Votre politique voyage: Trop stricte ?

La nécessité d’une politique Travel & Expense est admise depuis fort longtemps. Mais la question est de savoir à quel point la rendre stricte ?

À titre d’exemple, selon un article publié récemment sur le site accountingweb.co.uk, le niveau de détail de la politique T&E de Vodafone (longue de 12 pages !) déclenche moult débats et controverses. La mise en place d’une politique si stricte se fait-elle au détriment de l’épanouissement et de la productivité des employés ? Peut-elle produire l’effet inverse et les pousser à ne pas la respecter, annihilant par là même tous les avantages de l’application d’une politique T&E ?

Il n’existe pas de démarche universelle en matière de gestion des voyages et des notes de frais. Une entreprise peut choisir d’appliquer une politique voyages permissive ou au contraire économe, informelle ou strictement cadrée. Ce qui est certain, par contre, c’est son impact sur l’expérience des employés. Sans compter qu’elle tient une place de plus en plus grande dans le processus de recrutement. En effet, 50 % des candidats à un nouveau poste considèrent le programme voyages de l’employeur comme un facteur influençant leur prise de décision. La manière dont vos employés voyagent et se divertissent est révélatrice des valeurs de votre entreprise.

Dans l’entreprise, la politique T&E s’impose pour gérer les déplacements professionnels et respecter les obligations de responsabilité sociétale vis-à-vis des employés. Elle permet aussi de faciliter les réservations, paiements et remboursements, et de faire des économies.

Généralement classé en deuxième ou troisième position, derrière la masse salariale et les loyers, le poste de dépenses T&E pèse directement sur le résultat net de l’entreprise. Il est donc au cœur des préoccupations. Le niveau d’exigences de la politique T&E dépend le plus souvent de la taille de la structure. Beaucoup de grandes entreprises imposent des notes de frais détaillées et une visibilité totale sur les dépenses engagées. Dans les plus petites entités, où l’aspect humain est plus facilement gérable, les règles peuvent être moins strictes.

Une politique T&E idéale

Votre politique doit fixer des directives à suivre pour vos employés, et éviter toute faille dans laquelle ils pourraient s’engouffrer. Les règles strictes limitent les dérives budgétaires, mais peuvent peser sur l’employé. Planifier ses réunions et voyages d’affaires demande en effet du temps. Votre politique doit, au minimum, répondre aux questions basiques Où, Quoi et Quand.
Souvenez-vous également que l’application de ce type de politique est une tâche particulièrement ardue. Difficile en effet d’imposer des règles contraignantes à son meilleur commercial, lorsqu’il dépasse légèrement le budget imparti, mais rapporte des millions de chiffre d’affaires !

L’objectif au final consiste à mettre en place une politique voyages faisant consensus et suffisamment cadrée pour contenir les dépenses, sans trop alourdir la charge de travail et le niveau de pression des employés. Un programme T&E simple, centré sur les voyageurs, participe au bien-être et à l’épanouissement professionnel des employés.
La politique T&E stricte de Vodafone est-elle l’unique moyen de maîtriser les coûts ? Nous nous sommes intéressés à d’autres démarches :

Avec son programme voyages, Google pose les bases d’un système moderne de gestion des déplacements. Le principe ? Les employés de Google reçoivent une enveloppe avant chaque déplacement professionnel. Toute somme non dépensée se transforme ensuite en crédit donnant droit à des privilèges lors de futurs voyages. Cela incite les googleurs à se montrer économes, pour pouvoir faire des folies le lendemain.

Autre exemple : Rocketrip.  Selon la politique voyages de l’entreprise, l’employé se voit accorder un budget déplacement fixé en fonction d’un barème et de paramètres spécifiques. En parallèle de cette estimation budgétaire de ses déplacements, il reçoit la moitié des économies réalisées. Une véritable mesure d’incitation à dépenser moins,  qui instaure une relation gagnant-gagnant.
En conclusion, lorsque les employés sont encouragés financièrement à privilégier des solutions plus économiques, ils font preuve de sagesse, comme pour leurs voyages à titre privé.
Aussi, devrions-nous peut-être envisager la gestion T&E comme un effort d’équipe et non comme une source de conflit potentielle, et encourager les économies dans le cadre de notre culture d’entreprise, tout en préservant le confort et les avantages de l’employé.

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