Indemnité kilométrique | Traveldoo

Comment calculer vos frais et indemnités kilométriques ? Lorsqu’un salarié, collaborateur ou dirigeant utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, il peut bénéficier du remboursement kilométrique. Ces indemnités kilométriques permettent de couvrir les frais liés au carburant, à l’entretien du véhicule, à la dépréciation du véhicule mais aussi à l’assurance. Le barème kilométrique permet de calculer vos frais et indemnités kilométriques de façon forfaitaire. Découvrons comment cela fonctionne.

Barème kilométrique 2019

Le barème kilométrique, publié chaque année, permet d’évaluer le coût d’utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Vous pouvez l’utiliser pour votre déclaration d’impôt et notamment pour la déduction des frais réels

Les frais couverts par le barème kilométrique

Le barème kilométrique prend en compte les frais suivants :

  • L’amortissement du véhicule et ses équipements
  • L’assurance
  • Les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision, etc.)
  • Les frais de carburant (essence, gasoil, etc.)

Les frais non couverts par le barème kilométrique

Les indemnités kilométriques ne couvrent pas les dépenses suivantes :

  • Les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit
  • Les frais de stationnement (parking, parcmètre)
  • Les péages

Ces frais non couverts peuvent donc être payés ou remboursés par l’entreprise en plus des indemnités kilométriques. De ce fait, si vous êtes amenés à payer des frais de péage lors d’un déplacement professionnel, veillez à conserver les justificatifs des péages pour être remboursé.

Enfin, notez que les indemnités kilométriques ne peuvent pas couvrir les frais liés au trajet domicile – lieu de travail.

Le barème kilométrique 2019 a été publié dans un arrêté du 11 mars 2019. Il a été révisé afin de favoriser les conducteurs des véhicules de petites cylindrées (moins polluantes). Ainsi, pour les véhicules de 3 CV (Chevaux Fiscaux), l’avantage augmente de 10%, tandis que les véhicules de 4 CV gagnent 5%.

Ce barème tient compte :

  • du nombre de chevaux du véhicule
  • de la distance parcourue durant l’année à titre professionnel.
Nombre de chevaux fiscaux moins de 5 000 km 5 001 à 20 000 km plus de 20 000 km
3 CV et moins 0,451 x d ( 0,270 x d) + 906 0,315 x d
4 CV 0,518 x d ( 0,291 x d) + 1 136 0,349 x d
5 CV 0,543 x d (0,305 x d) + 1 188 0,364 x d
6 CV 0,568 x d (0,32 x d) + 1 244 0,382 x d
7 CV et plus 0,595 x d (0,337 x d) + 1 288 0,401 x d

« d » désigne la distance parcourue en kilomètres durant l’année.

« CV » signifie Chevaux Fiscaux.

Le coefficient qui s’applique à cette distance augmente en fonction de la puissance de votre véhicule (en CV), avec une limite de 7 CV.  Notez que si vous vous déplacez en deux-roues pour vos déplacements professionnels, vous devez utiliser le barème kilométrique moto et deux-roues.

Calcul des frais et des indemnités

Les indemnités kilométriques peuvent être versées à un salarié, collaborateur ou dirigeant si les conditions suivantes sont remplies :

  • Le véhicule utilisé doit être personnel et non immatriculé au nom de la société
  • Les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement)
  • Les déplacements doivent être strictement professionnels.

Si toutes les conditions sont respectées, il est ensuite nécessaire de procéder au calcul des frais et indemnités.

Méthode de calcul des frais et indemnités kilométriques

Vous pouvez évaluer le coût total de l’utilisation de votre véhicule personnel en fonction de la puissance fiscale de votre véhicule et du kilométrage parcouru dans l’année à titre professionnel. Ensuite, le montant obtenu pourra être déduit de votre revenu professionnel.

Par exemple : Si vous avez parcouru 15 000 km avec un véhicule de 5 CV en 2018, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique 2018 sera égal à 0,305 X 15 000 + 1188 = 5763 euros.

Utilisation du barème kilométrique

Le barème kilométrique est surtout utilisé par les salariés ou collaborateurs ayant choisi d’opter pour la déduction des frais réels et ayant renoncé à la déduction forfaitaire de 10%. Les salariés peuvent utiliser le barème kilométrique pour calculer leurs frais et indemnités dans la limite maximale de 7 CV. Les indemnités kilométriques permettent à l’entreprise de ne pas avoir à payer la taxe sur les véhicules de société (TVS) dont le montant peut dépasser 4 000 € par an.
Par ailleurs, il est également possible d’utiliser le barème kilométrique pour évaluer le coût d’un trajet en covoiturage, auquel vous devrez ajouter le prix des éventuels péages.

Ainsi, les indemnités kilométriques doivent être calculées en fonction du barème kilométrique publié chaque année, et sont remboursées sous certaines conditions. Elles présentent un avantage majeur, puisque le remboursement n’apparaitra pas sur la déclaration de revenu du particulier ni sur son bulletin de salaire car il n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.

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