Dématérialisation des factures de notes de frais

Que faut-il savoir sur la dématérialisation des factures de notes de frais ?

Depuis le 22 mars 2017, l’administration fiscale autorise la dématérialisation des facture. Vous pouvez donc désormais conserver les justificatifs papiers de vos dépenses professionnelles en version numérique, sous certaines conditions. Cette nouvelle pratique comporte de nombreux avantages, et permet de simplifier la gestion et le remboursement des notes de frais. Vous ne perdrez plus votre temps à tenter de mettre la main sur vos justificatifs papiers afin d’être remboursés ! Mais comment fonctionne précisément le processus de dématérialisation des factures ? Quels sont les outils à mettre en place, quelles sont les règles à respecter ? Nous vous donnons les éléments de réponse dans cet article.

Processus de dématérialisation des factures de notes de frais

Les factures ou justificatifs sont des documents indispensables pour rembourser les dépenses professionnelles avancées par les salariés.

Elles peuvent se présenter sous le format papier, mais également au format numérique (dématérialisé) depuis 2017.

Cette dématérialisation présente de nombreux avantages pour le salarié mais aussi pour l’entreprise. Elle permet notamment d’éviter toute perte malencontreuse des factures papiers pouvant entrainer un non-remboursement, et facilite le processus de gestion des notes de frais.

Il convient toutefois de respecter certaines règles et conditions pour dématérialiser les factures.

Avantages de la dématérialisation des factures de notes de frais

La dématérialisation des factures offre les avantages suivants :

  • Une source d’économies pour l’entreprise

Les frais liés au papier constituent un budget conséquent pour les entreprises.

La dématérialisation des factures permet de réduire les démarches administratives et les protocoles de saisies.

Elle offre un meilleur contrôle des dépenses professionnelles effectuées.

  • Un gain de temps

Du côté de l’entreprise, la dématérialisation des factures facilite la communication entre les différents services chargés de contrôler et valider les notes de frais.

Du coté des collaborateurs, la numérisation des justificatifs leur fait gagner un temps considérable sur les opérations de saisies.

Par ailleurs, elle permet de réduire fortement le processus de traitement des notes de frais et leur remboursement.

  • Gain d’espace

La dématérialisation fait aussi gagner de l’espace à l’entreprise, puisque les stockages physiques ne sont plus nécessaires.

  • Une meilleure gestion des notes de frais

La dématérialisation des factures permet d’éviter les erreurs suivantes :

  • erreurs de frappes sur le l’outil de gestion des notes de frais
  • mauvaise organisation des dépenses professionnelles
  • oubli ou altération des factures
  • pertes des factures

Les logiciels utilisés pour la dématérialisation sont capables de détecter rapidement les failles et erreurs et y apporter les corrections adéquates.

Par ailleurs, lors des contrôles URSSAF, il est plus simple de présenter les factures de notes de frais sous format numérique.

Comment dématérialiser des factures de notes de frais ?

Pour dématérialiser une facture de note de frais, vous devez procéder comme suit :

  • Numériser les justificatifs

Les justificatifs numérisés doivent être strictement identiques à l’original. Vous pouvez utiliser pour cela votre smartphone ou un scanner récent.

  • Enregistrer les documents au format PDF

Les justificatifs numérisés doivent obligatoirement être enregistrés au format PDF (sans compression des images).

  • Sceller les documents

Les justificatifs numérisés doivent être datés et signés afin de garantir qu’ils ne seront pas modifiés. Ils peuvent être signés de manière électronique (par une personne physique comme le comptable) ou par le biais d’un cachet serveur (pour les personnes morales).

Il est nécessaire pour cela d’utiliser un timestamp ou horodatage, afin d’établir avec exactitude et précision la date et l’heure de dépôt.

  • Faire appel à un organisme de certification

Ce type d’organisme permet de délivrer des certificats électroniques, et fournit un outil spécialisé pour la procédure de scellement.

  • Sécuriser les justificatifs archivés

Les justificatifs numérisés doivent être conservés de manière sécurisée afin d’éviter toute perte ou endommagement. Il est donc nécessaire de réaliser des copies de sauvegarde, de restreindre l’accès aux fichiers, et de mettre en place un contrôle d’accès.

Les outils dédiés

Pour dématérialiser une facture de note de frais, différentes solutions existent :

  • Des solutions de gestion de notes de frais, comme Traveldoo Expense. Ce logiciel intuitif permet notamment de numériser vos justificatifs de notes de frais, de les joindre à vos dépenses, puis de les enregistrer via la fonctionnalité d’archivage à valeur probante.
  • Des cartes de paiements professionnelles associées à une solution logicielle.

Ces cartes permettent d’automatiser le processus de gestion des notes de frais depuis le paiement, le justificatif, le contrôle et jusqu’à la comptabilisation

Les règles à respecter quant à la dématérialisation des factures de notes de frais

La dématérialisation des factures est de plus en plus utilisée par les entreprises, depuis l’arrêté du 22 mars 2017.

Cet arrêté définit notamment les conditions que doivent remplir les copies numériques et les factures pour qu’elles aient une valeur probante et bénéficient de la TVA déductible.

La dématérialisation des factures est soumise à une réglementation spécifique définie par l’administration fiscale. Voici les règles fondamentales :

  • La copie numérique de la facture doit être conforme à son original. Tout changement (couleur, etc.) doit être argumenté.
  • La facture ne doit avoir subi aucun traitement d’image, avec des logiciels de retouche photo. Toutefois, les compressions sont autorisées.
  • Les factures doivent être au format PDF pour permettre une lisibilité dans le temps.
  • Les dispositifs de suivi des modifications et du traitement des documents comme l’Horodatage ou le timestamp sont nécessaires.
  • La signature électronique ou le cachet serveur sont obligatoires. La signature électronique fait appel à un tiers alors que le cachet serveur est lié au logiciel qui est utilisé.
  • Les factures doivent faire l’objet d’un archivage spécial et consultable en ligne pendant au moins 10 ans.

Ainsi, la dématérialisation des factures de notes de frais est un procédé récent extrêmement avantageux pour l’entreprise et ses collaborateurs. Elle permet notamment d’éviter les heures perdues à retrouver les factures papier et offre un gain de temps et d’argent considérable.  La gestion des notes de frais est plus fluide et les délais de remboursements écourtés !

La solution Traveldoo Expense permet d’optimiser et de simplifier la gestion des notes de frais, par le bais de fonctionnalités répondant aux besoins des entreprises et collaborateurs comme la dématérialisation des justificatifs. Découvrez-la vite !

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