Tout sur le justificatif note de frais

Que faut-il savoir sur les justificatifs de notes de frais ?

Le justificatif de note de frais est un document indispensable pour rembourser les dépenses professionnelles avancées par les salariés, collaborateurs ou dirigeants. Il peut se présenter sous le format papier, mais aussi numérique (dématérialisé) depuis 2017.

Une note de frais sans justificatif peut exposer l’entreprise à des problèmes voire des sanctions en cas de contrôle fiscal. Il existe heureusement des solutions en cas de perte de justificatif !

Par ailleurs, certains justificatifs comme les justificatifs de note de frais de repas, comportent des spécificités qu’il est important de connaître. Nous vous expliquons tout dans cet article.

 

Note de frais : que faire si vous perdez le justificatif ?

Chaque note de frais établie par les salariés, collaborateurs ou dirigeants doit impérativement être accompagnée d’un justificatif, d’une facture ou d’un reçu pour pouvoir être remboursée.

Cependant, il peut arriver que les salariés égarent les justificatifs papiers de leurs notes de frais, ce qui peut s’avérer problématique. Une note de frais sans justificatif donne lieu à un non-remboursement des dépenses professionnelles car elle est considérée comme une dépense personnelle. Par ailleurs, du côté de l’entreprise, la comptabilisation de notes de frais sans justificatif peut avoir des conséquences désastreuses, comme le redressement fiscal en cas de contrôle URSSAF.

Solutions en cas de perte de justificatif

Dans le cas où vous auriez perdu le justificatif papier de votre note de frais, il existe des solutions pour remédier à ce problème embêtant et pouvoir bénéficier du remboursement de votre dépense :

  • Si vous constatez la perte assez tôt, il est possible de demander un duplicata de votre justificatif papier au marchand.
  • Si vous constatez la perte du justificatif trop tardivement, vous serez alors contraint de rédiger une attestation sur l’honneur. Celle-ci peut être manuscrite ou dactylographiée, et devra obligatoirement comporter des renseignements sur votre identité, vos coordonnées, l’exposition des faits ainsi que votre signature. Avec Traveldoo, il est très simple de déclarer la perte d’un justificatif : lors de la création de votre note de frais il vous suffira de cocher une case « justificatif perdu » et de joindre l’attestation sur l’honneur au lieu du reçu. La solution traveldoo vous donne également la possibilité d’ajouter un commentaire lorsque vous créez votre note de frais vous permettant de prévenir votre approbateur et votre comptabilité. Enfin, pour le comptable la solution traveldoo expense met en avant via un code couleur spécifique les notes de frais sans justificatifs afin que celles-ci soient traitées en priorité.
  • Certaines entreprises peuvent demander un relevé de compte bancaire ou de carte personnelle afin de prouver la dépense (date et montant). Il est également possible d’importer les dépenses d’une carte corporate dans votre solution expense.

Exceptions

Notez qu’une entreprise peut éventuellement accepter de rembourser vos dépenses sans justificatif lorsque :

  • le montant est faible (30 euros de frais de repas par exemple)
  • la situation est exceptionnelle et non récurrente (2 ou 3 fois durant l’année par exemple).

Néanmoins, ces solutions ne garantissent pas le remboursement de vos notes de frais. Afin d’éviter toute perte malencontreuse, il est recommandé de dématérialiser ses justificatifs de notes de frais (en les photographiant via votre app mobile expense ou en les scannant).

 

Comment dématérialiser un justificatif de note de frais ?

Depuis les arrêtés du 22 mars 2017 et du 23 Mai 2019, l’administration fiscale autorise la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. Il est ainsi possible de conserver les justificatifs papier en version numérique, sous certaines conditions : on appelle cette pratique l’archivage à valeur probante.

Cette nouvelle pratique présente de nombreux avantages, et simplifie grandement la gestion et le remboursement des notes de frais. La perte de votre justificatif de note de frais sera désormais sans conséquence !

