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A propos de Brenntag

Leader mondial du marché de la distribution de produits chimiques, le groupe stocke et distribue ses produits auprès des grands industriels comme des PME dans les domaines de la pharmacie, de la cosmétique, du traitement de l’eau, de l’alimentation, la peinture, la plasturgie, l’industrie aéronautique, etc…. Le groupe gère 530 sites dans 74 pays et compte plus de 15 000 personnes, dont 750 en France. En moyenne, chaque mois 250 utilisateurs soumettent une note de frais, le budget annuel des déplacements atteint 2 millions d’euros.

L’enjeu : Moderniser la gestion des notes de frais

Brenntag France, comme de nombreuses entreprises françaises, utilisait depuis une dizaine d’années des feuilles Excel afin de gérer les notes de frais de ses collaborateurs. Si l’équipe de José Lafont, responsable administratif de Brenntag France, avait créé une feuille Excel type, ce mode de fonctionnement était jugé peu satisfaisant à plusieurs niveaux. « D’une part, nous ne disposions pas de statistiques de voyage détaillées et ce processus présentait un réel risque fiscal car nous avions parfois du mal à collecter tous les justificatifs des dépenses. La rigueur de notre suivi n’était pas adéquate, nous devions revoir notre gestion des notes de frais. » explique-t-il.

Traveldoo vainqueur de l’évaluation menée par Brenntag

Le poste voyages d’affaires représente pour l’entreprise une enveloppe annuelle de deux millions d’euros et environ 250 des 750 salariés de l’entreprise soumettent une note de frais chaque mois. Il s’agit essentiellement de commerciaux, mais aussi les responsables des services support, les chefs de service et les membres de la direction. Afin de se doter d’une véritable plateforme de gestion de ses voyages professionnels et de ses notes de frais, José Lafont s’est livré à une étude de marché et a lancé un appel d’offre auprès des trois éditeurs qui lui semblaient répondre le mieux à ses exigences. Traveldoo est ressorti vainqueur de cette évaluation pour plusieurs raisons : « Traveldoo était la seule solution qui nous proposait ce que nous appelions le 3 en 1, c’est-à-dire disposer sur un même site web à la fois de la réservation des billets de train, d’avions, des chambres d’hôtel, de la location de voiture ainsi que la gestion des notes de frais et enfin le volet reporting et statistiques avancées. » poursuit José Lafont.

Premiers utilisateurs de la plateforme, les managers ont donné l’exemple

Le déploiement de Traveldoo a été mené en trois phases. Le premier déploiement a été mené auprès des membres du comité de direction seulement, soit une quinzaine de personnes. José Lafont explique son choix : « Nous avons souhaité commencer par le haut de la pyramide. Mener un tel déploiement à l’envers peut paraître surprenant au premier abord, mais il est beaucoup plus facile de déployer auprès de tous les collaborateurs à partir du moment où les dirigeants utilisent eux-mêmes la plateforme pour faire leurs réservations de train, d’avion ou d’hôtel et faire leurs notes de frais. Il n’y a pas de raison que les collaborateurs n’y viennent pas à leur tour si leurs managers utilisent la plateforme sans passer par une assistante. » Suite à ce premier déploiement, une seconde vague a été menée auprès d’une quarantaine de responsables, avant l’ouverture de la plateforme à tous les collaborateurs en septembre 2016.

Un déploiement réussi avec le support des équipes Traveldoo

Aujourd’hui l’accès à Traveldoo est ouvert à tous les salariés de Brenntag France amenés à se déplacer, ou souhaitant se faire rembourser une note de frais. José Lafont a fait le choix de mettre en place un workflow relativement simple, avec un seul niveau de validation, sans niveau hiérarchique n+2, ni gestion des absences. Du point de vue informatique le déploiement de Traveldoo s’est avéré très simple : « Nous avons paramétré l’outil en fonction de notre politique voyage. Nous avons mené ce paramétrage avec le soutien des équipes de Traveldoo. » trois quatre mois seulement ont séparé le lancement officiel du projet et la mise en production de la plateforme. « A l’issue du projet, nous avons bénéficié d’un de deux mois de support de l’équipe Traveldoo pour finaliser les processus et réaliser le transfert de compétences afin d’être totalement autonomes sur la plateforme et développer nos workflows, si nécessaire. »

Des flux de données automatisés

Chaque nuit, les données relatives aux profils utilisateurs et liens hiérarchiques sont mis à jour sur la plateforme et, dans le sens inverse, Traveldoo met à disposition de l’ERP de Brenntag un fichier contenant l’ensemble des notes de frais du jour qui ont été validées par les managers. Un robot logiciel récupère automatiquement ce fichier afin d’intégrer ces données dans SAP de façon à ce que chaque matin les notes de frais de la veille soient accessibles aux comptables. Dès lors, l’ERP peut générer le fichier de trésorerie afin de réaliser les paiements.

Sur le plan du reporting, chaque mois le service comptabilité extrait de Traveldoo toutes les notes de frais et dépenses du mois de même que le détail de l’ensemble des réservations via l’agence de voyages et c’est avec cet ensemble de données que le contrôle de gestion responsable administratif génère sous Excel son rapport mensuel avec une ventilation par centres de coûts, par fonctions.

L’application mobile Traveldoo séduit les utilisateurs

Outre la plateforme Web, les collaborateurs de Brenntag France ont accès à l’application mobile Traveldoo, et notamment les managers qui doivent valider les notes de frais de leurs collaborateurs ainsi que les réservations de voyages. « L’application est aussi utilisée afin de numériser les justificatifs qui sont raccrochés aux notes de frais » précise José Lafont.

Toutes les dépenses réglées au moyen des cartes corporate de l’entreprise sont importées dans le système par simple intégration automatique du fichier généré par la banque. « Toutes les dépenses apparaissent dans les profils utilisateur sans qu’ils ne doivent saisir quoique ce soit. Ceux-ci n’ont plus qu’à consulter leur portefeuille de dépenses afin de les imputer dans leur note de frais et enrichir les dépenses (TVA). Pour chaque dépense, nous demandons au collaborateur de prendre en photo sa facture avec son smartphone, l’application charge alors sur la plateforme la photo correspondant à la dépense. »

Une solution qui lève tout risque fiscal dans la gestion des notes de frais

Si les gains en termes de temps sont évidents pour les collaborateurs, José Lafont ne s’est pas livré à un calcul de ROI approfondi. « Le principal gain qui justifiait à lui seul le lancement du projet était d’éliminer le risque fiscal qui avait été identifié sur la gestion des notes de frais. A cet égard, le projet à pleinement atteint son objectif. » En outre, Brenntag a pu réduire les coûts liés aux agences de voyages puisque toutes les commandes passent désormais par Traveldoo.

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