Comment dématérialiser son processus de facturation ?

Les factures ou justificatifs constituent des documents obligatoires pour rembourser les frais avancés par les collaborateurs ou salariés. Traditionnellement présentés sous format papier, ils peuvent désormais être dématérialisés, c’est-à-dire archivés sous format numérique. Cette nouvelle pratique, mise en place depuis le 22 mars 2017, offre de réels avantages aux entreprises et aux salariés. Mais pour que cela soit bénéfique, il est nécessaire de comprendre les spécificités liées au processus de dématérialisation des factures et de respecter les règles définies par l’administration fiscale. A travers cet article, découvrez ce qui se cache derrière le terme de « facture dématérialisée ».

Faire la différence entre une facture électronique et une facture dématérialisée

Facture dématérialisée ou facture électronique ? Ces deux termes ne sont pas des synonymes. Il existe en effet des différences entre ces deux types de factures qu’il est important de connaitre.

La facture électronique

La « facture électronique » ou « facture dématérialisée fiscalement » est un document original créé électroniquement, depuis un logiciel. 

Elle est envoyée, reçue et archivée sous format électronique, selon 3 modalités : 

  • Via la procédure de signature électronique admise par l’Administration fiscale. La facture est créée, signée, transmise, reçue et traitée par voie électronique et archivée sur un support informatique.
  • Par transmission électronique (via le système EDI par exemple). La facture est créée, transmise, reçue et traitée via un logiciel ou un système informatique et ne nécessite pas de signature électronique. 
  • Sous format électronique, via des solutions techniques autres que celles mentionnées ci-dessus. Par exemple, la transmission par email, ou en pièce jointe d’un email, etc., en veillant à respecter les règles établies par l’Administration.

Si vous décidez de basculer vers la facture électronique, il sera nécessaire que l’intégralité de votre processus de facturation soit électronique.

La facture dématérialisée

La « facture dématérialisée », également appelée « facture numérique », « facture dématérialisée duplicative » ou encore « facture dématérialisée non fiscale » est une facture éditée sous format papier, signée de manière manuscrite puis scannée. 

2 modalités sont possibles :

  • Elle peut être envoyée par voie non dématérialisée (La Poste par exemple), puis numérisée et traitée de manière électronique, et archivée de manière dématérialisée (Clé USB, CD-ROM, etc.)
  • Elle peut être scannée dès son émission, puis envoyée et réceptionnée de manière électronique (via messagerie par exemple), traitée et archivée par voie dématérialisée.

A la différence de la facture électronique, l’original de cette facture est papier.

A savoir :

Si vous scannez la facture originale papier, elle devient une copie et perd son caractère original.

D’un point de vue fiscal, elle n’est donc pas considérée comme une facture dématérialisée. 

Il s’agit en réalité d’une optimisation de la saisie des données, puisque une fois numérisée, la facture est traitée de manière électronique.

Il est donc nécessaire de conserver vos factures reçues sous format papier sous cette même forme.

Quels sont les avantages de dématérialiser ses factures ?

Le processus de dématérialisation des factures offre de nombreux avantages, aussi bien à l’entreprise qu’aux salariés :

  • Un gain de temps et de productivité

La dématérialisation des factures facilite la communication entre les différents services chargés de contrôler et valider les notes de frais/factures.

Du côté des collaborateurs, la numérisation des justificatifs leur fait gagner un temps considérable sur les opérations de saisies.

  • Une source d’économies pour l’entreprise

Les frais liés au papier constituent un budget conséquent pour les entreprises. 

Dématérialiser ses factures permet de réduire les démarches administratives et les saisies de données.  

La dématérialisation offre un meilleur contrôle des dépenses professionnelles.

  • Des délais de remboursement plus rapides

La dématérialisation des factures permet de réduire considérablement le processus de traitement des notes de frais et leur remboursement.

  • Un gain d’espace

La dématérialisation fait aussi gagner de l’espace à l’entreprise, puisque les stockages physiques ne sont plus nécessaires.  

  • Une meilleure gestion des notes de frais

La dématérialisation des factures permet d’éviter les erreurs suivantes, grâce notamment aux logiciels utilisés pour la dématérialisation :

  • erreur de frappes sur le logiciel de calcul des notes de frais
  • mauvaise organisation des dépenses professionnelles
  • oubli ou altération des factures
  • pertes des factures
  • Une amélioration de la traçabilité de l’information 

La dématérialisation des factures permet une optimisation de l’archivage et de la conservation des données. Vous pouvez en effet conserver vos factures via des supports informatiques (clé USB, CD-ROM, réseau informatique, etc.)

Ainsi, le processus de dématérialisation des factures offre de nombreux avantages aux entreprises, à condition d’être mis en place correctement. Veillez à bien respecter les spécificités liées aux factures électroniques et aux factures dématérialisées. Pour utiliser efficacement la dématérialisation des factures, la solution Traveldoo Expense est idéale. Elle permet de simplifier et d’automatiser le traitement des factures, grâce des fonctionnalités intuitives, comme la dématérialisation des justificatifs papiers.  Découvrez vite toutes ses fonctionnalités !

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