Le triptyque gagnant de vos économies

Le sujet des économies réalisables dans le domaine des T&E (déplacements et frais professionnels) est un sujet bien connu de tous les acteurs sur un secteur qui chaque année voit les études d’experts faire florès, très nombreuses sur la note de frais et rares sur les dépenses de voyages.
Depuis de nombreuses années nous retrouvons peu ou prou les mêmes estimations, à savoir, des coûts de process administratifs de l’ordre de 10% du budget des frais professionnels et des économies pouvant aller de 50 à 70% de ces coûts. Le temps passé à traiter administrativement et comptablement une note de frais reste autour de 20 à 30 minutes en l’absence d’une solution d’automatisation des traitements.

Les études descendent ensuite dans le détail du temps de traitement de chaque tâche qui dépendra bien sûr de la granularité des contrôles demandées par l’entreprise à ses gestionnaires ou comptables. Les chiffres peuvent parler et les ROI être calculés. Parfait, mais encore ? Les chiffres sont importants mais insuffisants. Le support de toute optimisation du T&E repose sur la politique de voyages de votre entreprise qui vous permettra d’atteindre vos objectifs d’économie sur les process administratifs d’une part et sur vos achats directs d’autre part.

Ce triptyque est maintenant bien connu, 80% des entreprises auraient aujourd’hui une politique de voyage et autant seraient confiantes dans le contrôle de leurs coûts.
Mais la définition de la politique de voyages est assez large : « un règlement intérieur qui régule l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs ».
Il serait intéressant de creuser davantage.

Votre politique de voyage. Est-elle suffisante ? appliquée ? évolutive ? 
Une politique de voyage n’est plus depuis longtemps une circulaire interne statique indiquant au voyageur les fournisseurs autorisés de l’entreprise, la classe de voyage, le standing de son hôtel, ou la catégorie de son véhicule de location.

1. Ma politique est-elle Suffisante ?

La politique de voyage est à présent un outil complet mis à la disposition de l’entreprise reprenant les instructions liées au confort du voyageur, au respect de vos contrats négociés, aux bonnes pratiques en matière de réservation, aux règles de remboursement, à l’utilisation des outils de réservations et de remboursements mis à disposition des collaborateurs.

2. Ma politique est-elle appliquée ?

Votre politique de voyage est rédigée, en place, mais est-elle appliquée ?  Nous touchons ici une règle d’arithmétique élémentaire. Après d’âpres négociations avec mes fournisseurs j’ai obtenu une remise de 20% sur le prix du marché, la politique de voyage est suivie à 50% par mes voyageurs, ma remise tombe à 10%.  Le respect ou non des classes ou catégories autorisées aura également un impact significatif.
De même pour le remboursement des notes de frais une grande source de surcoût est la méconnaissance de la politique de voyage à la fois du voyageur et de son hiérarchique. Cette économie n’est jamais reprise dans les études d’experts puisque peu avouable et difficilement quantifiable. Prenons l’exemple d’une société dont les 2 000 consultants passent en note de frais le café du matin au comptoir, ce frais n’étant pas remboursable dans cette société, gageons qu’au prix moyen de 1,50€ le café, la note pour l’entreprise sera de 660 000€ à la fin de l’année. Les exemples de ce type sont nombreux.

3. Ma politique est-elle Evolutive ?

Votre politique doit également être vivante, c’est-à-dire vous permettre de vous adapter en cours d’année selon la pertinence de vos contrats négociés, pourquoi continuer à utiliser le même transporteur quand votre part de marché a été atteinte ?
Il est également essentiel de revoir régulièrement votre politique de voyage afin de tenir compte de l’évolution des destinations de vos collaborateurs et de leurs feedbacks. Le choix de tel ou tel hôtel est-il approprié, avez-vous optimisé le nombre d’hôtels utilisés sur une même destination. Avez-vous négocié localement plutôt que recherché un accord de chaîne pas toujours optimum ou même applicable?

Au travers de ces 3 questions, et à moins d’imaginer traiter manuellement toutes les données nécessaires à l’application de votre politique de voyage, vous avez besoin d’aide.
La mise en place d’une solution de Travel & Expense apparaît comme un point de passage nécessaire et vous permettra :

  • D’imposer vos règles automatiquement
  • De suivre et contrôler l’application de votre politique en vous donnant la visibilité nécessaire
  • De piloter votre politique d’achat en cours d’année en interagissant rapidement avec vos utilisateurs

Si vous avez une politique de voyages exhaustive en place et une solution T&E alors vous êtes dans la meilleure pratique du secteur… Il vous reste à vérifier à quand remonte la dernière évolution de votre politique de voyage et sa traduction dans la solution T&E.
Si vous n’avez pas de politique de voyages ou une politique sans outil T&E alors il vous faut calculer ce que vous avez perdu à ne pas mettre en place la meilleure pratique du secteur.

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