Réconcilions-nous avec… les factures

Je me souviendrais toujours du regard interloqué de ce responsable financier d’un grand groupe français devenu le sponsor du programme d’optimisation des frais professionnels.

Son entreprise venait de franchir un pas très important en déployant en un temps record une solution de réservations en ligne, atteignant extrêmement rapidement un taux d’adoption supérieur à 80%, encore inimaginable quelques mois auparavant. Le bilan était très flatteur : approbation de l’ensemble des voyages, satisfaction utilisateurs, mise en place d’une solution Groupe.  Une réunion de restitution très bien partie élaborée par l’ensemble des partenaires ; « so far, so good »… sauf à la dernière minute avec cette question anodine : « Comment sont contrôlées les factures ? ». Blanc. Regards circulaires entre les différents partenaires. Un ange passe.

Les équipes Projet avaient mis l’accent, avec succès, pour sécuriser et optimiser la prise de commande, renforçant le contrôle en amont et déployant une facturation centralisée. Aucun contrôle de cohérence entre la facture et la commande n’avait cependant été prévu.

Ce constant, dans notre secteur lié à l’achat de voyages, est pourtant largement répandu notamment car les systèmes informatiques financiers des entreprises (e.g. ERP) sont généralement inadaptés à traiter les spécificités liées à l’achat de voyages. Pour autant, l’automatisation des flux de factures proposées par les acteurs de paiement centralisés et les TMCs ne garantit pas la cohérence des factures. Chaque écart révèle un dysfonctionnement par rapport au processus optimal, certains sont légitimes et liés à la complexité d’un achat dont le prix est volatil, d’autres à analyser et rectifier : prix réservés différents du prix émis, commande émise mais non validée, frais de dossier injustifié, éléments de comptabilité analytique manquant ou incorrect, etc.

Pour répondre à cette problématique, Traveldoo a mis en œuvre Traveldoo Invoice, permettant de réconcilier la facture émise par chaque prestataire (agence de voyages, centrale hôtelière, etc.) et la commande validée par l’entreprise. S’appuyant sur une très bonne compréhension de la chaîne de distribution, les équipes Traveldoo accompagnent les entreprises dans la mise en place de ce contrôle commande-facture.

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