Gras Savoye : Implementation T&E

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Gras Savoye souhaitait mutualiser et personnaliser ses politiques de voyages et de notes de frais pour l’ensemble de ses collaborateurs. En s’équipant de la solution Traveldoo Travel & Expense, Gras Savoye bénéficie maintenant d’une vision globale du coût du déplacement.

Profil et identité

Gras Savoye, fondé en 1907, est le premier courtier d’assurance en France. Ses activités sont multiples : assurance de personnes, assurance dommages, responsabilité civile, construction, automobile, et de nombreuses autres spécialités. Depuis janvier 2016 sous l’égide du groupe Willis Tower Watson, Gras Savoye modernise sa politique RH.

Laurence Pardo, Responsable Informatique chez Gras Savoye et Loïc Lefrançois, chef de projet Traveldoo ont collaboré ensemble pour mener à bien la mutualisation la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais.

« Une gestion tout-en-un du déplacement est un gain de temps. C’est aussi une solution facile à prendre en main. Tout le monde peut saisir une note de frais sans jamais avoir été formé à son utilisation, c’est logique, intuitif. Cela ressemble aux outils utilisés couramment sur le net »

Gras Savoye : fédérer autour de la solution Traveldoo T&E

Dès octobre 2014, Gras Savoye rencontre plusieurs éditeurs. S’ensuit la rédaction du cahier des charges, à laquelle sont associés les utilisateurs clés et les chefs de projets. Puis en décembre l’appel d’offres est émis avec des exigences clairement définies : l’application doit être flexible et facilement paramétrable ; elle doit s’intégrer dans tous les écosystèmes de ses cinq partenaires – Total, BNP, American Express, HCorpo et Bleu Voyages – et enfin la production de reportings et d’analyses de données doit être possible. Des quatre éditeurs sollicités, la solution de Travel and Expense proposée par Traveldoo est retenue en février 2015 après une analyse approfondie et un workshop. A préciser que ce projet a été poussé par la direction qui veut réformer sa politique de gestion des frais de fonctionnement des collaborateurs. « Non seulement nous changions d’outil, mais nous devions adopter de nouvelles normes qui consistaient à réduire les demandes de remboursement, et à diminuer le type de dépense ouvert jusqu’alors à tous les collaborateurs », précise Laurence Pardo. La facilité d’utilisation du module Traveldoo T&E a aussi été l’un des points clés qui a orienté la décision. La Responsable du Domaine Informatique a également apprécié la qualité de la relation établie avec l’éditeur.

« Traveldoo était la solution la plus cohérente pour Gras Savoye. Non seulement en raison de sa flexibilité et de sa facilité d’utilisation, mais surtout parce que l’éditeur a compris nos enjeux ».

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