Dématérialisation des notes de frais

La dématérialisation des notes de frais est permise depuis un arrêté en date de mars 2017. Par conséquent les entreprises ont l’autorisation d’enregistrer au format numérique leurs factures. Enfin une bonne nouvelles pour les directions financières ! Désormais elles peuvent dire aurevoir aux archives de justificatifs de note de frais gardées dans l’entreprise pendant une période de 10 ans (délai imposé par l’administration fiscale)
Nous vous proposons chez TRAVELDOO une solution simple et efficace pour gérer les voyages d’affaires ainsi que les dépenses professionnelles de vos collaborateurs.


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Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?

La gestion du remboursement des notes de frais non numérique est encore l’apanage de beaucoup entreprises. Pourquoi est-il nécessaire de dématérialiser ses notes de frais ? Quelle est la bonne attitude à avoir face à la digitalisation des factures ?
Découvrez sur les avantages de la numérisation de notes de frais liée à une l’entreprise et à ses salariés avec Traveldoo :

  • la diminution du taux d’erreurs dans la gestion des notes de frais
  • le gain de temps
  • la réduction des dépenses professionnelles
  • la réduction du coût de gestion pour les entreprises

La dématérialisation des factures : un gain de temps et d’argent pour les entreprises

Les frais d’impressions et de stockage coûtent très chers aux entreprises pouvant atteindre 7 à 8% du budget alloué pour la gestion des dépenses professionnelles. De ce fait on peut aisément remarquer que la numérisation permet de simplifier aussi bien les démarches administratives que la saisie des informations.
Dématérialiser des factures est une aubaine pour les services financiers et les entités de contrôle. C’est un gain de temps non négligeable pour les différents salariés de l’entreprise. Le process d’automatisation permet grâce à la dématérialisation de réduire de manière notable le temps alloué au traitement du remboursement des notes de frais. Enfin la digitalisation des notes de frais permet de gérer et corriger les erreurs très rapidement.
Lors des contrôles de l’URSAFF, il est plus facile et simple de présenter les justificatifs de notes de frais demandés. Ainsi, avec la digitalisation des notes de frais, plusieurs erreurs sont évitées. Les erreurs les plus souvent rencontrées sont :

  • La perte de justificatifs des notes de frais
  • le manque d’organisation des dépenses professionnelles
  • l’altération des justificatifs de notes de frais
  • l’inclusion d’erreurs au niveau des calculs

Réduction du coût des notes de frais

L’objectif derrière des offres comme celles proposées par TRAVELDOO est d’améliorer la productivité, approfondir la maitrise et de réduire le temps de gestions des dépenses professionnelles ainsi que des notes de frais aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.
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La réduction des coûts est directement imputable aux solutions de dématérialisation. La numérisation des justificatifs de note de frais se fait maintenant en quelques clics. Il en va de même pour l’enregistrement comptable dans le système de l’entreprise.

Dématérialiser ses notes de frais : quelles sont les règles à respecter?

Nous tenons à apporter un éclaircissement sur le fait que le basculement vers le tout numérique implique pour l’entreprise que son système de numérisation soit certifié conforme aux directives du fisc. L’employeur doit tenir compte du fait que la numération des notes de frais n’est pas instinctive pour tout le monde et donc prendre les mesures nécessaires pour assurer une conduite de changement fiable. Il est du devoir de l’employeur de veiller à ce que la partie comptable ait les moyens d’assurer l’archivage des notes de frais sur les dix années à venir.
La satisfaction de la partie administrative d’une entreprise est le premier enjeu de la digitalisation des notes de frais. Celle-ci implique de garantir la fiabilité de la note de frais numérique face à la note de frais classique.
L’Urssaf approuve l’existence d’une copie digitale d’un document papier :
décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016.
L’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales
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