Calcul frais de déplacements professionnels

Lors d’un voyage d’affaires, les collaborateurs sont amenés à effectuer de nombreux frais. Ces frais sont avancés par les collaborateurs et doivent donc être inclus dans leurs notes de frais. Mais comment calculer les frais de déplacements professionnels liés à un voyage d’affaires ?

Il existe différents types de frais de déplacement : les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel (appelés indemnités kilométriques) et les frais de transport (avion, location de voiture, train…).

Ces différents frais de déplacements possèdent des méthodes de calcul et des conditions de remboursement spécifiques. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur les frais de déplacements professionnels et leur calcul !

Comment calculer les frais de déplacements ?

Lorsqu’un salarié ou collaborateur effectue un voyage d’affaires, les frais de déplacement qu’il va devoir répertorier dans sa note de frais incluent :

  • Les frais du voyage aller-retour
  • Les frais sur place

Dans le cadre d’un voyage d’affaires, le calcul des frais de déplacements s’effectue en fonction du type de transport utilisé :

  • Si vous utilisez l’avion, le train, le bus ou une voiture de location pour vous déplacer, les frais peuvent être remboursés au montant réel, à condition qu’ils soient proportionnés et que vous fournissiez des justificatifs appropriés (reçu, billet, contrat de location, facture…).
  • Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vous déplacer, il vous faudra calculer vos indemnités kilométriques à partir d’un barème publié par l’état chaque année.

Calcul des frais de déplacements (transports publics)

Lorsque les frais de déplacements liés aux voyages d’affaires correspondent à des frais d’ordre professionnel, ils peuvent être déductibles fiscalement. Vous pouvez alors vous faire rembourser :

  • vos billets d’avion
  • vos billets de train

vos locations de voitures…

Conditions de remboursement :

  • Pour être assurés d’être remboursés, veillez à conserver les justificatifs originaux de vos déplacements. Une note de frais sans justificatif entraîne un non-remboursement, selon les règles définies par l’administration fiscale.
  • Attention, certains remboursements peuvent être remis en cause par l’administration fiscale. Dans ce cas précis, les frais peuvent être ajoutés à vos revenus et impôts.

Cas particuliers :

  • Les frais de location de voiture ou de taxi

Lorsqu’un salarié souhaite réserver une course en taxi ou louer un véhicule, il doit en faire la demande auprès de son entreprise et avoir son accord.

Conditions de remboursement :

Le remboursement prend en charge les frais de taxi, les frais de péage et éventuellement les frais de stationnement, à condition de présenter les justificatifs de paiement.

  • Les autres frais inclus la catégorie « frais de déplacement »

Les frais suivants sont également considérés comme des frais de déplacement :

  • Les frais de stationnement et péage dans certains cas
  • Les frais d’achat d’un véhicule et de ses équipements
  • Les frais de carburant (inclus dans le barème kilométrique)
  • Les frais d’assurance (inclus dans le barème kilométrique)
  • Les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision…), également inclus dans le barème kilométrique.

Calcul des frais kilométriques avec votre véhicule personnel

Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour effectuer un déplacement dans le cadre d’un voyage d’affaires, les frais sont à votre charge. Vous pouvez donc bénéficier d’un dédommagement pour chaque kilomètre parcouru : on parle d’indemnités kilométriques.

Il est nécessaire de calculer vos frais kilométriques afin de pouvoir obtenir un remboursement.

Les indemnités kilométriques se calculent à partir d’un barème défini par l’état chaque année. Elles couvrent les frais suivants :

  • l’usure du véhicule
  • le carburant.
  • l’entretien du véhicule
  • l’usure des pneus.
  • l’assurance

Conditions de remboursement :

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, il faut que :

  • Le véhicule ne soit pas immatriculé au nom de la société
  • Les frais de déplacement soient justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement).

Comment calculer vos indemnités kilométriques ?

Un salarié peut évaluer le coût total de l’utilisation de son véhicule personnel en fonction de :

  • la puissance fiscale de son véhicule
  • le kilométrage parcouru dans l’année à titre professionnel.

Le montant obtenu pourra alors être déduit de son revenu professionnel. Avantage non négligeable :  le remboursement apparaîtra pas sur la déclaration de revenu du particulier ni sur son bulletin de salaire car il n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu !

  • Par exemple :

Si vous avez parcouru 10 000 km avec un véhicule de 6 CV en 2018, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique 2018 sera égal à 0,32 X 10 000 + 1244 = 4 444 euros

  • Le coefficient qui s’applique à la distance augmente en fonction de la puissance du véhicule (en CV), avec une limite de 7 CV.

Ainsi, les frais de déplacements liés à un voyage d’affaires peuvent être nombreux, puisqu’ils incluent les frais du voyage et les déplacements sur place. Le calcul de ces frais de déplacements professionnels doit être précis et tenir compte des différentes spécificités et conditions de remboursement propres à chaque type de frais (remboursement des indemnités kilométriques, remboursement au montant réel sous présentation d’un justificatif…). Des solutions comme Traveldoo Travel & Expense, simplifie grandement la gestion des frais de déplacements lors de voyages d’affaires !

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