Approbation des frais de déplacements professionnels

Les exigences traditionnelles relatives aux processus de validation peuvent parfois être, soyons honnêtes, un peu pénibles. Il existe une véritable brèche entre la réservation, agréable et légère, d’un voyage d’agrément et celle, plus lourde et ennuyeuse, d’un voyage d’affaires.

Traveldoo adopte, à ce sujet, une position qui peut être considérée comme contre-intuitive. Nous avons créé un système très flexible, dans lequel les entreprises peuvent nous demander d’élaborer un processus de workflow complexe, ce dernier renvoi généralement au système du processus papier ou e-mail déjà en place. Toutefois, dans le cadre de nos meilleures pratiques, nous conseillons vivement à nos nouveaux clients de rester le plus simple possible… soit, en fait, de ne pas utiliser la technologie que nous avons développée.

Bien évidemment, la situation diffère pour les réservations de voyage et les notes de frais. Nous aborderons le sujet des notes de frais un peu plus loin.

Dans le domaine des voyages, il est essentiel de savoir que, globalement, les taux d’approbation des voyages d’affaires dépassent les 95 %. En général, les collaborateurs n’essaient pas de faire des réservations hors du cadre qui leur est imposé. Si leur réservation n’est pas conforme, c’est habituellement pour une bonne raison (au-delà de l’Estime de soi). L’une des causes de ce « bon comportement » global est le fait que, dans nos vies personnelle et professionnelle, nous soyons passés du papier et du téléphone à Internet. Nous savons tous plus ou moins que tout ce que nous faisons sur nos ordinateurs est enregistré et surveillé, même lorsque nous ne sommes pas soumis à un système d’approbation spécifique. De ce fait, nous avons donc tendance à s’autoréguler.

Dans ce contexte, il semble peu pertinent de conserver le système d’approbation multiniveaux un peu désuet que nous utilisions autrefois. C’est particulièrement vrai sur le marché du voyage, où les prix peuvent monter en flèche le temps que les « valideurs » concernés aient approuvé le voyage au tarif du billet d’origine.

Si l’entreprise est prête, du point de vue culturel, à adopter cette approche, nous avons remarqué qu’un processus de notification était plus efficace pour les déplacements conforme à la politique voyages. Avec cette approche, votre manager recevra un e-mail l’informant que votre voyage a été réservé, mais il n’aura rien à faire si tout lui convient (ce qui est le cas 95 % du temps). En cas de problème, le risque est un peu plus élevé en frais, mais selon notre expérience, ce processus est bien plus efficace. D’autre part, il n’impose plus de validations inutiles aux responsables.

La seule exception concerne les voyages dans les pays à risque, pour lesquels il est souvent nécessaire d’obtenir une approbation formelle. Dans ce cas, le problème n’est pas le coût du billet mais le respect des obligations de responsabilité sociétale (RSE) et d’assurer que toutes les précautions ont été prises.

Pour ce qui est des notes de frais, nous conseillons également de limiter la complexité du processus d’approbation, mais sans se contenter d’une simple notification. Pour des raisons d’audit et de conformité, la plupart des entreprises nécessitent une authentification formelle pour l’approbation des dépenses. Le mieux que nous puissions faire est de développer des fonctionnalités utiles, par exemple permettant de déclencher l’approbation lorsque les reçus sont ajoutés, afin de rendre le processus le plus efficace possible.

Chez Traveldoo, nous sommes très fiers de la technologie que nous avons développée pour les processus d’approbation, notamment dans un environnement riche en informations, où les exceptions aux politiques voyages, les économies potentielles et les codes de justification de non-conformité peuvent être facilement repérés. Toutefois, il s’avère que la meilleure pratique n’est pas d’utiliser toute la technologie existante, mais de réfléchir plus longuement aux objectifs que nous voulons atteindre. La réponse est souvent aussi culturelle que technologique.

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