Gestion des dépenses professionnelles | Traveldoo

Comment optimiser votre gestion des dépenses professionnelles ?

Les frais professionnels sont les dépenses que les salariés effectuent dans l’intérêt de l’entreprise. La gestion de ces dépenses professionnelles est une tâche souvent compliquée et chronophage, nécessitant une grande rigueur ! La procédure de remboursement des notes de frais est en effet soumise à certaines conditions et à des règles spécifiques. Si vous ne voulez pas que cela devienne un véritable casse-tête, voire un cauchemar, il est nécessaire de mettre en place un processus de gestion des dépenses professionnelles optimisé, automatisé et adapté à votre entreprise.  

Les différents types de frais

Les frais professionnels peuvent être de nature diverse mais doivent respecter certaines conditions pour être remboursés :

  • Les frais de restauration (repas d’affaires…)

> Lors d’un déplacement, les frais de repas sont pris en charge.

> Dans le cas d’une invitation au restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation doivent être mentionnés.

  • Les frais de logement (hôtel…)

Le salarié doit se trouver à plus de 50 km de son domicile ou à plus d’1h30 en transports en commun.

  • Les frais de déplacement (carburant, péage, stationnement, transport en commun…)

> Pour une location de voiture, le collaborateur doit prendre à sa charge la totalité des frais (carburant, péage et location).

> S’il utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels, l’entreprise devra procéder au remboursement kilométrique en respectant les règles établies par l’administration fiscale.

  • Les frais professionnels pour les télétravailleurs

Dans le cas d’un télétravail, l’entreprise doit prendre en charge une partie des dépenses effectuées par le collaborateur (pourcentage du loyer, forfait internet et mobile, etc.).

  • Les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies)
  • Les frais de petites fournitures de bureau ou de consommables divers.

Les modalités de remboursement

Le remboursement des frais professionnels peut s’effectuer selon deux modes de prise en charge.  Il est important que l’entreprise choisisse le plus adapté, en prenant en compte la nature de ses frais et son organisation. En outre, afin d’optimiser la gestion des dépenses professionnelles et la rendre moins « compliquée », il est nécessaire d’instaurer une procédure automatisée, rapide et fiable.

Les deux types de prises en charge

L’entreprise peut choisir entre deux modalités pour le remboursement des notes de frais :

> Le remboursement des notes de frais sur le montant réel des dépenses

L’entreprise doit rembourser la somme exacte avancée par le salarié. Il est impératif que le salarié fournisse au préalable une facture ou un justificatif de paiement afin de pouvoir créer la note de frais.

Attention, ce type de remboursement doit être obligatoirement utilisé dans les cas suivants :

– télétravail

– utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication

– frais de déménagement (mobilité professionnelle)

– dépenses engagées par des salariés détachés (dans un autre pays).

> Le remboursement des notes de frais au forfait

Si le salarié effectue des achats récurrents, dans le cadre de déplacements professionnels réguliers par exemple, l’entreprise peut opter pour la méthode de remboursement forfaitaire (selon le barème défini par l’URSSAF chaque année). Les salariés seront alors automatiquement remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier.  Il peut s’agir d’un remboursement forfaitaire mensuel des frais kilométriques, ou des frais de trains, de restauration, etc. Cette méthode évite de devoir justifier chacune de ses dépenses par une facture. Le remboursement des frais professionnels n’est pas soumis aux cotisations sociales (à condition de ne pas dépasser le seuil fixé par l’administration fiscale), ni à l’impôt sur le revenu. Le montant de la TVA est récupérable par l’entreprise, pour certains types de frais, hormis les frais de déplacement (avion, train, etc.) ainsi que les indemnités kilométriques.

Processus de remboursement automatisé et dématérialisé

Afin de simplifier le processus de remboursement des notes de frais, il est conseillé de :

  • définir à l’avance les modalités de remboursement
  • uniformiser la procédure de remboursement (fiche de notes de frais type, circuit de validation, mode de transmission au service comptable…)
  • mettre en place un historique des notes de frais par salarié, par nature de frais et par client.

Cette procédure claire et soignée apportera un gain de temps considérable aux comptables, aux managers mais aussi aux collaborateurs, et leur permettra de suivre et analyser les coûts. Par ailleurs, il est également fortement recommandé d’automatiser et dématérialiser la gestion des dépenses professionnelles afin de réduire les délais de remboursements et fiabiliser le processus. Cela représentera un gain de temps appréciable, mais aussi des sources d’économies.

Afin de pallier aux difficultés liées au remboursement des notes de frais, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de gestion des dépenses professionnelles, intuitif et complet. Cette solution, Traveldoo Expense, permet notamment de simplifier la gestion des notes de frais et le processus de remboursement grâce à des outils performants et personnalisables qui facilitent les traitements et réduisent les délais (automatisation et dématérialisation des notes de frais et justificatifs, géolocalisation…).

La gestion des dépenses professionnelles implique la mise en place d’un processus de remboursement fiable, uniformisé et automatisé. La solution Traveldoo Expense permet d’optimiser la gestion des notes de frais grâce à des fonctionnalités innovantes et adaptées aux besoins des entreprises. Testez-la sans plus attendre !

Partager sur

Recent Posts

Inscrivez-vous à la TraveldooNews

Pour connaître les dernières news du voyage d'affaires et des frais professionnels

Félicitations ! Vous êtes maintenant inscrit à notre Newsletter !

Subscribe toTraveldooNews

Receive the latest Business Travel and Expense news !

Congratulation! You are now registered to our newsletter!

frais de missionscomptabiliser notes de fraisicon sendNEWSLETTER