Frais de missions | Traveldoo

Qu’appelle-t-on frais de missions et comment les gérer au mieux ?

Les frais de missions, également appelés frais professionnels, correspondent à des dépenses effectuées par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise lors de déplacements professionnels (billets d’avions, hébergement, restaurants, taxi…). Pour demander le remboursement de ces dépenses, il est impératif d’établir une note de frais et de fournir les justificatifs associés. Cette opération, souvent considérée comme fastidieuse et compliquée, doit respecter un certain nombre de règles et de conditions, afin d’éviter un redressement fiscal. Les notes de frais sont en effet très contrôlées par l’URSSAF.  Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les frais de missions !

Frais de missions ou frais professionnels ?

Les frais professionnels ou frais de missions sont des frais avancés par le salarié au nom de l’entreprise dans le cadre de déplacements ou de missions professionnelles.

Le salarié peut demander le remboursement de ces dépenses à son entreprise, via l’établissement d’une note de frais, à condition qu’elles respectent certaines conditions et des règles fiscales spécifiques.  

Les différents frais de missions pris en charge

Avant de procéder à l’établissement d’une note de frais, il est nécessaire de connaitre les frais pris en charge par une entreprise :

  • Les frais de restauration (repas d’affaires…)
  • Les frais de logement (hôtel…). Le salarié doit se trouver à plus de 50 km de son domicile ou à plus d’1h30 en transports en commun.
  • Les frais de déplacement (carburant, péage, stationnement, transport en commun…).
  • Les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies)
  • Les frais de petites fournitures de bureau ou de consommables divers.

Pour être remboursés, ces frais doivent être :

  • strictement professionnels
  • d’un montant raisonnable afin de ne pas être considérés comme des avantages en nature
  • accompagnés de justificatifs ou de factures.

Par ailleurs, tous les statuts (employés non cadres, cadres, dirigeants, bénévoles), de tous types de structures (PME, grands groupes, association, start-up…) peuvent prétendre au remboursement de frais de missions.

La note de frais

La note de frais se présente sous forme de fiche dématérialisée ou non (cela dépend du support que vous utilisez : papier ou informatique). Elle permet aux salariés de faire une demande de remboursement de leurs frais de missions. Elle est généralement remise au service comptable ou administratif qui procède ensuite au remboursement.

Les règles à respecter pour établir une note de frais

Pour que les frais de missions soient remboursés, il est impératif de fournir une note de frais contenant les champs suivants, afin d’être en règle avec l’administration et éviter un redressement :

  • le n° de la note de frais (comme pour les factures)
  • la date ou période
  • le nom du collaborateur
  • son service
  • le motif
  • le lieu
  • la nature (repas d’affaires, taxi, billet de train…)
  • le montant HT et TTC
  • la description des frais.

Justificatif de note de frais

Les notes de frais doivent impérativement être accompagnées d’un justificatif ou d’une facture pour pouvoir être remboursées et éviter un redressement.

La procédure de remboursement des notes de frais

La procédure pour le remboursement des frais de missions est généralement le suivant :

  • Le salarié avance les frais, rédige sa note de frais en y intégrant les champs détaillés ci-dessus et fournit les justificatifs
  • Le manager valide les dépenses
  • Le comptable contrôle les justificatifs
  • La direction financière procède au remboursement.

Les différents justificatifs de notes de frais

Le salarié peut fournir les justificatifs suivants pour pouvoir être remboursé :

  • des factures détaillées, des reçus, mentionnant :
    • la TVA
    • le nom des clients invités, leurs fonctions et le nom de leur société (pour les repas d’affaires dépassant 150 €)
  • des pièces jointes selon les cas :
    • la copie de la carte grise au nom du salarié
    • le ticket de péage
    • le ticket de stationnement.

En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, les notes de frais sont assez fréquemment examinées. Si une fraude est détectée ou si vous avez commis une erreur, vous serez soumis aux cotisations sociales, salariales et patronales.

Attention aux faux justificatifs ou notes de frais non détaillées ou incompréhensibles. Vérifiez également la date !

Un outil de gestion des notes de frais efficace et complet

La solution Traveldoo Expense a été déployée pour faciliter la gestion des frais de missions, bien souvent longue et fastidieuse. Cette solution offre en effet un véritable gain de temps et vous permet entre autres de compatibiliser les notes de frais en toute simplicité et de traiter les remboursements plus rapidement, via des fonctionnalités et outils innovants (notamment la dématérialisation des notes de frais et des justificatifs, …).

En outre, l’application mobile Traveldoo Expense permet aux approbateurs (comptables, etc.) d’utiliser leur smartphone ou tablette pour contrôler et valider à tout moment les notes de frais et les justificatifs des salariés. La gestion des frais de missions requiert de la rigueur, de l’organisation et doit impérativement respecter certaines conditions et des règles spécifiques. Traveldoo Expense rendra cette tâche plus facile, grâce à des fonctionnalités intuitives et efficaces. Découvrez vite cette solution !

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