Globalisation du T&E : un vrai casse-tête ?

Dans un contexte où les compagnies s’étendent et se développent à l’international, et que beaucoup font l’acquisition de filiales pour investir de nouveaux marchés, il devient nécessaire de pouvoir piloter son activité en se dotant de nouvelles solutions métiers.
Le T&E représente toutefois un vrai casse-tête dans cette démarche de globalisation, puisque chaque région, et même chaque pays possède ses spécificités.
Pourtant, nombreux sont ceux qui s’y sont risqués et qui, aujourd’hui, peuvent se vanter d’avoir réussi. Partageons donc ensemble leur retour d’expérience :

Choisir sa solution T&E 

Le premier challenge repose sur le choix de l’outil. Il doit pouvoir répondre aux attentes de l’organisation mise en place avec l’agence de voyage d’une part et être en capacité de restituer les données pour assurer un pilotage cadré. Les applications tierces pourront s’intégrer afin d’automatiser l’échange des données analytiques, des profils voyageurs et des écritures comptables à destination de l’ERP.
Cependant si l’on commence à étendre le périmètre géographique, nous pouvons nous apercevoir que les différences se multiplient, dues aux règles fiscales locales, ainsi qu’aux fournisseurs de contenu (GDS, contenu Hôteliers, fournisseurs de cartes affaires/logées..). Il devient donc indispensable de s’assurer que la solution couvre bien toutes les spécificités des régions où la société se trouve.

L’implication de l’équipe globale et ses sponsors

Ce projet a toutes les chances d’être un succès, s’il est accompagné d’une équipe structurée et organisée. Cette équipe globale est composée d’un chef de projet qui coordonne les différents thèmes et activités du projet avec les responsables locaux. Il est nécessaire qu’il soit appuyé par un Leader, de manière à pouvoir être en capacité d’arbitrer et prendre des décisions. De la même manière, le déploiement de la solution au sein des différentes régions, nécessite l’implication d’un sponsor local. Il a pour rôle de préparer notamment la conduite du changement en partenariat avec l’équipe globale. Le chef de projet de l’équipe globale doit avoir toute la légitimité de coordonner les différents acteurs, ses partenaires ainsi que ses fournisseurs.

L’élaboration d’un MasterSite 

Il s’agit du point le plus important du projet. Les équipes seront amenées à réfléchir en s’appuyant sur les 3 axes clefs suivants : Optimisation, homogénéisation, simplification.
L’optimisation dans le but de mettre en place des process rapides et efficaces, et qui s’appliquent à l’ensemble de l’organisation. L’homogénéisation afin d’étendre les règles globales dans toutes les entités locales. La simplification, permettant une maintenance et une administration performantes du site. Le Mastersite comprend alors l’ensemble des options de paramétrage globaux, et forme la base de la solution. Les spécificités locales pourront alors faire l’objet d’une étude de gaps, afin de les mettre en œuvre et de les intégrer dans la solution sous forme de template additionnel.

Un tel projet prévoit un délai de 5 à 6 mois pour la mise en place du MasterSite et des délais écourtés allant de 2 à 3 mois par vague de déploiement. Chaque vague comprend 4 à 8 pays, suivant une logique de problématiques communes qui auraient été identifiées au préalable, ainsi que la « timezone », élément important pour la conduite du projet de déploiement.

La réussite d’un tel projet est également très apprécié par les utilisateurs qui voient dans ce contexte un grand pas en avant dans la modernisation de leur entreprise. Et certains clients profitent même de l’aboutissement de ce projet pour lancer d’autres challenges.

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