Comment calculer le remboursement des frais de déplacement de vos collaborateurs ?

Les frais de déplacement désignent les différentes dépenses avancées par les collaborateurs lors de déplacements pour le compte de leur entreprise. Le traitement des remboursements de ces frais est souvent complexe et fastidieux. Il est en effet nécessaire de maîtriser les calculs, les modalités de remboursement et les spécificités des différents types de frais de déplacement. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour gérer efficacement le remboursement des frais de déplacements professionnels.

Qu’est-ce qu’une indemnité de déplacement ?

Les «frais de déplacement» correspondent aux frais engagés par les collaborateurs lors de déplacements professionnels. L’entreprise a alors pour obligation de rembourser ces frais aux collaborateurs. On appelle cela les indemnités de déplacement.

On distingue les frais de déplacements divers et les frais d’indemnités kilométriques.

Les différents types de frais de déplacement

Les frais de déplacement sont généralement remboursés à leur valeur réelle, à condition de fournir les justificatifs nécessaires (originaux). Ils peuvent être de différents types :

  • Les frais de trajet domicile-travail

    • Les entreprises doivent obligatoirement prendre en charge une partie des frais de transports publics des salariés (à hauteur de 50%).
    • Seuls les abonnements peuvent être remboursés.
    • Les frais de trajet entre le domicile et le travail peuvent être remboursés sous certaines conditions.

 

  • Les frais de location de voiture ou de taxi

    • Lorsqu’un collaborateur souhaite réserver une course en taxi ou louer un véhicule, il doit en faire la demande auprès de son entreprise et avoir son accord.
    • Le remboursement prend en charge les frais de taxi, les frais de péage et éventuellement les frais de stationnement, à condition de présenter les justificatifs de paiement.

 

  • Les frais de voyages d’affaires

    • Si les frais liés aux voyages d’affaires correspondent à des frais d’ordre professionnel (billets d’avion, de train, locations de voitures et nuits d’hôtel), ils peuvent être déductibles fiscalement.

 

  • Les frais de stationnement

Lorsque les collaborateurs sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel et que l’entreprise peut justifier de l’absence de parking gratuit à proximité du lieu de travail, le remboursement de ces frais peut être exclu des charges de cotisations de sécurité sociale.

Les frais d’indemnités kilométriques

Les collaborateurs utilisant leur véhicule personnel pour effectuer un déplacement d’ordre professionnel payent les frais de leur poche. Ils peuvent donc bénéficier des indemnités kilométriques.

Les indemnités kilométriques se calculent à partir d’un barème défini par l’état chaque année. Elles couvrent les frais suivants :

  • l’usure du véhicule.
  • le carburant.
  • l’entretien du véhicule.
  • l’usure des pneus.
  • l’assurance.

Gérer les frais de déplacement professionnel

Les frais de déplacement professionnel comportent des spécificités et des modalités de remboursement qu’il est important de maitriser afin d’être en règle avec l’administration.

Méthodes de calcul des frais de déplacement professionnel

Concernant les indemnités kilométriques, les collaborateurs peuvent évaluer le coût total de l’utilisation de leur véhicule personnel en fonction de :

– la puissance fiscale de leur véhicule

– le kilométrage parcouru dans l’année à titre professionnel.

Par exemple :

Si vous avez parcouru 15 000 km avec un véhicule de 5 CV en 2019, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique 2019 sera égal à 0,305 X 15 000 + 1188 = 5 763 euros

 

Nombre de chevaux fiscaux moins de 5 000 km 5 001 à 20 000 km plus de 20 000 km
3 CV et moins 0,451 x d ( 0,270 x d) + 906 0,315 x d
4 CV 0,518 x d ( 0,291 x d) + 1 136 0,349 x d
5 CV 0,543 x d (0,305 x d) + 1 188 0,364 x d
6 CV 0,568 x d (0,32 x d) + 1 244 0,382 x d
7 CV et plus 0,595 x d (0,337 x d) + 1 288 0,401 x d

« d » désigne la distance parcourue en kilomètres durant l’année.

« CV » signifie Chevaux Fiscaux.

Conditions de remboursement des frais de déplacement professionnel

Les frais de déplacement professionnel peuvent être remboursés sur la base du barème kilométrique ou bien en frais réels (à condition de fournir les justificatifs).

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, il faut que :

  • Le véhicule ne soit pas immatriculé au nom de la société
  • Les frais de déplacement soient justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement).

A savoir : depuis le 13 février 2016, les salariés peuvent percevoir une indemnité kilométrique lorsqu’ils utilisent leur vélo pour se déplacer vers leur lieu de travail ! Le remboursement diffère cependant du barème applicable aux voitures.

Solution de gestion des frais de déplacement professionnel

Traveldoo Expense permet de gérer de manière simple et efficace vos frais de déplacement professionnel et leur remboursement.

Grâce à sa solution web et à son application mobile intégrée, les collaborateurs peuvent gérer leurs frais de déplacement à partir de leur smartphone, et être remboursés dans des délais très courts grâce à la dématérialisation des justificatifs ainsi qu’à des fonctionnalités innovantes.

Ainsi, le remboursement des différents frais de déplacement peut vite devenir complexe si aucune règle ni solution de gestion ne sont mises en place pour le maîtriser et l’optimiser. Traveldoo Expense est une solution permettant de simplifier la gestion des frais de déplacement professionnel. Découvrez sans plus attendre ses fonctionnalités !

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