Cet objet magique qui rend tout gratuit

La technologie facilite considérablement la vie des voyageurs d’affaires ; c’est un constat que nous sommes tous ravis de faire. Les paiements, par exemple, ont vu de nombreuses innovations ces dernières années, dont l’EMV (système de sécurité des cartes à puce), PayPal, les paiements sans contact, Apple Pay, etc. Toutes ces nouvelles méthodes simplifient les paiements. Mais si vous voulez vraiment vous faire apprécier de vos voyageurs, allouez-leur une carte professionnelle prépayée. Cet objet magique, qui rend tout gratuit, comporte plusieurs avantages :

  • Les employés n’ont plus à payer de leurs poches pendant leurs voyages d’affaires. Plus besoin d’un service financier qui prête de l’argent à taux zéro à l’entreprise.
  • La visibilité d’ensemble des dépenses totales est complète et très instructive (étant donné que ces cartes sont utilisées aussi souvent que possible). Bien exploitée, elle peut délivrer énormément d’informations.

Le seul hic, c’est que la sensation de gratuité peut être risquée. Les employés auront tendance à dépenser jusqu’à la limite fixée par votre politique de dépenses s’ils n’ont pas à sortir leur porte-monnaie. En effet, ce petit luxe peut avoir un coût supplémentaire pour les employeurs. N’hésitez donc pas à donner quelques conseils pour que les employés dépensent raisonnablement :

  • Informez-les clairement que le système est contrôlé et passé en revue. Les superviseurs devront vérifier tous les reçus.
  • Les dépenses non conformes à la politique enclencheront une alerte et une procédure d’enquête.
  • Continuez de demander à voir les reçus. En gardant une trace physique de leurs paiements, les employés prendront plus conscience des dépenses.

Si vous pensez que vos employés n’oseraient jamais faire d’écart, allez sur Twitter et recherchez le hashtag #companycreditcard. Les gens ne manquent pas d’imagination quand ils ne dépensent pas leur argent…

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