Voyage d’Affaires : Restez maître à bord

Le monde du voyage d’affaires se caractérise par la multiplicité des intervenants et des solutions. Nous pouvons relever différents types de consultations :

1. L’appel d’offres Agences de voyages
2. L’appel d’offres solutions technologiques permettant de réserver en ligne et/ou rembourser les notes de frais ou encore d’automatiser le traitement des factures liées aux frais professionnels
3. L’appel d’offres scan et archivage des justificatifs de notes de frais
4. L’appel d’offres plateforme de réservation hôtels
5. La sélection de l’Hotel program
6. L’appel d’offres agences de voyage qui regroupe soit le 1 et 2 soit les 1, 2 et 3, 4 et 5
7. L’appel d’offres moyens de paiement (cartes corporates, logées, virtuelles, purchasing, cartes à mémoire « intelligentes »…bitcoins… oups non, pas encore)
8. L’appel d’offres transporteurs
9. L’appel d’offres ground transportation
10. L’appel d’offres société de consulting qui va mener les appels d’offres ci-dessus ou assister le client dans ses choix, l’agence de voyage tenant aussi parfois ce rôle

« Simple et rapide », comme vous pouvez l’imaginer, les économies attendues « attendront », le sourcing, la rédaction de la consultation, son dépouillement, le circuit de décision, la décision, le contrat, puis enfin la signature, le projet de mise en œuvre et l’utilisation du service, soit entre 6 mois et 2 ans. Et au bout de ce long voyage, que choisir ? une solution sélectionnée par l’Agence de voyages, une solution indépendante.  Nous laisserons de côté le sujet du signing bonus versé par certaines Agences de Voyages, chaîne dorée de l’acheteur.  Alors, faut-il privilégier l’économie immédiate ou rester maître à bord ? C’est vraiment un choix d’Entreprise, Il n’y a aucune polémique à lancer.

L’agence permettra :

  • Un point d’entrée unique
  • Un contrat unique, à quelques variantes près selon les montages
  • Un service support allant de la hot line utilisateur au support administrateur

En revanche, vous serez très certainement limités sur vos choix de :

  • Solutions
  • Connections directes avec vos fournisseurs, notamment hôtel
  • Source d’information statistique
  • Configuration progiciel

Le choix d’un achat direct éditeur peut amener des contraintes :

  • La Signature de 2 contrats / partage des responsabilités
  • La répartition des rôles au niveau du SAV, qu’il faudra bien clarifier au départ pour éviter tout effet « ping-pong »

En revanche vous pourrez :

  • Personnaliser davantage votre configuration avec les fonctionnalités poussées de l’éditeur
  • Activer les connexions directes de votre choix
  • Être directement accompagnés par l’éditeur
  • Changer d’agence en limitant le change management

ET surtout choisir parmi les éditeurs. 
Ces dernières années, les intérêts financiers des uns et des autres sont devenus si intimement mêlés par le truchement des accords commerciaux, des remises arrières, et les postures commerciales des uns et des autres, qu’il devient difficile d’obtenir une recommandation fiable, d’où qu’elle vienne.
Dans ce domaine, la boucle sera bouclée, si votre société de consulting en charge de votre sélection se rémunère sur le « signing bonus » de l’agence de voyages.

Pour choisir sereinement une agence de voyage, une technologie, un OBT, une solution de note de frais, une mission d’intégration, ou de sélection, il vous faudra bien identifier vos objectifs et certainement vous impliquer davantage directement pour rester objectifs.
L’analyse et le choix vous reviennent, comparez, jaugez, testez mais restez maître à bord.

 

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