La gestion de notes de frais, source d’optimisation

La modernisation par la transformation digitale touche tous les processus en entreprise, y compris le traitement des notes de frais qui peuvent être source d’optimisation. Au-delà de la seule simplification des tâches, les innovations technologiques offrent plusieurs leviers d’amélioration notables, telles que la réduction des coûts, une meilleure compréhension des pratiques ou une aide à la décision.

Selon le cabinet de conseil EPSA, les dépenses relatives au voyage d’affaires atteignent désormais 30 milliards d’euros chaque année dans l’Hexagone, représentant pour les entreprises un poste de gestion permanent et chronophage. A l’heure où les réductions de coûts deviennent toujours plus cruciales, les outils logiciels et leur potentiel apportent des réponses pertinentes destinées à optimiser les pratiques. Mais au-delà de cet aspect, le virage technologique forme un levier synonyme de maîtrise de l’information et une simplification des processus.

L’intégration de la gestion de la TVA au sein des solutions informatiques est un des exemples phares illustrant l’apport des logiciels innovants. 80 % des entreprises européennes ne récupèreraient pas systématiquement la TVA étrangère dans le cadre des déplacements professionnels. Des négligences qui se traduisent en Europe par des pertes chiffrées à 2 milliards d’euros sur un total de 7 à 8 milliards d’euros de TVA, souligne la société VAT IT, spécialisée dans le remboursement de la TVA européenne. Procéder à ce traitement peut pourtant se faire très simplement par la prise en compte automatique des différences entre les pays dans ce domaine, par le traitement numérique des justificatifs associés et l’intégration rapide dans les systèmes comptables.

Rappelons que bon nombre de sociétés consacrent un temps important à la négociation de tarifs préférentiels auprès des acteurs partenaires fournisseurs du voyage d’affaires, avec l’espoir d’obtenir des gains de l’ordre de 4 à 5 %, alors que la seule TVA s’élève généralement à 20 %.

 

Se doter d’une réponse gagnante

L’adoption de solutions de paiements innovantes s’inscrit également dans une évolution intéressante sur ce plan. Certains experts comme le cabinet de conseil Axys Odyssey constatent que plus de 30 % des entreprises ont toujours recours aux avances de frais, occasionnant des lourdeurs de gestion et de nombreux inconvénients. La centralisation des paiements de façon automatique, par le biais de la carte logée ou la carte virtuelle par exemple, ne nécessite aucun travail de saisie de notes de frais par le voyageur d’affaires et permet une remontée des données voyages immédiate.

Outre les gains de temps, celles-ci servent alors à mieux connaître les réalités des pratiques et ainsi à identifier des leviers d’amélioration. Toutes les sources de paiements peuvent être consolidées. En croisant ces dernières avec d’autres catégories de critères telles que les données RH par exemple, l’information globale représente une valeur ajoutée supplémentaire.

Bon nombre d’experts attirent l’attention sur l’efficacité du déploiement et les actions à mener pour favoriser l’adoption des innovations technologiques. Selon une étude de l’association GBTA réalisée en 2018, plus des deux tiers des voyageurs de l’Union Européenne procèdent à des réservations en dehors des canaux de l’entreprise, malgré l’accès à un outil de réservation en ligne, soulignant ainsi l’échec des initiatives technologiques. Il est recommandé d’impliquer les services de comptabilité très en amont d’un tel projet, tout comme les fonctions RH qui permettent souvent de cimenter les différentes parties prenantes. Le sponsoring forme un autre élément essentiel, en particulier dans le cas de déploiements complexes sur plusieurs sites, plusieurs pays.

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