Notes de frais : à la poubelle les petits papiers !

« Laissez parler les petits papiers… Laissez brûler les petits papiers… » Faites-en ce que vous voulez mais n’encombrez plus vos poches ou vos portefeuilles avec ces reçus de frais de repas, de taxi, d’essence dont l’encre s’efface de toute façon si vite qu’ils sont souvent totalement inutilisables et n’apportent plus la preuve d’une dépense réalisée quelques mois plus tôt.
Depuis le 1er Juillet 2019, un reçu papier numérisé et archivé selon les conditions prévues par la loi a la même valeur légale que son justificatif papier et celui-ci peut donc être détruit, cf. l’arrêté du 23 Mai 2019 qui vient compléter l’arrêté du 22 Mars 2017. C’est une excellente nouvelle et un pas de plus vers la transformation numérique de l’entreprise.

Cette décision n’est pas sans conséquence pour les entreprises au regard des montants que représentent les notes de frais avec une moyenne de 2000 euros par an et par salarié selon nos benchmarks. L’enjeu est proportionnel à la taille de l’entreprise. Pour une PME de 250 salariés, c’est 1750 notes de frais par an et près de 10 000 reçus papier qu’il faut conserver, soit plus de 50 000 sur 5 ans. Il s’agit de moyenne. Certaines entreprises engagent plus ou moins de frais en fonction de leur activité.

Ne plus conserver les reçus papier ne signifie pas pour autant que l’on peut dorénavant ne plus s’astreindre à fournir la preuve de la dépense. L’administration fiscale conserve son rôle de contrôle et l’entreprise doit être en mesure de justifier le bien-fondé des dépenses remboursées.
Les modalités de numérisation des reçus et leur stockage sont encadrés par la règlementation légale et fiscale qui diffère selon les pays.

Pour que les justificatifs numérisés soient admissibles par l’URSSAF en cas de contrôle, les documents doivent être horodatés, scellés par une autorité de certification et surtout stockés dans un espace sécurisé dans un Service d’Archivage Electronique pendant une durée de 10 ans. Pour se faire, l’entreprise doit s’assurer que la solution de gestion de notes de frais est interconnectée à un « Tiers de Confiance » disposant des habilitations nécessaires pour garantir que l’archivage des justificatifs a une valeur probante.

La dématérialisation est historiquement au cœur de la solution Travel & Expense (T&E) de Traveldoo à travers la réservation online d’un voyage, l’émission du billet électronique (air, train, hôtel…), la numérisation des reçus et d’une manière générale l’ensemble des processus de validation, appelés communément workflow.

La gestion de l’archivage à valeur probante est une étape essentielle dans la numérisation complète et de bout-en-bout d’un déplacement professionnel et des frais engagés. C’est la concrétisation du « zéro papier ». La prochaine étape concerne la virtualisation des frais et non pas leur remboursement mais leur paiement. Le voyageur n’aura plus besoin de numériser son justificatif puisque celui-ci aura disparu. C’est déjà le cas par exemple avec les VTC, le voyageur monte dans un véhicule et ne se préoccupe plus du paiement, de la récupération du justificatif, de sa numérisation. Sa note de frais sera alors pré remplie grâce à l’import qui se fera directement dans sa solution de gestion des notes de frais, il n’aura plus qu’à la soumettre.

Avec l’App mobile Traveldoo Expense, les salariés peuvent créer très facilement leurs notes de frais et les soumettre pour validation avant même d’être revenus au bureau. La note de frais se crée au fur-et-à-mesure des dépenses. Pour cela, il suffit de positionner le mobile au-dessus du reçu ce qui déclenche automatiquement – grâce à la fonctionnalité de reconnaissance automatique des justificatifs (technologie OCR qui permet de traduire une image en texte), les informations sur le reçu sont reconnues afin de préremplir la dépense automatiquement dans la note de frais. Dans ce cas, le justificatif ainsi numérisé est certifié et stocké sur le serveur d’un Tiers de Confiance, garantissant pendant 10 ans que le justificatif est conforme à l’original et qu’il n’a pas été falsifié.

Grâce à ce processus totalement dématérialisé, le collaborateur est rapidement remboursé, le gain de temps est considérable et l’entreprise gagne en productivité et en efficacité.

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