Gestion des notes de frais: Dernière ligne droite avant Noël !

À cette époque de l’année, les achats de noël ne sont pas les seuls à être reportés jusqu’à la dernière minute. En effet, à l’approche de la période des Fêtes, les services financiers sont submergés par l’afflux de notes de frais de dernière minute qui arrivent jusqu’à eux.

Le mois de décembre est traditionnellement très chargé en ce qui concerne la gestion des frais professionnels. Même si les raisons sont aisément compréhensibles, notamment concernant les grands voyageurs d’affaires, cette mauvaise habitude génère une charge de travail accrue pour les services financiers et les approbateurs. Elle exerce une pression inutile sur la comptabilité de fin d’année.

Dans de nombreuses entreprises, la politique impose que les notes de frais soient toutes soumises, approuvées et remboursées au plus tard le 31 décembre, afin qu’elles apparaissent, comme il se doit, sur l’année où elles ont été réalisées. Cette règle assainit la gestion budgétaire à l’aube de l’année suivante.

Alors, pourquoi sommes-nous si nombreux à attendre la dernière minute ? Pour les grands voyageurs en particulier, ceux qui passent beaucoup de temps à voyager et qui accumulent de ce fait de nombreuses notes de frais, consacrer du temps à l’enregistrement de ces dernières peut être une réelle corvée. Cette activité empiète sur la journée de travail ou sur le temps libre. Beaucoup reportent à maintes reprises cette tâche souvent laborieuse. La fin de l’année arrive sans qu’on s’en rende compte, et avec elle, la pression de l’imminence de l’échéance concernant la soumission des notes de frais. Un peu comme les achats de dernière minute dans la panique, juste avant les festivités, tous se précipitent au même moment pour être sûrs d’être en conformité.

Cela devrait se passer autrement. En effet, gérer vos notes de frais pendant les déplacements est une méthode beaucoup plus rapide et économique à tous les niveaux : pour les voyageurs, les approbateurs, le service financier et l’entreprise dans son ensemble. Notre logiciel de note de frais, Traveldoo Expense, est une application qui offre une gestion simple et rapide des notes de frais, où que vous soyez. Flexible et intuitive, elle évite les angoissantes difficultés liées à la précipitation de dernière minute pour soumettre ses notes de frais.

Avec l’application Traveldoo Expense, vous pouvez : automatiser la gestion des rapports de notes de frais, géolocaliser et enregistrer rapidement et facilement les notes de frais en temps réel, numériser les reçus et les joindre aux notes de frais ou les enregistrer dans votre portefeuille de dépenses pour une utilisation ultérieure. L’application vous permet également de vérifier, de valider et de suivre les rapports de notes de frais, à tout moment, où que vous soyez. Elle s’intègre aux systèmes comptables et RH.

L’un des principaux avantages de l’application Traveldoo Expense est la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette dernière permet à des terminaux numériques de convertir les photos de documents papier imprimés ou écrits à la main en texte lisible par des machines.

Pour les voyageurs d’affaires, les gains sont évidents. Imaginons que, lors d’un voyage, vous recevez un reçu pour un repas, il vous suffit de créer une ligne de note de frais dans l’application installée sur votre smartphone et d’utiliser l’appareil photo de ce dernier pour photographier le reçu papier. Le logiciel de notes de frais peut alors lire le texte du reçu et enregistrer toutes les informations concernant le restaurant ou le prestataire, ainsi que le montant de la facture.

Vous vérifiez ensuite rapidement que le logiciel de reconnaissance optique a lu correctement toutes les informations. Vous apportez, si nécessaire, des modifications avant d’approuver la note de frais. Elle peut alors être soumise à votre employeur, dès que vous le souhaitez. En cas de question ultérieure, ou si une vérification est requise, toutes les photos des reçus sont stockées dans l’application de gestion des notes de frais. Fini le stress du mois de décembre lié aux notes de frais.

Mettre fin à la soumission des notes de frais à la dernière minute améliore, dans les services financiers, la gestion prévisionnelle de l’année à venir. Cela libère un temps considérable sur le mois de décembre pour le consacrer au mois de janvier et au premier trimestre, au lieu de clôturer des rapports de notes de frais qui auraient pu être traités plus efficacement. Chez Traveldoo, nous recommandons toujours de gérer ces notes pendant les déplacements, en temps réel. C’est ainsi plus simple pour tout le monde.

Stéphane Donders, CEO de Traveldoo : « Les données dont nous disposons sur les quatre dernières années font apparaître des pics significatifs en décembre, lorsque les voyageurs se dépêchent de soumettre leurs notes de frais avant l’échéance des fêtes de fin d’année. Cela exerce une pression inutile sur l’entreprise et devient un facteur de stress pour le voyageur. L’application Traveldoo Expense est une solution qui peut éviter tous ces problèmes. »

Peut-être lisez-vous ceci en vous sentant coupable de contribuer au pic des notes de frais d’avant Noël, étant donné la pile de reçus de frais professionnels que vous n’avez pas encore soumis. Même si vous resterez cette année sur la liste des retardataires, peut-être pouvez-vous prendre une bonne résolution concernant la gestion de vos notes de frais en 2020 ?

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