Dépenses frais professionnels | Traveldoo

Les dépenses professionnelles ou frais professionnels sont des dépenses liées aux salariés dans le cadre de leur activité professionnelle et sont généralement remboursées par l’employeur. Ces remboursements sont en grande partie effectués sous réserve de présenter un justificatif de note de frais. Ils peuvent avec l’accord de l’entreprise prendre la forme d’une déduction forfaitaire. Les frais professionnels ne sont pas inclus dans le calcul des cotisations de la sécurité sociale.

Dans le cas où les dépenses prendraient la forme d’une allocation forfaitaire celles-ci sont soumises à l’accord de l’employeur qui peut décider de vous verser une indemnité. Ce versement ne peut s’effectuer qu’en comparant le montant de l’allocation aux limites d’exonération. Ces exonérations sont revalorisées année après année en fonction des frais suivants :

  • Frais de restauration en cas d’empêchement exceptionnel
  • Frais de restauration sur le lieu de travail ou en dehors de l’entreprise
  • Frais kilométriques
  • Frais de déplacements à l’étranger

 

Remboursement des dépenses professionnelles : les différents cas possibles

Lorsque les remboursements sont supérieurs à la limite d’exonération prévue, deux cas sont possibles :

  • Réintégration du surplus dans les cotisations car cela pourrait être considérée comme une rémunération complémentaire
  • Si les circonstances sont avérées par des justificatifs, l’excédent est alors exclu des cotisations.

Attention le remboursement des frais sur la base d’allocations forfaitaires n’est pas applicable à l’instance dirigeante. En effet les dirigeants sont soumis au régime social des non-salariés. Il en est de même pour les gérants minoritaires.

Seuls les frais kilométriques rentrent dans le cadre de l’indemnisation forfaitaire. Attention pour cela le dirigeant doit utiliser son véhicule personnel à titre professionnel.

 

L’indemnisation des dépenses professionnelles

Certaines dépenses professionnelles ne peuvent rentrer dans le cadre de l’indemnisation que sur la base des dépenses réellement engagées qui concernent :

  • Les dépenses engagées pendant le télétravail
  • Les dépenses engagées pour l’utilisation professionnelles d’outils de communication et d’information issues des nouvelles technologies
  • Les dépenses en cas de déménagement dans le cas d’une mobilité professionnelle
  • Les dépenses des salariées d’entreprises se trouvant à l’étranger
  • Les dépenses liées aux salariés s’étant déplacés de la métropole vers les territoires d’Outre-mer

Dans le cas où le remboursement sur la base d’une allocation forfaitaire est admis par l’entreprise, l’employeur est libre de décider d’un remboursement des frais sous présentations de justificatifs.

Certains remboursements peuvent être exclus du calcul des cotisations seulement si l’entreprise peut prouver que le salarié fut obligé d’engager des frais supplémentaires dans le cadre exclusif de son activité professionnelle. Ceci implique donc la présentation d’un justificatif de note de frais et dans ce cas il n’y a donc pas de limite d’exonération.

 

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