Bonus notes de frais ou comment arrondir ses fins de mois !

Je ne pensais pas revenir un jour sur la fraude à la note de frais, sujet un peu racoleur qui revient périodiquement dans la presse dans tous les pays que ce soit pour les salariés du privé ou du secteur public.
Mais force est de constater, que le phénomène a pris de l’ampleur en 15 ans de vente de solution de gestion des notes de frais, c’est la première fois que de nouveaux clients prennent une décision sur ce seul motif.

Nous ne parlons pas ici des erreurs commises par les salariés ou de la mauvaise application des règles des autorités fiscales mais bel et bien d’une démarche intentionnée de frauder sur le remboursement des frais professionnels, second poste de dépense de l’entreprise après les salaires.

Certains postes sont plus sensibles à la fraude :

Les indemnités kilométriques, tous les chemins mènent à Rome 
Il s’agit de dédommager le collaborateur à hauteur des km réalisés avec son véhicule selon un barème officiel ou celui de l’entreprise. Il s’agit plus généralement d’engins motorisés mais certains pays prennent aussi en considération les vélos.
Les experts s’accordent depuis des années sur un taux d’au minimum de 10% de surpondération du nombre de km réalisés. Votre entreprise rembourse 500 000 € de frais kilométriques. Eh bien c’est 50 000 € de trop.

Les barèmes de remboursement tenant généralement comptent de la cylindrée du véhicule, certains parmi vos collaborateurs déclareront une grosse cylindrée et se déplaceront dans un autre véhicule moins gourmand.

La modification ou l’annulation de billet, arrête-moi si tu peux  
Une source de cash immédiat est aussi la modification au guichet d’un billet de 1ere classe ou business en seconde. Le collaborateur peu soucieux de son confort empochera la différence de prix.
Question de confort me direz-vous ? Mais alors que penser des billets remboursables que le voyageur se fait rembourser en annulant son trajet. Ceci fonctionne très bien dans les entreprises qui ne réclament pas de justificatif au retour, carte d’embarquement par exemple.
Un de nos clients est tombé de haut en découvrant qu’un de ses collaborateurs grand voyageur avait détourné 200 000 $ sur plusieurs années de cette façon.

La facture de taxi, les petits ruisseaux font les grandes rivières 
Quoi de plus simple que d’obtenir un reçu vierge prêt à remplir. La France où les taxis ont à présent l’obligation de remettre un ticket électronique dûment horodaté et comportant les coordonnées complètes du taxi, ne permet plus ce tour de passe-passe mais la plupart des pays n’ont pas encore règlementé l’enregistrement de la transaction. Le voyageur indélicat a encore un beau terrain de jeu.

Le repas d’affaires, menu de choix
Certainement le plus rémunérateur. A entendre nos habitués, il existerait un commerce des « notes salées » auprès des serveurs ou garçons de café. Quelques euros contre une fiche rondelette à faire rembourser par son entreprise.  Bien sûr le repas d’affaires a bien eu lieu mais le montant était inférieur à la note qui finira chez votre comptable.
Il existe de nombreuses variantes :

  • Le repas familial ou entre collègues qui se termine en note de frais avec quelques noms d’emprunts pour les invités.  Risqué mais courant.
  • La note en blanc que le collaborateur remplit lui-même, facile et indétectable ou presque.
  • Et aussi la grande truanderie organisée, vue dans une grande Entreprise.  L’escroquerie consistait à acheter des souches de facture en librairie et à fabriquer de faux tampons de restaurant.

Nous retrouvons aussi grâce à notre solution des collaborateurs qui s’invitent mutuellement à tour de rôle autour du bureau…ce qui … finalement rembourse l’intégralité de leurs repas en fin de mois.

Au-delà de l’indélicatesse des contrevenants et des montants remboursés à tort, l’Entreprise court un risque considérable de redressement auprès des autorités fiscales.

Chers lecteurs, à vos calculettes.
Nos lecteurs français trouveront les informations utiles sur le site de l’Urssaf.
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels.html

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