Gestion de vos dépenses professionnelles et notes de frais

Optimiser le traitement des notes de frais et le suivi des budgets

Notre technologie à votre service

Comptabiliser

Comptabiliser

Rapprochement des flux de commandes et des flux de dépenses ou de paiement. Contrôle et validation des imputations budgétaires.

Contrôler

Contrôler

Respect renforcé de votre politique de remboursement de frais professionnels.

Demande d'avance

Demande d'avance

Gérez les demandes d’avance. Paramétrez les flux de validation. Intégrez vos demandes d’avance dans votre gestion de note de frais.

Intégrer

Intégrer

Import automatisé des flux de paiement et rapprochement comptable. Diffusion de rapports comptables.

Gérer

Gérer

Réimputation des comptes et des codes budgétaires. Intégration automatisée des ajustements.

Facture

Facture

Intégrez automatiquement les flux de facturation, contrôlez vos dépenses hors politique et consolidez ainsi les différentes sources de vos dépenses.

Création automatisée des notes de frais

Votre note de frais est créée automatiquement à partir de vos commandes de voyages et des réservations Traveldoo. Vous pouvez la compléter rapidement avec l’ajout des dépenses et des justificatifs enregistrés dans votre portefeuille électronique, sans oublier l’intégration des flux de paiement, la saisie assistée des lieux, des dates, des fournisseurs et des taux de conversion.

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Des instruments puissants pour une meilleure maîtrise des dépenses

La solution offre de nombreuses possibilités de paramétrage pour vous aider à rationaliser vos dépenses, contrôler leur conformité, faciliter le respect des budgets et améliorer leur temps de traitement. Avec la classification personnalisée des natures de dépenses, les formulaires personnalisables et les règles de ventilation, vous définissez votre propre typologie de dépense et le niveau de détail que vous souhaitez récupérer.

Vous automatisez efficacement le contrôle et la validation des notes de frais, y compris lorsqu’il s’agit de processus multi-critères et multiniveaux. Les rôles d’approbation et de contrôle, le système de notification de changement d’état d’une note de frais, les alertes de non-conformité, le calcul automatique des montants à rembourser et l’approbation sur smartphone ou tablette permettent de s’assurer du bon déroulement des circuits de validation et de contrôle.

Des outils performants pour faciliter vos traitements et réduire les délais de remboursement

Vous vérifiez rapidement la ventilation des dépenses, leur imputation budgétaire et leur justification. Vous disposez d’outils faciles à utiliser pour rapprocher les flux de commandes et les flux de dépenses ou de paiements, pour traiter le remboursement des notes de frais selon les règles de votre entreprise et préparer la récupération de la TVA.

Des types de dépenses liées à des codes comptables: facilitez l’identification de la dépense et son traitement comptable. La solution vous permet de lier les types de dépenses à un code comptable, pour une parfaite intégration à votre ERP.

note de frais
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Une plus grande visibilité sur l’efficacité de votre politique de gestion des frais professionnels

Un nouvel éclairage sur vos dépenses: des modèles de rapports détaillés et organisés en six domaines d’analyse – activité, dépenses, conformité, prix, économies, collaborateurs – vous permettent de comprendre précisément et rapidement la nature et l’évolution des frais professionnels de votre organisation, d’un département ou d’un projet.

Une plus grande visibilité sur l’efficacité de votre politique de gestion des frais professionnels : des tableaux de bord interactifs favorisent le suivi de vos indicateurs-clés de performance (KPIs): consommation des budgets, taux de conformité, délais de remboursement… En quelques clics vous serez en mesure comprendre l’origine de certains écarts et identifier des potentiels d’économies.

Découvrez l’expérience Traveldoo Expense

Simplicité & Rapidité
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Gérez simplement et rapidement vos notes de frais

  • Automatisez la création de vos notes de frais

 

  • Géolocalisez et enregistrez instantanément vos dépenses

 

  • Numérisez et centralisez vos justificatifs.

Optimisation & Contrôle
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Améliorez le traitement des notes de frais, optimisez vos dépenses et contrôlez leur conformité.

  • Créez des formulaires de dépenses personnalisés & adaptés à vos besoins

 

  • Automatisez les flux de validation de vos notes de frais

 

  • Paramétrez les règles de contrôle de votre politique de remboursement.

Suivi & Efficacité
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Suivez l’efficacité de votre politique de gestion des frais professionnels.

  • Générez des rapports sur la nature et l’évolution de vos frais professionnels

 

  • Analysez l’état et l’évolution de vos indicateurs clés de performance depuis votre tableau de bord.

Automatisation

Automatisez l’intégration de vos frais professionnels depuis ou vers vos logiciels métier.

  • Exportez les dépenses dans votre progiciel de gestion intégré

 

  • Importez des relevés bancaires, des factures dans Traveldoo Expense.

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