Les 3 tendances Travel & Expense 2018

Protection des données personnelles, bouleversements dans la chaîne de valeur de la distribution des voyages, dématérialisation des notes de frais… 2018 sera une année de changements majeurs dans notre écosystème.
Adopté par le Parlement européen en avril 2016 le RGPD, nouveau règlement général européen sur la protection des données personnelles, ou GDPR en anglais pour « General Data Protection Regulation », entrera en application le 25 mai prochain dans l’ensemble des pays membres de l’Union Européenne. Le RGPD s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel de citoyen européen. Ce nouveau cadre juridique unifié a pour vocation d’adapter la loi relative au traitement des données personnelles nominatives aux technologies du numérique comme l’Internet et le Cloud Computing.
Il reste donc, bon an mal an, un peu plus de quatre mois aux entreprises pour se mettre en conformité, technique et juridique, avec le RGPD même si celui-ci pourrait encore évoluer sur certains aspects, et pour remettre à plat les contrats passés avec leurs fournisseurs de technologies et de services. Un impératif sine qua non que l’avènement du Cloud Computing, ce « nuage informatique » parfois opaque pour les entreprises quand il s’agit de localiser leurs données, ne facilite en rien.

« Mes données sont-elles sécurisées efficacement, leur confidentialité est-elle assurée, sont-elles stockées sur des serveurs en France, en Europe ou ailleurs ? Comment les rapatrier si besoin est ? Où sont-elles transférées dans le cadre de traitements externalisés à un sous-traitant ? Leur destruction est-elle bien avérée techniquement, une fois dépassée leur durée de vie légale ? » Autant de questions judicieuses que doivent se poser à bon escient les responsables du traitement des données pour rendre leurs processus conformes à la GDPR.

Deuxième grande tendance de l’année 2018, la dématérialisation des notes de frais.
En mars 2017, un nouveau pas a été franchi dans la démarche de simplification administrative de l’Etat et il est désormais inutile pour les entreprises de conserver leurs justificatifs papiers. Suivant l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales, les justificatifs numérisés ont force probante en cas de contrôle fiscal. La pratique devrait prendre sa pleine ampleur cette année et s’avérer source de gain de temps et de diminution conséquente des erreurs.

Enfin, l’écosystème du « Travel » va suivre cette année de très près la tournure que prendra la mise en place par certaines compagnies aériennes de la « New Distribution Capability » (NDC). Emboîtant le pas à Lufthansa et British Airways, Air France-KLM a annoncé l’adoption de cette nouvelle norme développée par l’International Transport association (IATA), lors de la présentation de ses résultats du troisième trimestre 2017 en novembre dernier. Grâce à la NDC, elle pourra proposer en direct à ses clients des offres enrichies et personnalisées.
On ignore encore si la compagnie compte s’affranchir de tout ou partie des « Global Distribution System » mais on sait d’ores et déjà qu’elle va instaurer à partir du 1er avril une surcharge de distribution sur les ventes par GDS et qu’elle compte développer sur sa plate-forme NDC des options – payantes ? – d’accès, de réservation et de vente pour ses partenaires du « Travel ». Cette nouvelle stratégie de distribution d’Air France constitue un réel bouleversement de la chaîne de valeur de la distribution des voyages et des mécanismes de redistribution des frais actuellement appliqués. A suivre donc…

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Editorial Décembre 2017 : Notes de frais : c’est maintenant !Proactivité et organisation, locomotives de la mise en conformité RGPDicon sendNEWSLETTER