Je me rapproche de l’ordre de mission !

Quand vient le moment de payer les factures, il est toujours difficile de vérifier si le déplacement a bien été effectué et le coût fiscal de celui-ci. L’industrie particulière du voyage fonctionne avec des règles comptables bien spécifiques génératrices d’écarts telles que la facturation à l’émission, les frais d’annulation, les changements post émission…

Avec l’utilisation répandue des cartes logées, le comptable se retrouve devant une liste de dépenses à valider sans être à l’origine ni des commandes de voyages, ni des validations…

Comment s’assurer que les voyageurs ont bien fait une réservation conforme aux règles internes ? Quels sont les factures qui méritent une vérification ?

L’utilité du numéro d’ordre de mission

Lorsque j’utilise les modules Traveldoo Online ou Assisted booking, chaque dossier est associé à un numéro d’ordre de mission unique. En rendant ce champ obligatoire sur les factures, j’assure le transfert du numéro dès lors que la commande est passée par Traveldoo et oblige l’agence de voyages à remplir cette mention pour tous les dossiers en pur offline.

Cette indication à saisir par l’agent de voyages peut-être tout simplement « Offline » mais certains clients ont eu la bonne idée de catégoriser les dénominations pour identifier les types de services purs offlines et apporter encore plus de visibilité aux commandes récurrentes telles que « Visa », « Carte abonnement », « Urgence » …

Le rapprochement des factures grâce à l’ordre de mission

Dans son module Invoice, Traveldoo offre la possibilité de rapprocher automatiquement les factures et les commandes. Quelle bonne idée pour les services comptables ! Moins de travail, plus d’attention : j’optimise le règlement ! En effet, plus besoin de se poser la question : Un numéro d’ordre de mission et un prix concordant : hop, la facture est validée par Traveldoo ! Grâce à cette automatisation, je focalise mon attention sur les factures sans numéro de commande valide ou encore avec des écarts de prix. Ainsi, je diminue le temps de contrôle et réduit la liste de factures restant à valider.

Et si je tolère quelques écarts ?

Traveldoo offre une fonctionnalité supplémentaire permettant d’autoriser des écarts maitrisés. En effet, je peux permettre une marge d’erreur paramétrable par typologie de prestation. Cette fonction permet notamment de gérer les écarts liés aux frais d’agence mais aussi les modifications mineures réalisées par les voyageurs en cours de voyages comme par exemple un écart de 6 € suite à un échange de train retour directement réalisé en gare.

Allez, j’aide mon comptable : j’appelle mon Account manager Traveldoo afin qu’il me renseigne sur la mise en place du module Invoice ! 

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