Les bons comptes font les bons remboursements !

Les dépenses engagées par les voyageurs pour le compte de l’entreprise sont régies par les politiques de frais professionnels qui déterminent les prestations autorisées et les règles de remboursements associées. Le traitement automatisé des notes de frais garantie le respect des directives (paramétrages des droits collaborateurs) et facilite les étapes de validation (options de contrôle de conformité).

Si certaines typologies de dépenses ne sont pas figées et restent à l’appréciation du manager, d’autres sont fixées par l’entreprise. Selon les bonnes pratiques marché, les catégories « hôtels » et « repas » sont généralement limitées par des seuils maximums avec des plafonds applicables aux sous-catégories : nuitée, wifi, blanchisserie, parking, petit déjeuner, déjeuners, diner…

Le traitement et la validation des justificatifs lié à une seule catégorie est aisément gérable mais il n’est pas exceptionnel d’être confronté à un reçu unique regroupant plusieurs prestations dissociées en interne.

Prenons l’exemple d’une facture établie par un hôtelier comprenant des nuitées, des repas et des services annexes…  Comment traiter cette dépense globale ?

Le contrôle ligne à ligne …

Le module Expense de Traveldoo offre une interface simple et visuelle dotée d’un système de contrôle de conformité paramétrable au niveau de chaque type de frais.

Dès la création, le système calcule et indique les montants hors politique associables à des règles allant de la simple information (mise en évidence des écarts) jusqu’au blocage (non remboursement des écarts). Le collaborateur peut décider de justifier ou rectifier les valeurs avant de la soumission. A réception de la demande de validation, le responsable hiérarchique peut à son tour rectifier ou accepter les valeurs avant d’envoyer la note de frais en comptabilisation.

Reprenons l’exemple de la facture globale de l’hôtelier… Comment indiquer le respect de chaque plafond et sur quelle base valider ?

… Au centime près !

Soucieux du détail, Traveldoo propose le « split de frais » !

Basés sur les directives client, le split apporte une granularité supplémentaire permettant de ventiler une catégorie de frais en y insérant des types de frais additionnels. Ainsi le montant global d’un justificatif associé à la catégorie « hôtel » peut être scindé en plusieurs sous catégories reliées à des politiques de remboursement différente. L’interface recalcule automatiquement les dépassements par types de frais ce qui dispense les bons élèves de justification et recentre les validateurs sur la gestion des réels écarts… Bref, tout le monde y trouve son compte !

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