Appel d’offres : les 5 erreurs à éviter !

Quel est le coût d’un appel d’offres Travel & Expense ? Un coût financier immédiat, certes, constitué par le temps homme de vos collaborateurs et le prix des consultants externes qui éventuellement vous accompagneront. Mais aussi un coût moins apparent que vous supporterez pendant la durée du contrat, voire au-delà, la satisfaction ou non des utilisateurs à tous les niveaux de votre organisation. Stephane Donders dans notre dernier éditorial rappelait qu’il fallait considérer l’humain dans le voyage d’affaires, c’est vrai pour le voyageur et aussi pour vos services d’administration interne ou équipes informatiques.

Sur la base de plus de 17 ans d’expérience et des centaines d’appels d’offres, nous vous proposons les 5 points de vigilance qui vous permettront d’ajouter de la valeur à vos appels d’offres et d’en réduire le coût.

1.      Des appels d’offres surdimensionnés qui ne répondent pas réellement aux besoins : il convient de vérifier la richesse, la qualité et la pertinence du contenu… POUR VOUS

  • Se poser véritablement la question pourquoi mettre en place une solution Travel & Expense dans votre Société pour vos collaborateurs, les voyageurs et les autres services. Il s’agit d’un projet dont la difficulté est essentiellement liée à sa nature de chantier collaboratif. Estimer le ROI qui en résulterait et confronter vos estimations avec celles de l’Editeur.
  • Réaliser une véritable expression des besoins et idéalement un cahier des charges qui sera le vôtre et pas une énième recopie. L’objectif sera de rester dans les standards que les éditeurs vous proposeront, vous serez donc peut être amenés à accepter quelques aménagements dans vos usages et procédures.
  • Eviter les appels d’offres surdimensionnés en limitant les questions à celles qui vous concernent vraiment. Est-il vraiment nécessaire d’établir des questionnaires de plus de 1200 questions ou d’interroger plus de 3 fournisseurs pour une solution T&E ?  Vous n’achetez pas un ERP ni une solution de production complexe mais une solution en mode Saas fonctionnant sur des standards déjà bien éprouvés par le marché.

2.      Une solution non testée par les futurs utilisateurs : avant tout accord, il est essentiel de vérifier la qualité d’usage de la solution

  • Prendre des références, bien sûr. Mais rares sont les Appels d’Offres qui omettent ce point.
  • Faire tester l’utilisation de la solution par les voyageurs et leurs assistant(e)s mais aussi son administration, ce qui est rarement réalisé.
  • Adapter vos procédures et usages aux standards qui vous sont proposés. Fuir les développements spécifiques, sources de coût et de délais.

3.      Ne pas considérer la sphère Service Clients dès le début du projet : La qualité d’accompagnement, la gestion de la relation client, le support client sont des points clés pour la réussite de votre projet

  • Rencontrer les éditeurs en amont. Rendez leur visite chez eux pour ressentir l’ambiance régnant chez le fournisseur avec qui vous allez « vivre »
  • Ne pas rencontrer uniquement les commerciaux de l’Editeur mais aussi vos potentiels chefs de projet, responsables de compte, ainsi que les équipes de support clients.
  • Lire la convention de service ou le SLA avant la phase contractuelle

4.         Complexifier les possibilités de suivi : Une attention toute particulière doit être portée au contrôle et au reporting

  • Vérifier que les possibilités de suivi offertes et les rapports répondent aux besoins de vos différents services
  • S’assurer que l’usage du reporting reste simple pour l’utilisateur courant sans nécessiter de formation complexe
  • Ne pas surdimensionner le besoin. Ce sujet génère une grande créativité de la part des différents services. Souvenons-nous que l’objectif est d’utiliser les rapports et non de les stocker.

5.          Sous-estimer la partie intégration : L’intégration des données est une étape plus que nécessaire auprès de toutes les entités.

  • La meilleure pratique est certainement d’utiliser les formats d’interface standard de votre éditeur. Vous conservez ainsi autonomie et flexibilité en cas de déploiements sur différents systèmes ou encore d’évolution de vos plateformes d’échanges.
  • Veillez à bien identifier en amont de votre consultation, la source des référentiels RH et comptables de vos entités.
  • Ne pas sous-estimer la partie intégration mais ne pas en faire un point de difficulté au dernier moment.  Faîtes parler très en amont votre Direction technique et celle de l’Editeur.

Ces 5 points de vigilance bien menés vous permettront d’obtenir des réponses plus aisément exploitables en évitant malentendus et sous-entendus. Vous obtiendrez ainsi une décision plus rapide de votre Direction, car rappelons-le un projet collaboratif comme la mise en place d’une solution T&E impose directivité et suivi pour devenir un succès.  

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