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Kedge Business School

École de Commerce basée à la fois à Marseille et Bordeaux, Paris et Toulon, Kedge Business School se développe aussi à l’étranger, avec des campus associés en Chine et au Sénégal. Tous campus réunis, l’école accueille 13 000 étudiants. Pour assurer l’excellence de ses enseignements, l’école emploie 600 personnes dont 200 professeurs permanents, mais aussi un millier d’intervenants occasionnels.

La mise en place d’un SBT pour faire face au doublement du nombre de voyages à gérer

Fruit de la fusion de la Bordeaux Ecole de Management et d’Euromed Management en 2013, l’école a son siège à Bordeaux mais l’essentiel de son personnel administratif est basé à Marseille, ce qui a poussé la direction à vouloir centraliser la gestion des déplacements. « Nous avons lancé un appel d’offres auprès des agences de voyages en 2014 car la fusion a provoqué le doublement de nos déplacements. Il nous fallait centraliser leur gestion » explique Sébastien Gamet, Travel Manager et responsable des déplacements au sein du service achats. La problématique de Kedge Business School était d’améliorer son processus de contrôle des dépenses dans ce contexte de fusion et la mise en place d’un outil de type SBT (Self Booking Tool) a été jugée comme le meilleur moyen de centraliser toutes les demandes de voyages.

La simplicité d’utilisation, le critère numéro 1 dans le choix d’un SBT

L’appel d’offres rédigé par Sébastien Gamet et la Direction Achats mettait l’accent sur la simplicité d’utilisation de l’outil afin qu’il puisse convenir au profil de tous les utilisateurs potentiels, depuis l’étudiant de première année jusqu’au professeur aguerri. « L’agence Turquoise Voyages a remporté notre appel d’offres avec une proposition basée sur la plateforme Traveldoo. Nous avions eu une démonstration satisfaisante lors de notre étude de marché. L’outil correspondait bien à notre besoin initial et, de plus, il est particulièrement simple d’utilisation pour une typologie de voyageurs extrêmement large, ce qui constituait sans doute la plus grosse difficulté dans ce projet ». En effet, si les professeurs permanents sont amenés à beaucoup voyager d’un campus à l’autre, c’est aussi le cas de certains étudiants lors des opérations de promotion et des nombreux experts et professeurs occasionnels auxquels fait appel régulièrement l’école.

Dématérialiser le processus pour gagner en agilité

Autre effet induit par la fusion, l’allongement des délais de signature : « La fusion des campus de Bordeaux et Marseille a poussé les managers à se déplacer très fréquemment d’un site à l’autre, si bien que les délais de signature des ordres de mission se sont allongés. Il nous fallait absolument dématérialiser ce processus pour retrouver de l’agilité ». La mise en place de Traveldoo a permis de fluidifier le processus et en faciliter le contrôle afin de mieux respecter la politique voyage de l’école. « Alors que nous craignions que la plateforme ne pousse les collaborateurs à réserver leurs voyages au dernier moment, nous avons constaté que, bien au contraire, ceux-ci s’y prenaient beaucoup plus tôt. Notre taux d’anticipation moyen est passé de 7 jours à 21 jours sur le train, un résultat significatif qui nous a permis d’abaisser nos coûts. »

Une implémentation rapide

Trois mois ont été donnés afin de mener l’implémentation de Traveldoo au sein de Kedge Business School, un délai particulièrement court. La partie agence a été rapidement mise en place avec des retours concluant validés en phase de test. « Nous avons émis quelques demandes de modification en cours de développement et Traveldoo s’est montré capable d’y répondre efficacement » se félicite encore Sébastien Gamet.

Une grande diversité de profils utilisateurs

Particularité d’une école de management, le recours à de nombreux intervenants extérieurs sous forme de CDD d’usage. « Nous avons plusieurs typologies d’utilisateurs qui ont chacune des règles de traitement des voyages différentes correspondant à des règles légales différentes. Ces professeurs extérieurs sont souvent ceux qui se déplacent le plus. Nous créons pour l’instant leurs profils manuellement, puis ceux-ci commandent eux-mêmes leurs billets. Autres profils atypiques, les étudiants qui font la promotion de l’école dans les salons spécialisés. Ce pool d’étudiants réserve sur Traveldoo via un compte invité qui leur est dédié sans même qu’il ait été nécessaire de les former ».

Self booking tool pour plus d’autonomie

Au lancement du projet, le Travel Manager a choisi de ne pas communiquer sur le fait que le personnel administratif avait un contrôle sur les profils voyageur. « Notre objectif était de pousser chacun à commander directement ses voyages sur Traveldoo plutôt que de se livrer à l’habituel échange d’emails en interne pour choisir le bon vol, le bon hôtel. Un process inutilement long ».  Aujourd’hui, chacun gère lui-même ses réservations et il n’existe plus aucun autre moyen de commander des voyages autre qu’en passant par Traveldoo.

Kedge Business School a privilégié des workflows de validation relativement simples, avec une validation unique par le responsable budgétaire. « Lorsqu’une modification de workflow a été demandée pour le profil des professeurs uniquement, Traveldoo a pu y répondre très rapidement. De même que le changement de base de réservation hôtelière qui a été mené sans anicroche par l’agence de voyages et Traveldoo. »

La gestion des notes de frais, un des grands « plus » du projet

Outre cette gestion des voyages, Kedge Business School a fait le choix d’activer la gestion des notes de frais Traveldoo. Sébastien motive ce choix : « Notre gestion des notes de frais était totalement artisanale au moyen de la feuille de calcul dans Excel, et si, initialement, nous n’avions pas l’intention de lancer un projet pour améliorer ce processus, quand nous avons vu ce que Traveldoo proposait, nous avons choisi d’activer le module. Cela nous permettait de tout regrouper sous une même demande, réconcilier les notes de frais avec le voyage correspondant. »

La consolidation des dépenses de voyage a eu un gros impact sur la capacité de la direction achats d’anticiper les voyages. « Le fait de se soucier eux-mêmes de leurs réservations a poussé les gens à s’en occuper plus en amont, ce qui nous permet d’acheter des billets moins chers. Notre prix moyen sur l’axe Marseille/Bordeaux qui est notre principal point de référence, a baissé de 20% sur la première année. Enfin, Traveldoo nous a permis de réduire nos frais d’agence grâce à ce basculement vers le 100% online » conclut le Travel Manager.

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