Avances de frais de déplacements: Nos 3 conseils !

Qu’ils soient commerciaux ou formateurs sur les routes à la rencontre de leurs clients et partenaires ; ou ingénieurs, chefs de projet effectuant un déplacement un peu plus long pour une mission ponctuelle, certains collaborateurs prennent parfois à leur charge des sommes assez conséquentes de frais de déplacements. Ces dépenses, seront bien entendu remboursées aux collaborateurs via leurs notes de frais à leur retour.

Oui mais… pour beaucoup, ces avances peuvent constituer un vrai trou dans le porte-monnaie du collaborateur, c’est pourquoi ce dernier peut demander une avance de frais de déplacements. Une demande d’avances de frais de déplacements est un simple paiement anticipé d’une note de frais attendue par l’entreprise, les dépenses sont tout bonnement remboursées au collaborateur avant même que les frais ne soient engagés. Légalement, aucun texte n’oblige l’employeur à faire ou à accepter une demande d’avance de frais de déplacements, sauf dans le cas de certaines conventions collectives qui le prévoient. Une avance de frais de déplacements peut être permanente, un montant estimatif des frais du collaborateur est versé chaque mois ou en début d’année au salarié ; ou ponctuelle, une avance est accordée à un collaborateur pour une mission définie.

Les demandes d’avances de frais sur les déplacements ne sont pas simples à gérer et restent un sujet sensible car touchant directement à la trésorerie de l’entreprise mais également à celle du collaborateur ! Voici donc 3 conseils que nous vous proposons afin de mieux gérer vos demandes d’avances de frais de déplacements.

 

  1. Privilégier la communication. Rester mesurer et surtout y voir le positif !

Une demande d’avances de frais va souvent être perçue comme une source de discorde dans l’entreprise. Le collaborateur estime que ce n’est pas à lui d’avancer des montants conséquents alors même qu’ils se font au profit de l’entreprise dans le cadre de son travail et l’entreprise a sans doute aussi du mal à faire confiance au salarié ou doute de sa capacité à estimer le montant d’une avance de frais. Dans tous les cas, tout est une question de communication et de transparence entre le collaborateur, son manager et l’entreprise. Chacune des parties devant faire preuve d’un comportement raisonnable ; au salarié d’évaluer le plus justement son avance de frais et à l’entreprise de faire preuve de compréhension. Il convient surtout d’exposer tous les avantages que représente cette solution pour les 2 parties concernées.

Pour le collaborateur, l’acceptation d’une demande d’avances de frais lui permet de prévoir son déplacement avec plus de sérénité, moins de questions budgétaires/administratives à se poser, souvent à la dernière minute, et donc plus de temps à consacrer à sa mission professionnelle. Obtenir une avance de frais est aussi valorisant, cela montre la confiance que l’entreprise a en son collaborateur et sa volonté de le mettre dans de bonnes conditions pour se déplacer.

Côté entreprise, les demandes d’avances de frais peuvent être un moyen efficace pour fluidifier les process comptables et pour anticiper les dépenses. En effet, accorder une avance permet une meilleure planification des dépenses et permet à l’entreprise d’éviter le traitement en urgence de demandes de remboursement de notes de frais d’un montant assez conséquent. N’y a-t-il pas aussi un facteur psychologique qui jouera en faveur de l’entreprise, une avance a été attribuée au salarié il aura l’impression d’avoir un budget maximal à ne pas dépenser ?

  1. Etablir une politique d’avances sur les frais de déplacements

De la même façon que l’entreprise a surement déjà défini une politique en termes de remboursements des frais professionnels et des process adaptés, pourquoi ne pas faire de même sur le sujet des demandes d’avances de frais ? Proposer aux collaborateurs un process clair pour demander une avance avec un formulaire de demande et un flux de validation clair. Cela va aider le collaborateur et l’approbateur à gérer de manière un peu moins informelle ces demandes.

De plus, cela responsabilise le collaborateur et lui rappelle ses obligations. Ce n’est pas parce qu’une avance lui est accordée qu’il est dispensé de déclarer ses frais à son retour et permettre à l’entreprise de procéder à la réconciliation entre l’avance et les frais effectués.

  1. S’équiper d’un outil ou d’un module intégré avec sa solution de gestion des notes de frais.

Si précédemment nous avons évoqué la fluidité et la planification que peuvent apporter une bonne gestion des avances de frais, il s’agit pour le service comptabilité d’une tâche chronophage ! En effet, dès lors qu’une avance de frais est accordée, cette dernière devra, par la suite, être rapprochée avec une note de frais afin de justifier l’avance mais également de gérer le solde  éventuellement non-utilisé.

Pour faciliter tous ces process et les automatiser tant pour le service finance que pour le collaborateur, il est recommandé de se doter d’un module de gestion des avances adossé à sa solution de gestion des notes de frais. Ce type d’outil va permettre de suivre le solde des avances en cours d’utilisation.

Traveldoo propose ce type de module intégré avec sa solution Traveldoo Expense pour vous permettre de gérer les demandes et le rapprochement des avances de frais de déplacements de façon automatique ou manuelle. Selon le paramétrage de votre entreprise, le module « Cash Advance » de Traveldoo vous permet : de soumettre une demande d’avance de frais, d’approuver ou de refuser une avance de frais voire de modifier le montant proposé, d’effectuer le versement d’une avance et son rapprochement comptable, et enfin de gérer justement les avances partiellement utilisées.

 

Pour conclure, la gestion des demandes d’avances de frais de déplacement est comme l’est la gestion des notes de frais une tâche chronophage que l’on aurait tendance à remettre à plus tard. Cependant, dès lors que cela touche aux collaborateurs et à ses moyens financiers personnels, il est important de ne pas négliger ces demandes et d’y apporter une réponse claire rapidement. Pour cela, nous vous conseillons de privilégier la communication, de mettre en place dès maintenant une politique relative aux avances de frais dans votre entreprise afin de clarifier la position de l’entreprise sur ce sujet et enfin de vous doter d’un outil spécifique de gestion des avances de frais couplé à votre outil de gestion des notes de frais pour gérer correctement votre trésorerie et ne pas laisser dans l’oubli des soldes non-utilisés d’avances de frais.

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