Contrôle Urssaf et frais professionnels

Chers lecteurs, dans nos lettres précédentes nous avons abordé le champ des possibles en matière d’économies sur les frais professionnels.  Il reste un terrain d’économies substantielles pour les entreprises, celui de la conformité avec les règles fiscales du pays.

Afin d’illustrer ce point, nous avons demandé à un expert, Antoine DEVRESSE, consultant Urssaf* chez Ayming, de nous présenter le cas des Entreprises soumises aux règles de l’Urssaf sur le territoire français.

Ces règles s’appliquent, bien sûr, à toutes les entreprises qu’elles soient ou non Françaises.

Année après année, le thème des frais professionnels reste une source importante de redressements puisqu’ils représentent encore, en 2015, 136 millions d’euros de redressements en faveur de l’Urssaf.

La source principale de redressement (45% des 136 millions) concerne les « remboursements non justifiés ».

Derrière ce terme générique se cachent diverses possibilités d’erreurs. En voici quelques-unes :

  • Frais liés aux nouvelles technologies (téléphone portable, ligne téléphonique, box internet) : lorsque le salarié utilise son matériel personnel à des fins professionnelles, seule la moitié de sa facture (50%) peut lui être remboursée. Chaque facture doit être produite comme justificatif.
  • Indemnités kilométriques : lorsque le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles,  il est possible de rembourser des indemnités kilométriques sous réserve de produire la carte grise du véhicule du salarié et un état détaillé du déplacement effectué (date, lieu, objet du déplacement). Le remboursement effectué doit être limité au barème fiscal des indemnités kilométriques.
  • Repas : Un redressement de plus en plus observé consiste pour l’inspecteur à démontrer qu’une indemnité de repas a été remboursée alors que la notion de déplacement n’est pas avérée. En effet, si le salarié prend son repas proche du siège de son entreprise ou proche de son domicile, il n’est pas en situation de déplacement. Seule l’option du titre-restaurant est alors possible.

Il est rappelé que le redressement encouru est de 40 à 55% du montant des frais incriminés en fonction du niveau de rémunération du salarié concerné ainsi que des majorations de retard en sus (en moyenne 12%). Une pénalité de 10% est désormais également calculée lorsque le redressement est à nouveau identifié par l’inspecteur sans correction suite à une première alerte de l’Urssaf.

Si l’on considère qu’un salarié  engage 4.000 euros de frais par an et que l’ensemble de ses frais font l’objet d’un redressement alors le redressement maximum est de 2.000 euros. Une société ayant une centaine de collaborateurs dans cette configuration pourrait par exemple, si elle ne respectait pas les règles, supporter un redressement de 200 000 Euros (2 000 € *100 collaborateurs ).

Nos lecteurs jugeront par eux-mêmes de l’importance du risque encouru et du potentiel d’économies à réaliser en améliorant leurs pratiques en matière de remboursement des frais professionnels.

* L’URSSAF signifie : l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales
Cet organisme collecte les cotisations et les contributions sociales (CSG, CRDS…) qui permettent de financer la prise en charge ou le remboursement de soins médicaux, d’indemnités en cas d’arrêt maladie, de congé maternité ou d’accident du travail, ainsi que le paiement des retraites de base et des allocations familiales des bénéficiaires du régime général de la sécurité sociale. L’Urssaf a dans ses missions le contrôle des employeurs et le recouvrement avec ses éventuelles sanctions.

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