Calculer les frais de déplacement | Traveldoo

Comment calculer les frais de déplacement ? Nous allons ici nous intéresser au calcul des frais kilométriques. Les véhicules personnels engagés par le salarié ou l’instance dirigeante à des fins professionnelles rentrent dans le cadre du remboursement des frais. Cette indemnité compensatoire est évaluée par le fisc à travers un barème kilométrique. Petite précision : celui-ci n’est applicable qu’aux véhicules des salariés et des dirigeants.

Le principe de l’indemnité kilométrique

Cette indemnité prend en compte les charges liées :

  • A l’usure du véhicule
  • A la réparation et/ou à l’entretien du véhicule
  • Aux dépenses en carburant, des pneus
  • Aux primes d’assurances

Cependant elle ne prend pas en charge le coût d’achat du véhicule et encore moins les amendes. Ne sont pas concernées par l’indemnité les dépenses liées au stationnement ou au péage. Pour être considéré comme frais professionnels les salariés doivent fournir un justificatif précis. Petite note : les frais kilométriques ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu.

Comment calculer les frais kilométriques ?

L’indemnité kilométrique est calculée en suivant le barème imposé par le fisc et doit être justifié par des indications telles que les lieux, la date des rendez-vous ainsi que par l’identité des personnes rencontrées par le salarié. Ces justificatifs doivent impérativement être remis au service comptable de l’entreprise afin de déterminer le nombre de kilomètres.

Quels sont les différents barèmes ?

3 barèmes sont édités chaque année par l’administration fiscale. Le premier barème concerne les voitures liées au tourisme. Le second barème est lié aux véhicules équipés d’une cylindrée de 50 cm3 maximum et dont la vitesse maximale est de 45 km/h. Quant au dernier barème celui-ci s’applique aux scooters et motos dont la cylindrée est supérieure à 50 cm3

Le calcul de l’indemnité se fait donc en fonction du nombre de chevaux fiscaux, les chevaux fiscaux sont plafonnés à 7. Donc au-delà des 7 chevaux la puissance du véhicule n’est plus prise en compte par le fisc. Chaque cheval fiscal renvoie à un quota, celui-ci est ensuite multiplié par le nombre de kilomètres parcourus par le salarié lors de son déplacement professionnel. A noter que ce quota vient à varier chaque année.

Les barèmes peuvent être consultés directement sur le site des Finances Publiques.

Dernière information, selon le code du travail : Art. L. 3245-1, un salarié a 3 ans pour transmettre ses justificatifs dans le but de se faire rembourser les dépenses kilométriques engendrées par son déplacement professionnel. Cependant une entreprise est autorisée à définir un délai de production de justificatifs de note de frais (sous réserve que la mention soit clairement indiquée). Ce qui lui permettra de refuser de rembourser des frais présentés hors délai.

Découvrez la solution pour simplifier et optimiser la réservation et la gestion de vos voyages d’affaires !

Partager sur

Recent Posts

Inscrivez-vous à la TraveldooNews

Pour connaître les dernières news du voyage d'affaires et des frais professionnels

Félicitations ! Vous êtes maintenant inscrit à notre Newsletter !

Subscribe toTraveldooNews

Receive the latest Business Travel and Expense news !

Congratulation! You are now registered to our newsletter!

Traitement note de fraisSuivi budget voyage d’affairesicon sendNEWSLETTER