Astuces pour assurer la conformité en cas de contrôle.

Les frais professionnels et leur gestion obéissent à un cadre juridique et fiscal strict.
Mieux vaut déployer des pratiques favorisant rigueur, simplicité et transparence.

Sensibiliser tous les acteurs en interne.

  • Ce point concerne aussi bien les managers invités à faire preuve d’une rigueur forte au sujet des approbations denotes de frais, que les salariés  qui ne doivent omettre aucune donnée indispensable (lieu, date, motif, montant et TVA associée…). Il est judicieux de leur fournir en amont un modèle de notes de frais standardisé.
  • Rappeler à tout un chacun qu’un redressement est in fine préjudiciable à tous. Outre les pénalités que l’employeur doit alors payer, ce dernier adopte souvent, en conséquence, une politique plus restrictive quant aux remboursements des dépenses des employés.

Se doter d’une démarche claire et concrète en cas de contrôle.

  • Accueillir l’agent chargé des vérifications dans un bureau dédié par un responsable préalablement désigné.
  • Être en mesure de mettre à sa disposition tous les documents et justificatifs consignés au fil du temps.
  • Lui fournir un accès informatique permettant la consultation de l’intégralité des fichiers numériques archivés.

Mettre sur pied une politique adaptée : lutter contre la fraude ou les négligences aux notes de frais passe par une culture et des actions appropriées.

  • Fixer des plafonds par familles de dépenses, refuser les notes de frais concernées par des justificatifs manquants.
  • Promouvoir le recours aux moyens de paiements permettant une automatisation de la récupération des données dans les outils comptables (cartes logées, cartes virtuelles…) et une simplification des processus en aval.
  • Encourager les salariés à se tourner vers les offres compatibles avec la politique voyages en vigueur.
  • Défendre auprès des décideurs interne la pertinence d’évoluer vers un outil logiciel innovant synonyme d’atouts variés : il permet de mener simplement des audits de notes de frais et de s’assurer rapidement de leur compatibilité au regard des obligations en la matière (conformité
    interne ou Urssaf), ainsi que l’édition à tout instant de reportings détailllés. C’est également sur ce point que la numérisation peut faire la différence : grâce à l’archivage à valeur probante autorisé légalement depuis 2019 vous pouvez archiver tous vos justificatifs sur support digital. De quoi nettement faciliter vos recherches lors d’un contrôle !

Ne pas négliger les règles régissant les types de dépenses

Par exemple, les frais de déplacement ne peuvent être remboursés que si la distance entre le domicile et la destination est supérieure à 50 kilomètres et implique une durée d’au moins 1h30 via les transports en commun. L’intégralité des dépenses occasionnées par avion, train, location de véhicule est prise en charge, incluant les frais de péages autoroutiers, d’entretien, de carburant. En cas d’utilisation du véhicule personnel du salarié, ce dernier perçoit également des indemnités kilométriques dans le respect du barème de l’administration fiscale.

Inscrivez-vous à la TraveldooNews

Pour connaître les dernières news du voyage d'affaires et des frais professionnels

Félicitations ! Vous êtes maintenant inscrit à notre Newsletter !

Subscribe toTraveldooNews

Receive the latest Business Travel and Expense news !

Congratulation! You are now registered to our newsletter!

icon sendNEWSLETTER