Comptabiliser les notes de frais | Traveldoo

Comment comptabiliser vos dépenses professionnelles en notes de frais ?

Les dépenses professionnelles effectuées par les collaborateurs dans l’intérêt de leur entreprise (billets d’avions, hébergement, restaurants…) leur sont remboursées via l’établissement d’une note de frais. Le processus de comptabilisation et d’enregistrement de ces notes de frais doit être particulièrement soigné et respecter certaines règles car il est fréquemment examiné en cas de contrôle fiscal. Découvrons tout cela en détails.

 

Comptabilisation note de frais : quels sont les frais concernés ?

Lors de déplacements professionnels ou dans le cadre de son activité, un salarié peut être amené à avancer les frais suivants :

  • hôtels
  • restaurants
  • train, avion ou location de voiture
  • invitations de clients au restaurant
  • cadeaux offerts à des clients, fournisseurs, prospects,…
  • achat de documentation et de fournitures.

Pour être comptabilisées en notes de frais et ensuite être remboursées, les dépenses des salariés doivent respecter des règles strictes, liées à la comptabilité et à la fiscalité.

Note de frais : quels sont les impératifs comptables ?

La comptabilisation des notes de frais doit respecter des règles précises et être effectuée avec soin et organisation.  

Quelles sont les règles à respecter ?

Pour comptabiliser les dépenses effectuées par les collaborateurs en notes de frais, et optimiser la gestion des notes de frais, il est impératif de :

  • Fournir des justificatifs (factures, billets, tickets, additions…), des informations complémentaires (lieu, motif, nombre de kilomètres parcourus dans le cas d’un déplacement par exemple) ainsi que la note de frais créée.
  • Classer les justificatifs par date d’achat
  • Regrouper sur la note de frais les dépenses par nature : frais de restaurant ensemble, frais de déplacement, etc.
  • Faire apparaitre sur la note de frais les différents montants : Hors Taxe, montant de la TVA et total TTC car l’entreprise récupère la TVA (si elle apparaît sur la facture et si l’achat entre dans son champ d’application).

Ensuite, les dépenses doivent respecter certaines règles :

  • Dans le cas d’une invitation au restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation doivent être mentionnés.
  • Pour passer une nuit à l’hôtel en note de frais, il est nécessaire que l’hôtel soit situé à plus de 50 kilomètres de la société ou que le salarié ne puisse pas rentrer chez lui en moins d’une heure et demi.
  • Les « cadeaux d’affaires » doivent être d’un montant raisonnable. La TVA est déductible pour les cadeaux dont la valeur est inférieure à 65€.
  • Pour le remboursement kilométrique, il est nécessaire de fournir des informations spécifiques (véhicule utilisé, puissance fiscale, trajet effectué, carte grise, etc.).

Attention, en cas de contrôle fiscal ou URSSAF, les notes de frais sont assez fréquemment examinées. Si une fraude ou une mauvaise comptabilisation est détectée, vous serez soumis aux cotisations sociales, salariales et patronales.

Comment enregistrer une note de frais ?

Chaque dépense est liée à une catégorie appartenant à un compte spécifique. Les notes de frais s’enregistrent en utilisant différents comptes, comme pour les factures fournisseurs. Les frais mentionnés ci-dessous appartiennent aux comptes de la classe 6 :

  • 6251 : « Voyages et déplacements » pour les trains et avions. Les frais de stationnement ponctuels, entrent aussi dans cette catégorie
  • 6256 : « Missions » lorsque les frais de déplacements (trains et avions) s’accompagnent d’autres frais (restaurants et hôtels)
  • 6135 : « Locations mobilières » pour la location d’un véhicule. Les frais de stationnement sur un espace loué par l’entreprise (lorsque la location n’est pas occasionnelle), sont à saisir dans ce compte
  • 6257 : « Réceptions » pour les invitations au restaurant de partenaires ou de clients
  • 6234 : « Cadeaux » lorsque des cadeaux ont été faits
  • 6181 : « Documentation générale » pour les achats de documentation, magazines, livres…
  • 6064 : « Fournitures administratives » pour les achats de petites fournitures

Il existe également d’autres types de remboursement comme :

  • Les indemnités kilométriques (qui doivent être inscrits dans le compte 6414 « Indemnités et avantages divers »)
  • Les frais de transport (pour les déplacements du salarié entre son domicile et son lieu de travail), qui doivent être inscrits dans le compte 647 « Autres charges sociales ».

> Cette participation s’élève à 50 % du prix des abonnements souscrits par le salarié pour la totalité du trajet entre sa résidence et son lieu de travail (tarifs de 2ème classe). Il s’agit des trajets en transports publics ou via des services publics de location de vélos.

Il est extrêmement important que les notes de frais soient claires et bien détaillées afin de faciliter et fiabiliser les traitements comptables. Uniformiser le processus de gestion des notes de frais (en proposant un modèle type de note de frais, etc.) apparait alors indispensable.

Une comptabilisation et un enregistrement des notes de frais simplifiés

La solution Traveldoo Expense a été déployée pour faciliter la comptabilisation et l’enregistrement des notes de frais.

Cette solution offre un véritable gain de temps et vous permet notamment d’automatiser le contrôle et la validation des notes de frais, et d’identifier facilement les types de dépenses et simplifier leur traitement comptable.

Ce processus intuitif permet de compatibiliser et d’enregistrer les notes de frais en toute simplicité et traiter les remboursements plus rapidement.
Comptabiliser les notes de frais nécessite ainsi de l’organisation et de la rigueur. Le respect de certaines règles comptables et fiscales est impératif. Le logiciel Traveldoo Expense permet de simplifier ce processus, souvent long et compliqué, en le rendant plus fluide, rapide et fiable. Découvrez toutes ses fonctionnalités innovantes sans plus attendre !

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