantages offerts par la solution mobile « Traveldoo Expense »

L’application Traveldoo Expense permet non seulement d’automatiser la création et la gestion de vos notes de frais de manière très simple et rapide, mais également de centraliser toutes vos données et pouvoir y avoir accès à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit.

Grâce à ses fonctionnalités innovantes, vous pourrez gérer de manière optimale les dépenses professionnelles de votre entreprise et gagner en temps et en efficacité. Cette application facilite le travail des salariés, des comptables, des managers mais aussi des voyageurs d’affaires.

Par ailleurs, cette application mobile Expense est également synchronisée avec l’application Traveldoo Travel afin que vous puissiez créer une note de frais à partir de la réservation d’un déplacement professionnel en toute simplicité. Ce qui vous permettra d’avoir une visibilité sur le coût total d’un déplacement professionnel.

Ainsi, avoir recours à une application mobile pour simplifier le processus de gestion des notes de frais apparait plus qu’indispensable ! Gain de temps, économie et efficacité, moins de stress, les avantages sont nombreux. La solution Traveldoo Expense mobile vous offre une meilleure visibilité, une plus grande maitrise et une optimisation dans la gestion de vos notes de frais

Partager sur

Recent Posts

Inscrivez-vous à la TraveldooNews

Pour connaître les dernières news du voyage d'affaires et des frais professionnels

Félicitations ! Vous êtes maintenant inscrit à notre Newsletter !

Subscribe toTraveldooNews

Receive the latest Business Travel and Expense news !

Congratulation! You are now registered to our newsletter!

technologie OCRicon sendNEWSLETTER