Faciliter la gestion des frais professionnels grâce à la RPA

La plupart des chefs d’entreprises et des cadres supérieurs s’accordent à dire que pour à la fois survivre et prospérer dans les affaires en 2020, il est essentiel que les sociétés évaluent continuellement leurs pratiques, améliorent leur efficacité et recherchent de nouvelles méthodes de travail. Cela ne signifie pas que l’ancienne façon de procéder ne fonctionne pas ; dans certaines entreprises, il se peut même que ce soit ainsi depuis toujours. En revanche, cela signifie qu’avec l’évolution du monde des affaires et la digitalisation, les entreprises ont de plus en plus d’opportunités d’adopter de nouvelles méthodes de travail, afin d’obtenir de meilleurs résultats.

Bien entendu, la technologie joue un rôle majeur dans le développement des bonnes pratiques. Le défi est plutôt de sélectionner la technologie la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

Qu’est-ce que la RPA ?

Comme son nom l’indique, la RPA – Robotic Process Automation – soit l’automatisation des process par l’intelligence Artificielle est une technologie qui permet d’automatiser les processus de l’entreprise de manière très simple et efficace. Régie par une logique commerciale et par un ensemble structuré de règles, la RPA est devenue, au cours des dernières années, un outil permettant d’éliminer la monotonie liée à la gestion manuelle des opérations de l’entreprise. Elle permet ainsi d’effectuer des transactions, de manipuler et d’interpréter de manière transparente des données. Cette technologie apporte une réponse, intégrant les règles de gestion à appliquer, et la communique à  d’autres plateformes numériques pour enregistrer la transaction et toutes les données pertinentes afférant à cette dernière.

Comment appliquer la RPA à la gestion des frais professionnels ?

En matière de gestion des frais professionnels, la mise en œuvre de la technologie RPA pourrait bien évidemment faciliter la vie des employés et des approbateurs, ainsi que celle des employés des services financiers.

L’application Traveldoo Expense est une application mobile qui utilise non seulement la RPA, mais qui dispose également de la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette dernière permet à des appareils numériques de transformer des photos de documents papier manuscrits ou imprimés en texte lisible par une machine. Couplée à la technologie RPA, l’application automatise la création des notes de frais en scannant les reçus et en remplissant automatiquement les champs pertinents avec les données correctes. Elle accélère le processus et, ce qui est peut-être le plus utile, elle garantit que tout cela peut être fait « sur le tas ».

Cette fonctionnalité OCR utilise l’apprentissage automatique – machine learning – pour améliorer continuellement les performances. Plus vous utilisez la technologie, mieux le robot reconnaîtra les informations appropriées et, par conséquent, plus il sera performant.

Le temps, c’est de l’argent. Ce n’est pas un concept nouveau. Mais ce qui est nouveau, c’est ce que nous pouvons faire pour redonner plus de temps aux employés, et donc à l’entreprise et aux activités génératrices de valeurs. La technologie nous permet de faire encore mieux. Elle nous permet de réduire le temps que les employés passent sur des process qui ne nécessitent pas le niveau de ressources en personnel qui leur est consacré.

Alain Lefeuvre, Head of Digitalisation of Finance au sein du Groupe Rocher, a souligné que ce n’est pas seulement du temps que la technologie fait gagner aux employés et aux entreprises, mais qu’elle permet également de savoir quand et où ils peuvent contrôler la gestion de leurs dépenses :

« Grâce à l’application mobile Traveldoo Expense, les employés peuvent, pour gérer leurs dépenses, profiter du ‘temps caché’, comme les voyages en train ou en avion. »

Par ailleurs, la technologie RPA augmente l’efficacité, non seulement celle des employés qui ont alors plus de temps à consacrer à d’autres tâches, mais aussi parce qu’elle élimine presque complètement la possibilité d’erreur humaine, permettant à l’entreprise d’économiser encore plus de temps, d’argent et de ressources.

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