Frais de déplacements professionnels

Les salariés sont souvent amenés à avancer des frais de frais de déplacement professionnels pour les besoins de leur fonction. Il existe différents types de frais de déplacement : les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel (appelés indemnités kilométriques), les frais de voyages d’affaires, de location de voiture, de stationnement…

Les frais kilométriques se calculent selon un barème défini par l’état. Les autres frais possèdent chacun des conditions de remboursement spécifiques. Dans cet article, nous vous présentons tout ce qu’il faut savoir sur les frais de déplacements professionnels, leur calcul et leur remboursement.

Les frais de déplacements professionnels en entreprise

Les « frais de déplacement » correspondent aux dépenses avancées par les salariés ou les collaborateurs lors de déplacements effectués dans le cadre de leur activité professionnelle.

On distingue deux catégories de frais de déplacements professionnels :  les frais de déplacement de nature diverse d’un côté, et les frais d’indemnité kilométriques de l’autre.

Les frais considérés comme frais de déplacements professionnels

Les frais de déplacement sont généralement remboursés à leur valeur réelle, à condition de fournir les justificatifs nécessaires, et peuvent être de différents types :

  • Les frais de voyages d’affaires

Si les frais liés aux voyages d’affaires correspondent à des frais d’ordre professionnel, ils peuvent être déductibles fiscalement. Vous pouvez alors vous faire rembourser :

  • vos billets d’avion
  • vos billets de train
  • vos locations de voitures
  • vos nuitées d’hôtel

Conditions de remboursement :

  • Pour être assurés d’être remboursés, veillez à conserver les justificatifs originaux de vos déplacements. Une note de frais sans justificatif entraîne un non-remboursement, selon les règles définies par l’administration fiscale.
  • Attention, certains remboursements peuvent être remis en cause par l’administration fiscale. Dans ce cas précis, les frais peuvent être ajoutés à vos revenus et impôts.
  • Les frais de trajet domicile-travail

Les entreprises doivent obligatoirement prendre en charge une partie des frais de transports publics des salariés. Le remboursement s’élève à 50% du prix du service pour la totalité du trajet entre le domicile et le lieu de travail des salariés.

Conditions de remboursement :

  • Seuls les abonnements peuvent être remboursés. Vous ne pourrez pas vous faire rembourser les titres de transports achetés à l’unité.
  • Les frais de trajet entre le domicile et le travail peuvent être remboursés à condition :
    • qu’il n’y ait pas de transports publics permettant de respecter les horaires de travail
    • que la distance soit trop importante pour être parcourue à pied.
  • Les frais de stationnement ou parking

Lorsque les salariés sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel et que l’entreprise peut justifier de l’absence de parking gratuit à proximité du lieu de travail, le remboursement de ces frais peut être exclu des charges de cotisations de sécurité sociale.

  • Les frais de location de voiture ou de taxi

Lorsqu’un salarié souhaite réserver une course en taxi ou louer un véhicule, il doit en faire la demande auprès de son entreprise et avoir son accord.

Conditions de remboursement :

Le remboursement prend en charge les frais de taxi, les frais de péage et éventuellement les frais de stationnement, à condition de présenter les justificatifs de paiement.

  • Les autres frais rentrant dans la catégorie « frais de déplacement »

Les frais suivants sont également considérés comme des frais de déplacement :

  • Les frais de stationnement et péage dans certains cas
  • Les frais d’achat d’un véhicule et de ses équipements
  • Les frais de carburant (inclus dans le barème kilométrique)
  • Les frais d’assurance (inclus dans le barème kilométrique)
  • Les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision…), également inclus dans le barème kilométrique.

Les frais d’indemnités kilométriques

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer un déplacement dans le cadre de son activité professionnelle, les frais sont à sa charge. Il peut donc bénéficier d’un dédommagement pour chaque kilomètre parcouru : on parle alors d’indemnités kilométriques.

Les indemnités kilométriques se calculent à partir d’un barème défini par l’état chaque année. Elles couvrent les frais suivants :

  • l’usure du véhicule
  • le carburant.
  • l’entretien du véhicule
  • l’usure des pneus.
  • l’assurance

Conditions de remboursement :

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, il faut que :

  • Le véhicule ne soit pas immatriculé au nom de la société
  • Les frais de déplacement soient justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement).

Comment gérer les frais de déplacements professionnels ?

Il est impératif de calculer les frais kilométriques afin de pouvoir obtenir un dédommagement.

Méthode de calcul des frais kilométriques

Un salarié ou dirigeant peut évaluer le coût total de l’utilisation de son véhicule personnel en fonction de :

– la puissance fiscale de son véhicule

– le kilométrage parcouru dans l’année à titre professionnel.

Le montant obtenu pourra alors être déduit de son revenu professionnel. Avantage non négligeable :  le remboursement n’apparaîtra pas sur la déclaration de revenu du particulier ni sur son bulletin de salaire car il n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu !

Par exemple :

Si vous avez parcouru 10 000 km avec un véhicule de 6 CV en 2018, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique 2018 sera égal à 0,32 X 10 000 + 1244 = 4 444 euros

Le barème kilométrique

Le barème kilométrique a été défini par l’état pour l’année 2019. Il tient compte :

  • du nombre de chevaux du véhicule
  • de la distance parcourue durant l’année à titre professionnel.
  • Notez que le coefficient qui s’applique à la distance augmente en fonction de la puissance du véhicule (en CV), avec une limite de 7 CV.

NB : depuis le 13 février 2016, les salariés peuvent percevoir une indemnité kilométrique lorsque qu’ils utilisent leur vélo pour se déplacer vers leur lieu de travail ! Le remboursement diffère cependant du barème applicable aux voitures.

La mise en place d’un outil de gestion des réservations pour les frais de déplacements.

Afin d’éviter un trop grand nombre de notes de frais à saisir, vous pouvez également opter pour la mise en place d’un outil de gestion des réservations de voyages d’affaires comme la solution Traveldoo Travel. Notre solution en ligne de réservation de voyage d’affaire sa une approche simple et efficace qui permettra à vos voyageurs de maîtriser complètement la réservation de leurs déplacements en toute autonomie.

En trois clics seulement, ils sont à même d’indiquer leurs critères de déplacement professionnel, de comparer les offres de différents fournisseurs au sein d’une seule et unique page de résultats et d’effectuer leurs réservations. Grâce à son interface conviviale, la solution Traveldoo Travel offre une expérience de réservation autonome, rapide et simple.

Ainsi, les frais de déplacements professionnels en entreprise possèdent chacun leurs propres spécificités et conditions de remboursement. Pour les frais kilométriques, les salariés doivent calculer leurs indemnités en fonction du barème kilométrique publié chaque année, tandis que pour les autres frais de déplacement, il est impératif de conserver les justificatifs de paiement pour être remboursés.

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