Solutions mobiles – Merci !

Aberdeen Group a constaté que plus de 50 % des entreprises n’ont pas assez de visibilité sur les dépenses de leurs employés et l’adhésion de ces derniers à la politique voyages. Face à ce défi conséquent, comment les solutions mobiles qui permettent de « travailler partout, à tout moment » peuvent-elles apporter une réponse ?

Premièrement, elles peuvent réduire la marge d’erreur humaine. Il est facile de se tromper, et plus les points d’accès sont nombreux, plus le risque augmente. Mais en utilisant une technologie mobile qui permet de faire une capture d’écran des reçus , de lire toutes sortes de données et de remplir automatiquement les notes de frais (technologie OCR), on peut réduire le risque d’erreur et de fraude. Les intégrations de cartes de paiement automatisent le processus, pour plus de précision et de sécurité. Autre avantage important : le service finance peut profiter d’une visibilité sur les dépenses des collaborateurs dès les premières étapes. Cela apporte plus de précision pour la mise en place des budgets et la gestion des frais et, par conséquent, plus de valeur ajoutée à l’entreprise.

La plupart du temps, les employés veulent faire les choses bien, mais si la procédure de notes de frais est trop compliquée ou trop longue, ils feront ce que tout le monde ferait dans ce cas-là : ils trouveront une autre solution ou une astuce pour contourner le système. Par exemple pour l’établissement des notes de frais, certains vont laisser les reçus s’accumuler sur plusieurs semaines pour les traiter d’un coup. Mais si la procédure était rapide et automatisée, la plupart d’entre eux préfèreraient suivre la procédure et envoyer leur demande de remboursement au moment de la dépense avec leur appli mobile. Un employé ne cherchera pas à contourner un process qui a été développer pour lui faciliter la tâche.

Les solutions mobiles donnent le contrôle à vos employés et clarifient votre politique de déplacement ; ainsi, s’ils font une demande hors politique, ils en seront instantanément notifiés. Ils peuvent même utiliser leur mobile pour vérifier la politique avant la dépense, ce qui fait gagner du temps et allège la partie administrative.

Pour résumer, les mobiles peuvent jouer un élément-clé pour vos collaborateurs en mettant à disposition des solutions adaptées.

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