Le fonctionnement de l’archivage à valeur probante

Pour dématérialiser et archiver un justificatif de note de frais dans les règles, il convient de :

  • Numériser le justificatif

Les justificatifs numérisés doivent être strictement identiques à l’original. Vous pouvez utiliser la technologie OCR de votre application mobile expense pour cela via votre smartphone ou un scanner récent.

  • Enregistrer le document au format PDF

Les justificatifs numérisés doivent obligatoirement être enregistrés au format PDF (sans compression des images).

  • Sceller le document

Les justificatifs numérisés doivent être datés et signés afin de garantir qu’ils ne seront pas modifiés. Ils peuvent être signés de manière électronique (par une personne physique comme le comptable) ou par le biais d’un cachet serveur (pour les personnes morales).

  • Faire appel à un organisme de certification

Ce type d’organisme permet de délivrer des certificats électroniques, et fournit un outil spécialisé pour la procédure de scellement.

  • Sécuriser les justificatifs archivés

Les justificatifs numérisés doivent être conservés de manière sécurisée afin d’éviter toute perte ou endommagement. Il est donc nécessaire de réaliser des copies de sauvegardes, de restreindre l’accès aux fichiers, et de mettre en place un contrôle d’accès.

Les outils dédiés

Pour dématérialiser de bout-en-bout votre procédure de note de frais, différentes solutions existent :

  • Des solutions de gestion de notes de frais, comme Traveldoo Expense. Notre solution intuitive permet notamment de numériser vos justificatifs de notes de frais, de les joindre à vos dépenses, de les enregistrer puis de soumettre vos notes de frais pour approbation.
  • Des cartes de paiements professionnelles intégrées à votre solution de gestion de notes de frais. Ces cartes permettent d’automatiser le processus de gestion des notes de frais depuis le paiement, le justificatif, le contrôle et jusqu’à la comptabilisation par l’import des dépenses réalisées directement dans l’outil expense.

 

Justificatif de note de frais de repas : ce qu’il faut savoir

Les justificatifs de notes de frais de repas possèdent des particularités qu’il est nécessaire de connaître afin d’éviter toute déconvenue.

Un salarié ou collaborateur est souvent amené à avancer des frais de repas dans le cadre de sa fonction. Comme c’est le cas pour les autres dépenses professionnelles, il est impératif de justifier ces frais de repas à l’aide d’un justificatif (facture, note, ticket …). Le remboursement s’effectue selon les dépenses réellement engagées par le salarié.

Le remboursement des dépenses liées au repas peut également s’effectuer sous la forme forfaitaire. Dans ce cas précis, il n’est pas nécessaire de fournir de justificatifs.

Conditions de remboursement des frais de repas

Il peut arriver que le salarié invite un client au restaurant dans l’intérêt de son entreprise. Dans ce cas, il lui faudra fournir un justificatif mentionnant le nombre de couverts. La note de frais devra comporter :

  • Le nom de l’invité
  • La fonction de l’invité
  • Le nom de l’entreprise
  • Les noms des collègues accompagnant le salarié.

Par ailleurs, lorsque le salarié est amené à manger sur le lieu de la mission, ses frais de repas doivent lui être remboursés. Sa note de frais devra contenir :

  • le lieu et le motif de la mission
  • la date
  • Un justificatif

Avec la dématérialisation des justificatifs des notes de frais et des solutions comme Traveldoo Expense, il est très simple de gérer ses notes de frais de repas grâce à la numérisation et l’enregistrement mobile des justificatifs, n’importe où et n’importe quand.

Ainsi, les justificatifs des notes de frais sont des documents à conserver précieusement pour être remboursés. La dématérialisation des justificatifs permet d’éviter les heures perdues à les retrouver ! La gestion des justificatifs numérisés est plus fluide et s’avère très pratique pour certaines dépenses comme les frais de repas.

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