Comment simplifier la validation des notes de frais de vos collaborateurs ?

Comment procéder à la validation des notes de frais de votre entreprise de manière simple, rapide et efficace ?

La gestion des notes de frais requiert du temps, de la rigueur et beaucoup de patience. Entre l’établissement de la note de frais, sa soumission, sa validation, sa comptabilisation et son remboursement, il est parfois difficile de s’y retrouver. L’étape de validation des notes de frais est souvent la plus chronophage et compliquée, puisqu’il faut contrôler chaque dépense et vérifier s’il n’y a pas d’erreur, d’oubli ou de fraude. Pour simplifier cette étape, il apparait indispensable de mettre en place un processus de gestion des notes de frais efficace et rigoureux. Découvrez nos conseils pour y parvenir !

Déployer une solution automatisée de gestion des notes de frais

Pour gérer de manière optimale les notes de frais de votre entreprise et simplifier la validation des dépenses professionnelles des collaborateurs, il est fortement recommandé d’utiliser une solution automatisée de gestion des notes de frais.

La solution Traveldoo Expense et son application mobile dédiée permet notamment de centraliser toutes vos notes de frais, de s’adapter à votre politique de remboursement interne, de simplifier et optimiser vos processus de validation et de contrôle des dépenses professionnelles, et vous offre ainsi un réel gain de temps.

Les collaborateurs pourront créer leurs notes de frais, demander leur validation et suivre l’état de validation et de remboursement à partir de leur smartphone, à n’importe quel endroit et à tout moment.

Les comptables et managers pourront contrôler et valider instantanément les notes de frais des collaborateurs.

Les fonctionnalités de Traveldoo Expense

Traveldoo Expense offre des fonctionnalités innovantes visant à faciliter la gestion et la validation des notes de frais au quotidien. Vous pourrez entre autres :

  • Créer de façon automatique des notes de frais
  • Contrôler les dépenses professionnellesen personnalisant vos règles de remboursement (par catégorie de collaborateurs selon le motif de la dépense).
  • Réduire le délai de remboursement
  • Faciliter le traitement comptable
  • Contrôler et valider automatiquement les notes de frais (multicritères et multi-niveaux) grâce à des fonctionnalités adaptées à votre organisation (rôles d’approbation et de contrôle, système de notification de changement d’état d’une note de frais, alertes de non-conformité, calcul automatique des montants à rembourser et approbation sur smartphone ou tablette…).
  • Favoriser le respecter de votre politique de voyages et de remboursement
  • Créer des rapports détaillés
  • Analyser votre politique de gestion des notes de frais grâce à des tableaux de bord interactifs

L’application mobile Traveldoo Expense

L’application mobile Traveldoo Expense offre une gestion simplifiée et immédiate de vos dépenses, où que vous soyez. Très simple d’utilisation, vous pourrez entre autres :

  • Géolocaliser et enregistrer vos dépenses en temps réel dans votre portefeuille électronique simplement et rapidement.
  • Numériser vos justificatifs et les joindre à vos dépenses ou les enregistrer dans votre portefeuille électronique et les joindre plus tard. Que vous soyez dans le train, dans votre hôtel, au restaurant ou encore en mission, il vous suffira de vous munir de votre smartphone, et de prendre en photo votre justificatif. Ensuite, l’application s’occupe de tout pour vous.
  • Contrôler, valider et suivre les notes de frais directement depuis votre smartphone ou tablette, à tout moment, en temps réel et n’importe où.

Mettre en place un processus de validation des notes de frais

L’étape de validation des notes de frais implique d’avoir une bonne visibilité sur les frais engagés par les collaborateurs.

Si le validateur final, le comptable par exemple, n’est pas au courant des activités des collaborateurs, il va devoir vérifier chaque dépense, demander confirmation aux personnes concernées et donc perdre un temps précieux.

Il est ainsi préférable d’instaurer un processus de validation, comprenant différentes étapes, afin d’éviter les doutes, erreurs et ambiguïtés dans la validation des notes de frais. Cela fera gagner du temps aux validateurs finaux, et réduira par la même occasion les délais de remboursement.

Ces étapes peuvent se décomposer comme suit :

  • Approbation des dépenses par les managers
  • Contrôle et vérification par les services financiers/comptables
  • Exécution des remboursements

Une solution de gestion des dépenses d’entreprise pour éviter les mauvaises surprises

Pour contrôler parfaitement les dépenses professionnelles et éviter les abus et irrégularités de la part des collaborateurs, l’utilisation d’un outil de gestion des notes de frais est indispensable.

Il est possible et même recommandé de l’associer à une carte de paiement corporate sécurisée afin de bénéficier d’une visibilité optimale sur les dépenses des salariés.

Traveldoo Expense permet de gérer les dépenses professionnelles d’entreprise et de gagner en temps et en efficacité grâce à des fonctionnalités spécifiques :

  • Contrôle des dépenses professionnelles
  • Validation automatique des notes de frais
  • Respect de votre politique de dépenses et de remboursement

Vous pourrez facilement et immédiatement comparer les dépenses professionnelles avec les justificatifs de notes de frais fournis par vos collaborateurs. Vous serez ainsi assurés que toutes les dépenses sont justifiées.

La validation des notes de frais, souvent perçue comme une tâche ingrate et chronophage, peut devenir simple, intuitive et rapide grâce à la mise en place d’une solution de gestion des notes de frais, comme Traveldoo Expense, ainsi qu’un processus de validation efficace.

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