Centralisation des paiements : des freins à la simplification

Dans le voyage d’affaires, les processus de réservation et de paiement gagnent en fluidité et en simplicité, occasionnant des usages moins contraignants et une baisse des coûts de traitement. Mais certains obstacles subsistent, rendant les pratiques innovantes moins pertinentes.

Comptes logés, cartes virtuelles, automatisation des processus… Sous l’impulsion des innovations technologiques, la centralisation des paiements tend à se démocratiser. Le spécialiste du domaine Airplus International estime que le déploiement d’une solution centralisée des règlements est à l’origine d’une optimisation des processus pouvant faire économiser jusqu’à 30% sur la gestion des dépenses de voyages. En conséquence, de plus en plus d’entreprises franchissent le pas et déploient des solutions innovantes en la matière.

Qu’il s’agisse de cartes corporate ou logées, leur succès est grandissant en raison de la simplification des processus financiers qui résultent des accords passés avec les acteurs de l’hôtellerie ou du transport, et aussi de la fluidité accrue qui profite à l’expérience voyageurs. Les paiements virtuels – intégrés automatiquement aux canaux de réservation – gagnent également du terrain, en particulier dans les pays émergents comme le Brésil, la Russie, l’Inde, ou encore la Chine.

Mais cette démarche de simplification rencontre aussi des obstacles. Les entreprises se retrouvent souvent obligées d’avoir deux fournisseurs différents, l’un pour une carte logée, l’autre pour une carte Corporate. Le nombre de fournisseurs pour le paiement s’avère d’ailleurs d’autant plus élevé quand la société a une envergure multinationale. On assiste ainsi à une forte demande de la part des entreprises qui souhaitent pouvoir profiter de tous les produits sur tous les marchés, et ainsi ne disposer que d’un unique fournisseur et donc un seul flux de données pour l’analyse de l’ensemble des dépenses.

Comme Airplus International, American Express propose une simplification croissante à ce niveau. Les technologies sont dans cette optique essentielle et permettent une automatisation poussée : la connexion avec les outils de gestion de notes de frais permet de se faire rembourser à partir d’une simple photo de justificatif prise lors d’un paiement. Il importe cependant de signaler que cette facilité de fonctionnalité n’est pas une règle générale, car dans bon nombre de pays, il faut tout de même fournir la version papier de la note de frais pour des raisons fiscales.

Il convient par ailleurs de prêter attention à certaines pratiques. Lorsque des collaborateurs sont en déplacement au-delà de l’Union européenne, au moment du paiement avec une carte Airplus, ces derniers sont invités à régler soit en monnaie locale soit en euros. Le spécialiste des moyens de paiements préconise dès lors de payer en euros, car il n’est pas rare que les commerçants proposent un taux de change supérieur au taux de conversion habituellement utilisé par Airplus. Loin de son pays, le collaborateur en déplacement n’a pas la possibilité de choisir le taux de conversion. Certains clients de la carte corporate d’Airplus ont été concernés par des écarts défavorables de ce type lors de voyages d’affaires.

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