Données: quand dire stop ? – Traveldoo Insight

Travailler et profiter : la devise des voyageurs d’affaires du monde entier ! Nous avons tous vu, sur les médias sociaux, des photos de voyageurs d’affaires en train de se détendre autour d’un verre. N’y a-t-il que moi à avoir pour première pensée en voyant ces photos : « j’espère qu’ils ont bien gardé leurs reçus » ?

Sans vouloir être rabat-joie, il faut reconnaître que si les voyages d’affaires ont leurs avantages ; avancer ses dépenses, soumettre ses notes de frais et gérer son budget jusqu’à réception des remboursements sont des tâches beaucoup moins drôles.

 

Ce point est souvent abordé par les fournisseurs de solutions Travel & Expense. Ces derniers insistent énormément sur les problèmes auxquels sont confrontés les voyageurs d’affaires, mais quid de celles et ceux qui connaissent les tourments de la gestion des notes de frais, sans profiter du moindre avantage ?

Les directeurs financiers, les contrôleurs, les Travel et Expense Managers, sans oublier les chefs de services, sont très impliqués dans la maîtrise des frais et des budgets, dans le contrôle du respect des politiques, et dans les processus d’approbation, afin d’optimiser les coûts.

Chacun d’eux a besoin de données spécifiques pour prendre des décisions et effectuer ses tâches le plus efficacement possible. Dans ce secteur, on a tôt fait de se concentrer uniquement sur la gestion quotidienne des frais de voyages sans prendre le temps d’avoir une vue d’ensemble, notamment lorsqu’il est question des données, qui peuvent parfois sembler écrasantes par leur quantité.

« Trop d’amour te tuera » – Queen (« Trop de données te tuera » – Suganya)

Le groupe Queen n’avait pas tort de chanter qu’on meurt de trop d’amour, et j’ai tendance à penser qu’en réalité, un excès de tout peut être néfaste. C’est définitivement le cas pour les données. En tant qu’analyste, j’étudie des données au quotidien, mais je sais que pour la plupart des autres personnes, les données ne sont qu’un moyen d’atteindre un objectif. Si c’est votre cas, vous souhaiteriez sans doute ne connaître que les informations nécessaires pour prendre des décisions visant à améliorer l’efficacité, optimiser les coûts et améliorer les bénéfices. Traveldoo est là pour vous aider à y voir clair.

L’approche de la business intelligence de Traveldoo est basée sur l’entreprise plutôt que sur l’informatique. Traveldoo Insight va à l’essentiel : l’information. Nous avons identifié les différents acteurs de la gestion des dépenses de voyage dans une entreprise, défini leurs rôles et leurs besoins en matière de données, afin de concevoir des livrets spécifiques à chaque rôle et de répondre à leurs besoins.

Quelques exemples d’utilisateurs et de rôles :

  • Directeur financier : examiner les dépenses de voyages en tant qu’élément matériel des documents comptables ;
  • Contrôleur : contrôler les résultats réels par rapports aux budgets ;
  • Travel and Expense Manager : vérifier la conformité à la politique voyage ;
  • Chefs de service : vérifier les dépenses des membres de leurs équipes et approuver les notes de frais.

« Ce qui nous encombre nous étouffe. La simplicité permet de respirer. »

Nous avons sélectionné les indicateurs clés de performances les plus pertinents et utiles pour les différents groupes d’utilisateurs cible, et nous avons conçu des livrets pour chacun de ces profils. De plus, Insight ne se limite pas aux données : les tableaux de bord et les rapports sont conçus pour être faciles à comprendre, grâce à des visualisations interactives.

Sans données encombrantes, vous pouvez aller plus rapidement à l’essentiel et prendre les bonnes décisions quand il le faut. De plus, étudier une série d’indicateurs de façon constante et prolongée vous permet d’identifier les changements de tendances et d’habitudes. Vous pouvez également évaluer efficacement l’impact de vos nouvelles politiques sur les résultats escomptés.

En outre, nous pensons que la valeur ajoutée réside dans le suivi plutôt que dans la question initiale. C’est pourquoi nous vous permettons de jouer sur le niveau de détail de chaque indicateur clé de performances, afin de mieux comprendre leur contexte.  Ainsi, vous pouvez plus facilement définir une stratégie globale et prendre des décisions basées sur des données.

« Ce n’est pas moi qui ne sais pas garder un secret, ce sont les gens à qui je l’ai dit. » – Abraham Lincoln

Tout le monde n’a pas besoin d’accéder à la totalité des données disponibles. Non seulement parce que les détails ne les concernent pas, mais aussi pour des raisons de sécurité. Les rapports organisés par rôles offrent un avantage supplémentaire : les utilisateurs n’ont accès qu’aux données dont ils ont besoin, ce qui facilite la protection des données et de la confidentialité.

En outre, la flexibilité totale d’Insight vous permet de personnaliser les droits et les autorisations des utilisateurs afin de contrôler les accès des utilisateurs en fonction de leur rôle. Vous pouvez accorder ou restreindre l’accès des utilisateurs à des actions comprises dans les rapports. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à effectuer tout ou partie des actions suivantes : consulter les tableaux de bord, interagir avec ceux-ci via des filtres et des paramètres, commenter à l’aide de captures d’écran, créer des comptes et s’abonner, ou abonner d’autres personnes, à des e-mails, modifier les tableaux de bord et télécharger les jeux de données correspondants.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez davantage d’informations ou pour demander une démonstration. Restez à l’écoute pour lire les prochaines publications sur la solution Insight de l’équipe Traveldoo…

Partager sur

Recent Posts

Inscrivez-vous à la TraveldooNews

Pour connaître les dernières news du voyage d'affaires et des frais professionnels

Félicitations ! Vous êtes maintenant inscrit à notre Newsletter !

Subscribe toTraveldooNews

Receive the latest Business Travel and Expense news !

Congratulation! You are now registered to our newsletter!

données travel expenseleviers de performanceicon sendNEWSLETTER