Gestion de vos dépenses professionnelles et notes de frais

Votre note de frais est créée automatiquement à partir de vos commandes de voyages et des réservations Traveldoo. Vous pouvez la compléter rapidement avec l’ajout des dépenses et des justificatifs enregistrés dans votre portefeuille électronique, sans oublier l’intégration des flux de paiement, la saisie assistée des lieux, des dates, des fournisseurs et des taux de conversion.

La solution offre de nombreuses possibilités de paramétrage pour vous aider à rationaliser vos dépenses, contrôler leur conformité, faciliter le respect des budgets et améliorer leur temps de traitement. Avec la classification personnalisée des natures de dépenses, les formulaires personnalisables et les règles de ventilation, vous définissez votre propre typologie de dépense et le niveau de détail que vous souhaitez récupérer.

Vous automatisez efficacement le contrôle et la validation des notes de frais, y compris lorsqu’il s’agit de processus multi-critères et multiniveaux. Les rôles d’approbation et de contrôle, le système de notification de changement d’état d’une note de frais, les alertes de non-conformité, le calcul automatique des montants à rembourser et l’approbation sur smartphone ou tablette permettent de s’assurer du bon déroulement des circuits de validation et de contrôle.

Vous vérifiez rapidement la ventilation des dépenses, leur imputation budgétaire et leur justification. Vous disposez d’outils faciles à utiliser pour rapprocher les flux de commandes et les flux de dépenses ou de paiements, pour traiter le remboursement des notes de frais selon les règles de votre entreprise et préparer la récupération de la TVA.

Des types de dépenses liées à des codes comptables: facilitez l’identification de la dépense et son traitement comptable. La solution vous permet de lier les types de dépenses à un code comptable, pour une parfaite intégration à votre ERP.

Un nouvel éclairage sur vos dépenses: des modèles de rapports détaillés et organisés en six domaines d’analyse – activité, dépenses, conformité, prix, économies, collaborateurs – vous permettent de comprendre précisément et rapidement la nature et l’évolution des frais professionnels de votre organisation, d’un département ou d’un projet.

Une plus grande visibilité sur l’efficacité de votre politique de gestion des frais professionnels : des tableaux de bord interactifs favorisent le suivi de vos indicateurs-clés de performance (KPIs): consommation des budgets, taux de conformité, délais de remboursement… En quelques clics vous serez en mesure comprendre l’origine de certains écarts et identifier des potentiels d’économies.