Indemnité kilométrique note de frais

Comment fonctionne le système des indemnités kilométriques ?

Les collaborateurs sont souvent amenés à effectuer des déplacements dans le cadre de leur activité professionnelle. Dans le cas où ils utilisent leur véhicule personnel, ils peuvent percevoir des indemnités kilométriques. Les montants et les conditions de ces frais kilométriques sont définis par l’administration fiscale chaque année. Dans cet article, découvrez comment fonctionnent les indemnités kilométriques, comment les calculer et quelles sont les règles à respecter !

Notes de frais kilométriques, comment fonctionnent-elles ?

Les notes de frais kilométriques correspondent aux montants versés aux collaborateurs pour chaque kilomètres parcourus avec leur véhicule personnel, dans le cadre de leur activité professionnelle.

Le barème kilométrique, défini par l’administration fiscale et publié chaque année, permet d’évaluer le coût d’utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Vous pouvez l’utiliser pour votre déclaration d’impôt et notamment pour la déduction des frais réels.

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, il est impératif que :

  • Le véhicule ne soit pas immatriculé au nom de la société
  • Les frais de déplacement soient justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement).
  • Les déplacements soient strictement professionnels.

Attention, le remboursement des frais kilométriques ne concerne pas les trajets quotidiens domicile-travail.

Que comprennent les indemnités kilométriques ?

Le barème kilométrique couvre les frais suivants :

  • L’amortissement du véhicule et ses équipements
  • L’assurance
  • Les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision, etc.)
  • Les frais de carburant (essence, gasoil, etc.)

En revanche, les frais kilométriques ne comprennent pas :

  • Les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit
  • Les frais de stationnement (parking, parcmètre)
  • Les péages

Notez que ces frais non couverts peuvent être remboursés par l’entreprise en plus des indemnités kilométriques. Veillez donc à conserver les justificatifs pour être remboursé.

Comment calculer les frais Kilométriques ?

Vous devez impérativement calculer vos notes de frais kilométriques à partir du barème encadré par l’administration fiscale afin de pouvoir obtenir un dédommagement.

Le barème kilométrique 2019

Le barème kilométrique 2019 a été publié dans un arrêté du 11 mars 2019. Il a été révisé afin de favoriser les conducteurs des véhicules de petites cylindrées (moins polluantes). Ainsi, pour les véhicules de 3 CV (Chevaux Fiscaux), l’avantage augmente de 10%, tandis que les véhicules de 4 CV gagnent 5%.

Ce barème tient compte :

  • du nombre de chevaux du véhicule
  • de la distance parcourue durant l’année à titre professionnel.
Nombre de chevaux fiscaux moins de 5 000 km 5 001 à 20 000 km plus de 20 000 km
3 CV et moins 0,451 x d ( 0,270 x d) + 906 0,315 x d
4 CV 0,518 x d ( 0,291 x d) + 1 136 0,349 x d
5 CV 0,543 x d (0,305 x d) + 1 188 0,364 x d
6 CV 0,568 x d (0,32 x d) + 1 244 0,382 x d
7 CV et plus 0,595 x d (0,337 x d) + 1 288 0,401 x d

« d » désigne la distance parcourue en kilomètres durant l’année.

« CV » signifie Chevaux Fiscaux.

NB :

  • Depuis le 13 février 2016, les salariés peuvent percevoir une indemnité kilométrique lorsque qu’ils utilisent leur vélo pour se déplacer vers leur lieu de travail ! Le remboursement diffère cependant du barème applicable aux voitures.
  • Si vous vous déplacez en deux-roues pour vos déplacements professionnels, vous devez utiliser le barème kilométrique moto et deux-roues.

Méthode de calcul des frais kilométriques

Référez-vous toujours au barème kilométrique pour calculer le montant de vos indemnités.

  • Par exemple, si vous avez parcouru 28 000 km avec un véhicule de 5 CV en 2018, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique 2019 sera égal à 0,364 X 28 000 = 10 192 euros.

Spécificités

Il est important de savoir que :

  • Le barème kilométrique est surtout utilisé par les salariés ou collaborateurs ayant choisi d’opter pour la déduction des frais réels et ayant renoncé à la déduction forfaitaire de 10%.
  • Les salariés peuvent utiliser le barème kilométrique pour calculer leurs frais et indemnités dans la limite maximale de 7 CV.
  • Les indemnité kilométriques permettent à l’entreprise de ne pas avoir à payer la taxe sur les véhicules de société(TVS) dont le montant peut dépasser 4 000 € par an.
  • Le barème kilométrique peut être utilisé pour évaluer le coût d’un trajet en covoiturage, auquel vous devrez ajouter le prix des éventuels péages.

Il est donc important de maitriser le traitement et les spécificités des indemnités kilométriques, afin d’être en règle avec l’administration et optimiser les remboursements. Mais cela peut s’avérer complexe. Vous pouvez alors simplifier la gestion de vos notes de frais kilométriques en utilisant la solution Traveldoo Expense !

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