Dématérialiser les notes de frais: Créer les conditions de la réussite

Passer au tout numérique en matière de gestion des notes de frais n’est pas forcément chose aisée, en particulier dans les grandes organisations multi-sites. Une démarche particulière est nécessaire, très en amont, pour donner les meilleures chances de succès à cette mutation pour dématérialiser les notes de frais.

Avec plus de 2 000 euros en moyenne par an et par salarié, les notes de frais sont loin d’être négligeables dans les organisations. Les solutions pour en optimiser la gestion suscitent en conséquence un fort intérêt, comme le déploiement d’outils technologiques et de nouvelles pratiques adaptées. Mais comment se donner les moyens de réussir cette mutation de fond dans les grands groupes, multi-entités, présents sur de nombreux sites aux quatre coins du monde ?

Il est souhaitable dans ces cas de mettre sur pied les démarches nécessaires pour obtenir l’adhésion des collaborateurs dans cette conduite du changement. Une communication spécifique en interne sur la nécessité d’adopter les nouvelles pratiques s’avère indispensable. Certains acteurs font ainsi le choix d’instaurer un pré-projet visant à se mettre dans les meilleures conditions lors du lancement du projet plus en aval. Un travail mené en coopération avec un cabinet de consulting, comme Arago Consulting, spécialisée dans l’accompagnement en matière de transformation digitale. Le fait de se tourner vers des intégrateurs de la sorte constitue souvent une aide précieuse à la réussite de cette transition.

L’objectif est de faire connaître les opportunités de simplification, d’harmonisation ainsi que l’efficacité qui en découle. Tous les échanges internes, les arbitrages, les choix à retenir se déroulent au cours de cette phase. Ces aspects ne sont donc plus à traiter lorsque vient l’étape du déploiement du projet par la suite. Concrètement, il s’agit de partir à la rencontre des utilisateurs finaux en vue de l’implémentation ultérieure de la solution, parmi lesquels on peut citer les collaborateurs-voyageurs, les contrôleurs de gestion ou encore les directeurs financiers. Dans cette phase en amont, le but est de lister les besoins de chacun des acteurs impliqués dans la gestion des notes de frais et d’identifier les solutions nécessaires et utiles.

De pareilles précautions en amont représentent une garantie en matière de mutation technologique synonyme d’efficacité et de coûts maîtrisés. Dans les achats finance tout comme dans les achats voyage d’affaires, il est nécessaire de procéder à des modes de fonctionnement locaux. On ne gère pas la question des notes de frais aux Etats-Unis comme en France ou ailleurs. Si dans certains pays, la conservation de documents papier dans ce domaine est toujours indispensable, la France est définitivement libérée de cette obligation depuis le 1er juillet dernier. Un reçu papier numérisé et archivé selon les conditions prévues par la loi a désormais la même valeur légale que son justificatif papier et celui-ci peut donc être détruit. Cet enjeu est proportionnel à la taille de l’entreprise. Rappelons que pour une entreprise de 250 salariés, près de 10 000 reçus papier devaient jusque là être conservés, soit plus de 50 000 sur 5 ans.

Mais au-delà des spécificités nationales, l’évolution globale fait que les acteurs du tourisme sont de plus en plus uniformisés, quels que soient les continents, comme en témoignent l’évolution de Uber ou d’Airbnb. Des processus harmonisés sont alors malgré tout nécessaires sur un plan financier, mais aussi en matière de critères de conformité, même s’il faut tenir compte de spécificités propres à un territoire.

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