Gestion des notes de frais : comment faire ?

Casse-tête, perte de temps, pour ne pas dire cauchemar, la gestion des notes de frais est souvent considérée comme la bête noire de l’entreprise. Pourtant, en respectant certaines règles et en mettant en place des processus et outils d’optimisation adaptés, cette gestion des notes de frais peut être simplifiée. Alors comment faire pour gérer au mieux ses notes de frais ? Découvrez toutes les explications dans cet article !

Comment bien gérer les notes de frais des collaborateurs

Les notes de frais permettent aux collaborateurs de faire une demande de remboursement de leurs dépenses professionnelles.

Il est important de mettre en place une gestion optimale des notes de frais, afin d’éviter de perdre du temps, de l’énergie et donc de l’argent.

Etablir correctement une note de frais

Les notes de frais doivent remplir des conditions spécifiques pour être remboursées et être en règle avec l’administration.

Les notes de frais doivent être :

  • strictement professionnelles
  • d’un montant raisonnable afin de ne pas être considérées comme des avantages en nature
  • accompagnées impérativement de justificatifs ou de factures.

Veillez ensuite à ce que les notes de frais contiennent :

  • le n° de la note de frais (comme pour les factures)
  • la date ou période
  • le nom du collaborateur
  • son service
  • le motif
  • le lieu
  • la nature (repas d’affaires, taxi, billet de train…)
  • le montant HT et TTC
  • la description des frais.

La note de frais est ensuite remise au service comptable ou administratif qui procèdera au remboursement.

Les modalités de remboursement

Le remboursement des notes de frais peut s’effectuer selon deux modes de prise en charge.

> Le remboursement des notes de frais sur le montant réel des dépenses

L’entreprise doit rembourser la somme exacte avancée par le collaborateur. Ce dernier doit impérativement fournir au préalable un justificatif de paiement afin de pouvoir créer la note de frais.

Attention, ce type de remboursement doit être obligatoirement utilisé dans les cas suivants :

  • utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication
  • frais de déménagement
  • dépenses engagées par des collaborateurs détachés (dans un autre pays).
  • télétravail

> Le remboursement des notes de frais au forfait

Si le collaborateur effectue des achats récurrents, dans le cadre de déplacements professionnels réguliers par exemple, l’entreprise peut opter pour la méthode de remboursement forfaitaire (selon le barème défini par l’URSSAF chaque année). Les collaborateurs seront alors automatiquement remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier.  Il peut s’agir d’un remboursement forfaitaire mensuel des frais kilométriques, ou des frais de trains, de restauration, etc.

Cette méthode évite de devoir justifier chacune de ses dépenses par une facture.

Les règles à respecter

Certaines notes de frais comportent des spécificités qu’il est impératif de respecter :

  • Frais de restaurant

Pour être remboursée, la note de frais de restaurant doit comporter :

  • le motif du repas (invitation d’un client à déjeuner, repas d’un collaborateur en mission…)
  • le nom des personnes concernées par la dépense
  • Frais d’hébergement

La note de frais d’hébergement est remboursée uniquement si le collaborateur vit à plus de 50 kilomètres du lieu concerné.

  • Frais d’indemnités kilométriques

Si le collaborateur utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels, il peut bénéficier d’une indemnisation forfaitaire. L’indemnité kilométrique est calculée selon un barème défini par l’administration chaque année. Pour en profiter, il est nécessaire de justifier :

  • le motif des déplacements
  • le lieu des missions
  • le kilométrage effectué
  • la puissance fiscale du véhicule

Simplifiez la gestion comptable avec un logiciel de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais peut s’avérer particulièrement complexe et chronophage pour les collaborateurs et l’entreprise.

Heureusement, il existe des solutions permettant d’optimiser et simplifier la gestion des frais professionnels.

Solution de gestion des notes de frais  Traveldoo Expense

La solution de gestion des notes de frais Traveldoo Expense permet de faciliter la gestion des notes de frais au quotidien. Vous pourrez notamment :

  • Créer de façon automatique des notes de frais
  • Contrôler les dépenses professionnelles en personnalisant  vos règles de remboursement
  • Réduire le délai de remboursement
  • Faciliter le traitement comptable
  • Contrôler et valider automatiquement les notes de frais
  • Favoriser le respecter de votre politique de voyages et de remboursement
  • Créer des rapports détaillés
  • Analyser votre politique de remboursement des notes de frais

Application Mobile  Traveldoo Expense

L’application mobile Traveldoo Expense offre une gestion simplifiée et immédiate des dépenses des collaborateurs, à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.

Complètement synchronisée avec la solution web et très intuitive, vous pourrez entre autres :

  • Géolocaliser et enregistrer vos dépenses en temps réel
  • Numériser vos justificatifs à l’aide de votre smartphone. Vous gagnerez un temps précieux et n’angoisserez plus à l’idée de perdre vos justificatifs papiers !
  • Automatiser la gestion des notes de frais et réduire les délais de remboursement.
  • Contrôler, valider et suivre les notes de frais directement depuis votre smartphone ou tablette, à tout moment, en temps réel et n’importe où.

Partager sur

Recent Posts

Inscrivez-vous à la TraveldooNews

Pour connaître les dernières news du voyage d'affaires et des frais professionnels

Félicitations ! Vous êtes maintenant inscrit à notre Newsletter !

Subscribe toTraveldooNews

Receive the latest Business Travel and Expense news !

Congratulation! You are now registered to our newsletter!

validation notes de fraisDématérialisation notes de fraisicon sendNEWSLETTER